Lutheran World Relief (LWR) recrute actuellement un/une Assistante (e) Administratif (e) pour le projet de développement de la chaine de valeur du sésame au Burkina Faso qui sera focalisé essentiellement sur l’accroissement de la productivité et la commercialisation du sésame produit. Ce projet qui a démarré en Octobre 2016 aura une durée de 5 ans et concentrera la plupart de ses activités dans les régions de l’Est, de la Boucle du Mouhoun, des Haut Bassins et des Cascades
Duties:
- L’Assistant(e) Administratif (ve) est chargé(e) du soutien et de l’appui administratif du projet afin de faciliter le fonctionnement efficace et efficient du bureau et de ces opérations. Il/elle exécutera les tâches suivantes ainsi que d’autres tâches qui lui seront assignées par ses superviseurs :
- Diffuser et classer les lettres/notes/bulletins dès réception. Répertorier et classer le courrier « départ » et « arrivée ».
- Mettre à jour le répertoire téléphonique et les autres coordonnées du bureau national.
- Tenir l’agenda et appuyer l’organisation des rencontres et réunions, ateliers et formations. s’assurer que les réservations de billets d’avion, des déplacements et les arrangements et réservations d’hôtel sont correctement faits. Recevoir également les visiteurs étrangers à l’aéroport, si nécessaire.
- Assurer le suivi de l’entretien régulier des locaux, du groupe électrogène et les services d’appui de nettoyage et de maintenance informatique. Assister avec la mise à jour des assurances et d’autres documents pour la voiture de service.
- En coordination avec le personnel financier et du programme tenir la documentation/système de classement relatif aux bureaux régionaux approuvés.
- Tenir la caisse de menues dépenses sous le guide du superviseur et en concordance avec les procédures de LWR (s’assurer de tenue quotidienne du journal de caisse.) S’assurer que tous les bons sont emboutis payés et correctement arrangé quand le remplissage de la menue caisse est préparé.
- Acheter les fournitures de bureau/rafraîchissements (en fonction du plafond de la petite caisse ou une autorisation spéciale) et maintenir un stock adéquat pour l’usage de bureau.
- Recevoir les factures/demandes de paiement et les introduire au niveau des finances pour des traitements/paiements dans les délais.
- Aider à la préparation des appels d’offre en coordination avec le demandeur, recevoir les plis et participer au dépouillement des dossiers pour l’acquisition de biens et de services.
- Aider à la préparation des recrutements
- Servir de réceptionniste et d’appui au secrétariat. Saisir les lettres, les ordres de mission et d’autres documents, au besoin.
Qualifications:
- Etre attaché(e) aux valeurs de LWR et être capable de modeler ces valeurs dans les rapports avec des collègues et des partenaires : l’accompagnement, la gratitude, la vocation, l’intendance et l’innovation. Compréhension et engagement pour le développement et l’agriculture au Burkina Faso.
- Etre détenteur d’un diplôme supérieur en secrétariat-bilingue, (minimum Bac+3 ans);
- Avoir une expérience pertinente d’au moins 3 ans en tant qu’assistante bilingue dans une organisation. une expérience dans une organisation internationale serait un atout.
- Connaître les procédures en matière de gestion des Ressources Humaines et de l’administration.
- Maîtrise du français oral et écrit ; une maîtrise de l’anglais (parlé et écrit) constitue un atout majeur.
- Solide connaissance pratique du matériel informatique courant du Microsoft Office.
- Avoir une bonne capacité de travail en équipe multiculturelle et situé dans différents bureaux (niveaux pays et international).
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément avec une extrême attention aux détails.
COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
Les dossiers de candidature devront impérativement comporter :
• une page de garde comportant les informations suivantes :
o le nom & prénom du candidat,
o le poste concerné,
o le niveau d’étude et la nature du diplôme,
o le nombre d’année d’expérience de travail,
o les noms et contacts de 3 personnes de références,
• Curriculum vitae daté et signé ;
• Lettre de motivation adressée à Madame la Représentante Régionale de LWR pour l’Afrique de l’Ouest.
Les dossiers de candidature pour les différents postes devront être déposés sous pli fermé en précisant le poste concerné au plus tard le mercredi 4 janvier 2017 à 16 heures 00 au bureau de LWR à Ouagadougou sis à l’Arrondissement 12, secteur 53, Ouaga 2000 Zone A, non loin de l’Ambassade de l’Afrique du Sud , Téléphone : 25 37 40 93.
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- Job City Ouagadougou