Program Assistant at Jhpiego Corporation 55 views0 applications

Full Time Madagascar Administration - Program/Project Management Print


Program Assistant needed to manage day-to-day office operations for an upcoming UNITAID project to expand access to preventive chemotherapy for pregnant women in Madagascar. This project aims to scale up an innovative, community-based approach to expand coverage of intermittent preventive treatment in pregnancy (IPTp), with quality assured sulfadoxine-pyrimithimine (SP), for pregnant women. The Program Assistant will organize schedules and provide key logistical support for project team members’ travel to project sites. S/he will facilitate distribution of project materials to project sites.

This position is contingent upon award from UNITAID. Madagascar nationals are strongly encouraged to apply.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de programme pour gérer le fonctionnement au jour le jour d’un projet de l’UNITAID à venir visant à élargir l’accès à la chimiothérapie préventive pour les femmes enceintes en Madagascar. Ce projet vise à mettre à l’échelle une approche communautaire novatrice pour étendre la couverture du traitement préventif intermittent pendant la grossesse (TPIg), avec la sulfadoxine-pyrimithimine (SP) de qualité garantie pour les femmes enceintes. L’Assistant/e de programme organisera les calendriers et fournira un soutien logistique essentiel aux déplacements des membres de l’équipe de projet vers les sites du projet. Il / elle organisera la distribution du matériel du projet vers les sites du projet.

Ce poste est subordonné à l’octroi d’une subvention de l’UNITAID. Les ressortissants Madagascar sont fortement encouragés à soumettre leur candidature.

Responsibilities:

  • Manage day-to-day operations of project office in Madagascar.
  • Organize schedules for project site visits.
  • Arrange travel/hotel reservations and track related travel expenses.
  • Provide administrative support to operation of project activities.
  • Work within established Jhpiego systems and in accordance with local regulations.
  • Draft correspondence to UNITAID, NGOs, MOH and other agencies as requested.
  • Coordinate the procurement of office supplies, organize proper storage, maintain stock reports and monitor usage.
  • Organize transport and distribution of project materials to project sites and maintain accurate stock reports.
  • Report issues to the Malaria Technical Officer and troubleshoot as needed.
  • Schedule and coordinate internal and external meetings, including invitations, meeting space, logistics, and refreshments. Coordinate technological needs with IT Officer. Draft meeting notes and share with meeting participants.
  • Maintain files and support the dissemination of project information among the project team.
  • Schedule and support project visitors, including travel, visas, logistics, office space and meetings.
  • Assist with drafting, editing and proofreading of technical materials and program reports, including progress reports, activity charts, and annual reports as requested.
  • Work collaboratively with project and headquarters finance staff to prepare and track the progress of project and activity budgets.
  • Ensure compliance with UNITAID operational policies and regulations.
  • Work collaboratively with other project team members to ensure necessary project planning, resource availability and management activities function smoothly and efficiently.
  • Other duties as assigned
  • Gérer les opérations quotidiennes du Bureau du projet à Madagascar
  • Organiser les calendriers des visites sur les sites du projet
  • Organiser les réservations des déplacements et l’hébergement et assurer le suivi des dépenses connexes
  • Apporter un soutien administratif au fonctionnement des activités du projet
  • Travailler avec les systèmes mis en place par Jhpiego et conformément à la règlementation locale
  • Rédiger la correspondance à destination de l’UNITAID, des ONG, du MS et des autres agences, en fonction des besoins
  • Assurer la coordination des achats de fournitures de bureau, organiser un entreposage approprié, maintenir les rapports de stock et surveiller l’utilisation des fournitures
  • Organiser le transport et la distribution du matériel du projet vers les sites du projet et assurer la tenue des rapports de stock
  • Signaler les problèmes au Conseiller technique sur le paludisme, et les résoudre au besoin.
  • Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les lieux des réunions, la logistique et les rafraichissements. Assurer la coordination des besoins en technologie avec le responsable des TI. Rédiger les comptes rendus de réunion et les diffuser aux participants aux réunions
  • Assurer la tenue des dossiers et appuyer la diffusion des informations sur le projet auprès de l’équipe du projet
  • Planifier et aider les invités du projet, y compris les voyages, les visas, la logistique, les bureaux et les réunions
  • Participer à la rédaction, à l’édition et à la correction des documents techniques et des rapports sur le programme, y compris les rapports d’étape, les tableaux d’activités et les rapports annuels, selon les besoins
  • Collaborer avec projet du projet et le personnel financier du siège pour préparer et de suivre l’évolution des budgets et des activités du projet
  • Assurer la conformité avec les politiques et les règlements opérationnels de l’UNITAID
  • Travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe du projet afin d’assurer le bon déroulement de la planification, de la disponibilité des ressources et des activités de gestion.
  • Autres tâches en fonction des besoins.

Required Qualifications:

  • Bachelors’ Degree in international public health, business administration or related field or equivalent experienc
  • Experience in coordinating international donor financed projects
  • Familiarity with international donor policies and administrative procedures
  • 5+ years’ of experience in administrative support of international health projects
  • Ability to track expenses, keep accurate financial records and work within donor budgets.
  • Proficiency in writing and editing letters, reports, and documents
  • Strong decision making and results oriented approach
  • Ability to interact skillfully and diplomatically with numerous counterparts such as networks of senior level international health professionals, donors, universities and other partners
  • Familiarity with Democratic Republic of Congo government regulations including immigration, importation, and customs.
  • Experience and understanding of malaria prevention, care and treatment
  • Ability to work in a complex environment with multiple projects/tasks, short deadlines, competing deadlines and intense pressure to perform
  • Appreciation for socio-cultural differences in countries, preferably having lived and worked in one or more low resource settings
  • Ability to develop productive working relationships with counterparts in other agencies and organizations worldwide
  • Ability to work effectively with diverse international teams
  • Proficiency in word processing and Microsoft Office
  • Fluent in written and spoken French; Fluency in English preferred
  • Excellent facilitation, oral and written communications skills
  • Ability to travel nationally

  • Licence en santé publique internationale, en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe, ou expérience équivalentExpérience dans la coordination des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux
  • Bonnes connaissances des politiques et des procédures administratives des bailleurs de fonds internationaux
  • Plus de 5 années d’expérience dans le soutien administratif des grands projets internationaux
  • Capacités à assurer le suivi des dépenses, la tenue des dossiers financiers et capacités à travailler avec les budgets des bailleurs de fonds.\
  • Maître de la rédaction et de la relecture de courriers, de rapports et de documents
  • Solides capacités de prise de décision et méthode axée sur les résultats
  • Capacité d’interaction compétente et diplomatique avec de nombreux homologues tels que des réseaux de professionnels de la santé de niveau international, des bailleurs de fonds, des universités et d’autres partenaires
  • Bonnes connaissances de la règlementation du gouvernement de la République démocratique du Congo, notamment en matière d’immigration, d’importation et de douanes.
  • Expérience et compréhension de la prévention, des soins et du traitement du paludisme
  • Capacité à travailler dans un environnement complexe avec de multiples projets / tâches, des délais courts, des délais concurrents et une pression intense
  • Appréciation des différences socioculturelles dans les pays, ayant de préférence vécu et travaillé dans un ou plusieurs pays à ressources faibles
  • Capacités à développer des relations de travail productives avec des homologues d’autres organismes et organisations dans le monde
  • Capacité à travailler de manière efficace avec différentes équipes internationales
  • Maîtrise du traitement de texte Word et de Microsoft Office
  • Excellentes capacités orales et rédactionnelle en français, la maîtrise de l’anglais est un atout
  • Excellentes compétences d’animation et de communication orale et écrite
  • Capacité à voyager à l’échelle nationale

Jhpiego offers competitive salaries and a comprehensive employee benefits package including: medical and dental plans; paid vacation, holidays and sick leave; personal accident insurance; 403(b) retirement plan; life and disability insurance; travel insurance; education assistance plan and more.

Note: The successful candidate selected for this position will be subject to a pre-employment background investigation.

More Information

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Jhpiego

Our History

Responding to the Changing Needs of Women and Families Worldwide

Since its founding in 1974, Jhpiego has been innovating to save the lives of women and families worldwide. From the first day, Jhpiego has been asking the question: How can we make lifesaving services available and accessible to the people who need them—all over the world?

Dr. Theodore M. King, an early innovator and champion for women’s health, was the moving force behind the founding of Jhpiego, an affiliate of Johns Hopkins University. In the early 1970s, King recognized the need to make physicians, nurses and administrators from developing countries aware of reproductive health breakthroughs, such as laparoscopy (a procedure used to inspect internal reproductive organs for infertility or to provide contraception by closing off the fallopian tubes) and modern contraceptives. Originally known as the Johns Hopkins Program for International Education in Gynecology and Obstetrics, the organization was funded through the United States Agency for International Development (USAID). Under King’s leadership, as a founder, trustee and later president of Jhpiego for 14 years, the organization conducted a steady stream of programs throughout the developing world.

How Did We Get from There to Here?

Early on, Jhpiego established itself as a leader in reproductive health training. Beginning in 1974, Jhpiego held training sessions on family planning/reproductive health for doctors and nurses in the USA In 1979, Jhpiego started its first in-country training programs in Tunisia, Brazil, Kenya, Nigeria, Thailand and the Philippines. From 1987 through 2004, Jhpiego conducted three global Training in Reproductive Health Projects, funded by USAID. Beginning in 1993, Jhpiego published learning materials on long-acting family planning methods.

Over the years—to respond more effectively to the needs of individual countries—Jhpiego became increasingly field-based and established its first field office in Kenya in 1993. Today, Jhpiego has field offices in more than 30 countries worldwide. Similarly, Jhpiego’s programming areas have expanded to meet changing needs in the field. In addition to family planning and reproductive health, Jhpiego now has expertise in maternal and child health, infection prevention and control, HIV/AIDS and infectious diseases.

Jhpiego’s work has also expanded to address reproductive health policy and guidelines and to support health systems strengthening. For example, in 1996 in Brazil, Jhpiego launched a performance and quality improvement approach, now known as Standards-Based Management and Recognition (SBM-R), which has since been implemented in 30 countries. SBM-R empowers health workers and facilities to improve the performance and quality of their services by providing them with the tools and methods they need to make decisions, solve problems and innovate at the local level.

Innovations in Training Methods and Technologies

In 1986, Jhpiego pioneered a competency-based training (CBT) approach that emphasizes learning by doing. CBT focuses on how the participant performs and promotes the trainer’s ability to encourage learning. Jhpiego also introduced the use of anatomic models for “humanistic training.” To minimize risk to clients, learners first practice on models until they achieve competency. In 1995, a clinical training skills manual—the cornerstone of Jhpiego’s training approach—was published. Using a systematic “training of trainers” approach, Jhpiego has created a global network of qualified physician, nurse and midwife trainers.

As early as 1984, Jhpiego collaborated with the University of the West Indies to deliver reproductive health courses, via satellite, to six islands in the Caribbean. In 1987, Jhpiego sponsored a global meeting on reproductive health education and technology with the World Health Organization (WHO) and introduced computer-assisted instruction to simulate clinical situations in several of its US-based courses. In 1995, ReproLine, an online source for reproductive health information, was launched. Today, Jhpiego continues to explore new learning technologies: mobile phones in Afghanistan, a computer-based learning management system in Ethiopia, computer-based training in Ghana, a distance learning program in Zambia.

Practical Solutions for Low-Resource Settings

Since the 1992 publication of its international reference standard Infection Prevention for Family Planning Service Programs, Jhpiego has been at the forefront in promoting evidence-based practices that can protect health care professionals, staff and clients from potentially life-threatening infections. To this end, Jhpiego has tested and introduced practical, low-cost infection prevention procedures that can be implemented effectively in settings with limited resources.

In developing countries, cervical cancer remains the leading cause of cancer deaths among women. In 1995, Jhpiego began research with the University of Zimbabwe to find a low-cost alternative to the Pap test that could make cervical cancer prevention a reality in low-resource settings. Based on the results of this research, Jhpiego helped form the Alliance for Cervical Cancer Prevention in 1999 and received funding from the Bill & Melinda Gates Foundation to expand its cervical cancer program. Since that time, Jhpiego has developed and piloted the single visit approach in which women are screened and treated during the same visit.

In 1995, Jhpiego began addressing HIV/AIDS and its integration with family planning services. Six years later, Jhpiego began work in HIV voluntary counseling and testing with a USAID-funded project in Jamaica. In 2002, Jhpiego received its first funding from the U.S. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) for work in HIV/AIDS and, the following year, developed a global learning package on prevention of mother-to-child transmission of HIV—with CDC, WHO and university partners—to enable global scale-up. Also in 2003, Jhpiego began work on male circumcision for HIV prevention in Zambia. In 2008, Jhpiego developed a global learning package on male circumcision for HIV prevention with WHO and UNAIDS.

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Program Assistant needed to manage day-to-day office operations for an upcoming UNITAID project to expand access to preventive chemotherapy for pregnant women in Madagascar. This project aims to scale up an innovative, community-based approach to expand coverage of intermittent preventive treatment in pregnancy (IPTp), with quality assured sulfadoxine-pyrimithimine (SP), for pregnant women. The Program Assistant will organize schedules and provide key logistical support for project team members’ travel to project sites. S/he will facilitate distribution of project materials to project sites.

This position is contingent upon award from UNITAID. Madagascar nationals are strongly encouraged to apply.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de programme pour gérer le fonctionnement au jour le jour d'un projet de l'UNITAID à venir visant à élargir l'accès à la chimiothérapie préventive pour les femmes enceintes en Madagascar. Ce projet vise à mettre à l'échelle une approche communautaire novatrice pour étendre la couverture du traitement préventif intermittent pendant la grossesse (TPIg), avec la sulfadoxine-pyrimithimine (SP) de qualité garantie pour les femmes enceintes. L'Assistant/e de programme organisera les calendriers et fournira un soutien logistique essentiel aux déplacements des membres de l'équipe de projet vers les sites du projet. Il / elle organisera la distribution du matériel du projet vers les sites du projet.

Ce poste est subordonné à l'octroi d'une subvention de l'UNITAID. Les ressortissants Madagascar sont fortement encouragés à soumettre leur candidature.

Responsibilities:

  • Manage day-to-day operations of project office in Madagascar.
  • Organize schedules for project site visits.
  • Arrange travel/hotel reservations and track related travel expenses.
  • Provide administrative support to operation of project activities.
  • Work within established Jhpiego systems and in accordance with local regulations.
  • Draft correspondence to UNITAID, NGOs, MOH and other agencies as requested.
  • Coordinate the procurement of office supplies, organize proper storage, maintain stock reports and monitor usage.
  • Organize transport and distribution of project materials to project sites and maintain accurate stock reports.
  • Report issues to the Malaria Technical Officer and troubleshoot as needed.
  • Schedule and coordinate internal and external meetings, including invitations, meeting space, logistics, and refreshments. Coordinate technological needs with IT Officer. Draft meeting notes and share with meeting participants.
  • Maintain files and support the dissemination of project information among the project team.
  • Schedule and support project visitors, including travel, visas, logistics, office space and meetings.
  • Assist with drafting, editing and proofreading of technical materials and program reports, including progress reports, activity charts, and annual reports as requested.
  • Work collaboratively with project and headquarters finance staff to prepare and track the progress of project and activity budgets.
  • Ensure compliance with UNITAID operational policies and regulations.
  • Work collaboratively with other project team members to ensure necessary project planning, resource availability and management activities function smoothly and efficiently.
  • Other duties as assigned
  • Gérer les opérations quotidiennes du Bureau du projet à Madagascar
  • Organiser les calendriers des visites sur les sites du projet
  • Organiser les réservations des déplacements et l’hébergement et assurer le suivi des dépenses connexes
  • Apporter un soutien administratif au fonctionnement des activités du projet
  • Travailler avec les systèmes mis en place par Jhpiego et conformément à la règlementation locale
  • Rédiger la correspondance à destination de l'UNITAID, des ONG, du MS et des autres agences, en fonction des besoins
  • Assurer la coordination des achats de fournitures de bureau, organiser un entreposage approprié, maintenir les rapports de stock et surveiller l'utilisation des fournitures
  • Organiser le transport et la distribution du matériel du projet vers les sites du projet et assurer la tenue des rapports de stock
  • Signaler les problèmes au Conseiller technique sur le paludisme, et les résoudre au besoin.
  • Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les lieux des réunions, la logistique et les rafraichissements. Assurer la coordination des besoins en technologie avec le responsable des TI. Rédiger les comptes rendus de réunion et les diffuser aux participants aux réunions
  • Assurer la tenue des dossiers et appuyer la diffusion des informations sur le projet auprès de l'équipe du projet
  • Planifier et aider les invités du projet, y compris les voyages, les visas, la logistique, les bureaux et les réunions
  • Participer à la rédaction, à l'édition et à la correction des documents techniques et des rapports sur le programme, y compris les rapports d'étape, les tableaux d'activités et les rapports annuels, selon les besoins
  • Collaborer avec projet du projet et le personnel financier du siège pour préparer et de suivre l'évolution des budgets et des activités du projet
  • Assurer la conformité avec les politiques et les règlements opérationnels de l'UNITAID
  • Travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe du projet afin d'assurer le bon déroulement de la planification, de la disponibilité des ressources et des activités de gestion.
  • Autres tâches en fonction des besoins.

Required Qualifications:

  • Bachelors’ Degree in international public health, business administration or related field or equivalent experienc
  • Experience in coordinating international donor financed projects
  • Familiarity with international donor policies and administrative procedures
  • 5+ years’ of experience in administrative support of international health projects
  • Ability to track expenses, keep accurate financial records and work within donor budgets.
  • Proficiency in writing and editing letters, reports, and documents
  • Strong decision making and results oriented approach
  • Ability to interact skillfully and diplomatically with numerous counterparts such as networks of senior level international health professionals, donors, universities and other partners
  • Familiarity with Democratic Republic of Congo government regulations including immigration, importation, and customs.
  • Experience and understanding of malaria prevention, care and treatment
  • Ability to work in a complex environment with multiple projects/tasks, short deadlines, competing deadlines and intense pressure to perform
  • Appreciation for socio-cultural differences in countries, preferably having lived and worked in one or more low resource settings
  • Ability to develop productive working relationships with counterparts in other agencies and organizations worldwide
  • Ability to work effectively with diverse international teams
  • Proficiency in word processing and Microsoft Office
  • Fluent in written and spoken French; Fluency in English preferred
  • Excellent facilitation, oral and written communications skills
  • Ability to travel nationally

  • Licence en santé publique internationale, en administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe, ou expérience équivalentExpérience dans la coordination des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux
  • Bonnes connaissances des politiques et des procédures administratives des bailleurs de fonds internationaux
  • Plus de 5 années d'expérience dans le soutien administratif des grands projets internationaux
  • Capacités à assurer le suivi des dépenses, la tenue des dossiers financiers et capacités à travailler avec les budgets des bailleurs de fonds.\
  • Maître de la rédaction et de la relecture de courriers, de rapports et de documents
  • Solides capacités de prise de décision et méthode axée sur les résultats
  • Capacité d'interaction compétente et diplomatique avec de nombreux homologues tels que des réseaux de professionnels de la santé de niveau international, des bailleurs de fonds, des universités et d'autres partenaires
  • Bonnes connaissances de la règlementation du gouvernement de la République démocratique du Congo, notamment en matière d'immigration, d'importation et de douanes.
  • Expérience et compréhension de la prévention, des soins et du traitement du paludisme
  • Capacité à travailler dans un environnement complexe avec de multiples projets / tâches, des délais courts, des délais concurrents et une pression intense
  • Appréciation des différences socioculturelles dans les pays, ayant de préférence vécu et travaillé dans un ou plusieurs pays à ressources faibles
  • Capacités à développer des relations de travail productives avec des homologues d'autres organismes et organisations dans le monde
  • Capacité à travailler de manière efficace avec différentes équipes internationales
  • Maîtrise du traitement de texte Word et de Microsoft Office
  • Excellentes capacités orales et rédactionnelle en français, la maîtrise de l'anglais est un atout
  • Excellentes compétences d'animation et de communication orale et écrite
  • Capacité à voyager à l'échelle nationale

Jhpiego offers competitive salaries and a comprehensive employee benefits package including: medical and dental plans; paid vacation, holidays and sick leave; personal accident insurance; 403(b) retirement plan; life and disability insurance; travel insurance; education assistance plan and more.Note: The successful candidate selected for this position will be subject to a pre-employment background investigation.

 2017-04-07

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