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Specific Responsibilities

Tâches administratives

• Réception, impression et enregistrement des demandes d’achat.
• Assurer le monitoring des Demandes d’Achat et fournir des conseils aux demandeurs.
• Assurer la préparation matérielle des réunions des opérations, des analyses et évaluations des offres et rédaction des Procès-verbaux et en assurer la distribution.
• Suivi de signature des bons de commandes et leur transmission aux émetteurs.
• Suivi des paiements des factures des fournisseurs et en tenir informer les staffs concernés.
• Assurer un meilleur classement des dossiers des approvisionnements (dossiers en cours et dossiers clôturés)
• La rédaction des correspondances du département des opérations.
• Suivi des achats avec les coordinations.

Office management

• Assurer la propreté du bâtiment et de la cours.
• Superviser le staff de nettoyage.
• Assurer l’entretien et réparation de la plomberie, de l’électricité et autres commodités dans le bâtiment.
• Assurer le bon fonctionnement des climatiseurs et autres équipements dans le bâtiment.
• Contact avec les artisans et sélectionner à chaque fois les mieux offrants.
• Mettre en place la procédure de gestion du bâtiment et des maintenances des commodités.
• Assurer la fourniture des pauses café au staff dans le bureau

Petits achats

• Préparer les demandes de cotations et les envoyer aux fournisseurs.
• Analyser les offres et sélectionner les fournisseurs les mieux offrant répondant aux intérêts de MSH.
• Préparer les bons de commande, faire le suivi des signatures à l’interne et confirmer les commandes auprès des fournisseurs.
• Faire le suivi de livraison des commandes auprès des fournisseurs.
• Payer les fournisseurs.
• Rapportage mensuel sur les achats exécutés.

Qualifications and Experience

• Nombre d’Année: Minimum 2 ans d’expérience
• Domaine préféré: Logistique et/ou administration
• Maîtrise de l’informatique, savoir utiliser Excel et Word.
• Maitrise du français, fortement préférée et celle de l’anglais souhaitée.
• Connaissance de la ville de Kinshasa.

Background Information

Management Sciences for Health (MSH), a global health nonprofit organization, uses proven approaches developed over 40 years to help leaders, health managers, and communities in developing nations build stronger health systems for greater health impact. We work to save lives by closing the gap between knowledge and action in public health. Since its founding in 1971, MSH has worked in over 150 countries with policy makers, health professionals, and health care consumers to improve the quality, availability and affordability of health services. Working with governments, donors, non governmental organizations, the private sector, and health agencies, MSH responds to priority health problems such as HIV & AIDS; tuberculosis; malaria; maternal, newborn and child health; family planning and reproductive health; and chronic non-communicable diseases such as cancer, diabetes, and lung and heart disease. Through strengthening capacity, investing in health systems innovation, building the evidence base, and advocating for sound public health policy, MSH is committed to making a lasting difference in global health.

EEO Statement

Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, citizenship, physical or mental disability, or veteran status.

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Procurement Associate