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Position                        : ADMIN ASSISTANT

Lieu affectation          : MBANDAKA (Equateur)

Aperçu de l’Organisation :

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration de la vie de manière durable en faisant progresser des solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en égalité des sexes, en jeunesse, en recherche, en technologie, en communication et en marketing social – créant un mélange unique de capacités pour relever le développement interdépendant d’aujourd’hui et le défi humanitaire dans plus de 70 pays.

Le projet Ebola :

Le projet est prévu d’intervention contre le virus Ebola. Ce projet est financé par l’USAID / OFDA, il est conçu pour intensifier considérablement les activités de changement de comportement social afin d’aider à réduire et finalement à arrêter la propagation des maladies à virus Ebola dans toute la région du nord de la République démocratique du Congo. Les activités de Family Health International (FHI 360) comprendront un ensemble de mesures entièrement intégrées visant à promouvoir un soutien complet à l’inhumation sans risque et digne des victimes du virus Ebola afin de réduire les risques de morbidité et de mortalité et de contribuer à améliorer le bien-être des populations touchées.

Aperçu du Poste 

Sur sa base d’affectation, le HR and Administrative Assistant appuie le Senior HR Officer dans le traitement des tâches administratives et procédures liées aux Ressources Humaines. L’Assistant RH&Admin sera la personne clé dans le fonctionnement du bureau de bukavu sur le plan administatif.

Responsabilités principales et Performances attendues

Gestion Administrative

• Assure, en lien avec la Coordination de Goma, le respect et le suivi des obligations légales dans la gestion administrative de FHI360, ainsi que le suivi des documents cadre de l’association (certificat d’enregistrement, accord cadre, arrêté interministériel, etc.)
• Assure le lien entre FHI360 et les institutions étatiques provinciales dans le cadre de la gestion des taxes provinciales ;
• Assure la gestion des différents contrats de bail et des hôtels à Mbandaka ;
• Participe aux contrôles administratifs menés par les institutions étatiques, en lien avec la coordination RH
• Suit, en lien avec la coordination des Ressources Humaines de Goma, les litiges en cours avec des tiers ou des salariés
• Assure l’archivage de tous les documents administratifs de la base
  S’informe de façon proactive de toute évolution du cadre légal.

Gestion des voyages et déplacements

• Est en charge de l’élaboration des ordres de mission et de leur approbation par le Coordinateur Terrain, en vue de faciliter les déplacements du personnel
• Organise, en collaboration avec le service de la logistique, les arrivées/accueils et départs à l’aéroport pour les personnels (expatrié et national) et les visiteurs.
• Est en charge de la préparation administrative et des accommodations nécessaires relatives aux déplacements et visites des expatriés (Visa, hébergement, etc),

Management

• S’assure de la compréhension et de l’application par son équipe des règles internes et des politiques institutionnelles de FHI360
• Veille au strict respect des règles et mesures de sécurité par son équipe
• Fait remonter tout dysfonctionnement à son manager en matière de sécurité et de respect des cadres légaux et éthiques.

Communication et Reporting

• Participe aux réunions du département des Services Supports
• Est en charge des rapports (mensuels et annuels) Administratifs en lien avec la coordination RH
• Communique aux staffs, de façon précise et ponctuelle, sur les domaines liés à la gestion Administrative.
• Appuie la coordination RH dans les audits internes comme externes
• Alerte sa hiérarchie et le coordinateur terrain de toute atteinte au respect des politiques institutionnelles et de tout comportement contraire aux valeurs de FHI360.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

Qualifications requises

Expérience et formation:

• Trois ans d’expériences significatives sur un poste similaire,
• Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou expérience équivalente        
• Expérience de travail en ONG Internationale (au moins 2 ans)        
• Maîtrise des outils standards informatiques (Word, Excel.)

Langues:

• Français et Lingala requis. Et une bonne base en Anglais.

Qualités personnelles:

• Sens des priorités et des responsabilités, forte capacité organisationnelle
• Grande capacité relationnelle et de communication
• Capacité d’écoute
• Savoir être et esprit d’équipe
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel
  Autonomie, proactivité

Comment postuler ou appliquer

Veuillez fournir les éléments suivants avec votre soumission :

• Lettre d’accompagnement / lettre d’intérêt ;
• CV actualisé ;
• 2-3 références professionnelles que nous pouvons contacter qui peuvent parler de l’expérience de projets similaires ;
• Les Attestations des services rendus.

FHI 360 propose une rémunération globale compétitive.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

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