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Fonctions
Sous la supervision directe du Chef de programmes, l’Agent de service de soutien sera responsible de:
Résumé des responsabilités fonctionnelles clés:
- Assurer la direction stratégique des opérations.
- Gerer les ressources financières et superviser l’équipe de finances.
- Assurer la gestion des actifs de l’organisation.
- Assurer les bon deroulement des activités relatives aux Ressources humaines (RH) en étroite collaboration avec les conseillers/partenaires RH.
- Assurer la supervision de l’équipe au service d’achats et assurer un services d’approvisionnement et de logistique efficace.
- Assurer la gestion du charroi automobile et Services techniques.
Etant membre de l’équipe de gestion, l’Agent de Service de Soutien assure la direction stratégique des opérations, pour réaliser les resultats suivants:
- Assurer la conformité des opérations avec les règles, les règlements et les politiques de l’ UNOPS; mise en oeuvre des stratégies commerciales et opérationnelles, élaboration de cibles pour la gestion et le suivi des résultats réalisés.
- Cartographier les processus d’affaires régionaux et élaboration des procédures d’opération normalisées (PON)internes dans les services financiers, Ressources humaines, approvisionnement et logistiques. Assurer la formation du personnel sur les questions opérationnelles et les projets et assurer la surveillance régulière de la mise en oeuvre appropriée des PON.
- Renforcer et partager les connaissances à l’égard de la gestion et des opérations au Bureau régional.
- Organiser la formation du personnel operationnel, preparer une synthese des lecons tirées/bonnes pratiques et contribuer aux réseaux de connaissance UNOPS ainsi qu’aux communautés de pratique.
- Gerer les services des Opérations et de Soutien au sein du Bureau national, à savoir les services de gestion RH, Finance, Approvisionnement et Logistique; assurer la prestation rapide des services aux projets et programmes sous le Bureau régional.
- Analyser et surveiller régulierement l’environnement opérationnel, réajuster rapidement et améliorer les opérations, fournir des conseils en matières juridiques et l’évaluation des risques.
- Assurer la liaison avec les Chefs de Programmes, les Chefs de projets et d’autres agences onusiennes sur les questions opérationnelles afin de comprendre leurs besoins, fournir des conseils et des solutions qui puissent faciliter la mise en oeuvre lors de la gestion des opérations et des services de soutien.
- Développer les outils et une plateforme pour la gestion des opérations et des données; assurer le partage des informations et des connaissances avec les collègues et les partenaires.
Assurer la précision et l’efficacité en matière de gestion des resources financières et la supervision de l’équipe financière pour réaliser les résultats suivants:
- Assurer la bonne planification, traçabilité des dépenses et la vérification des ressources financières, conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. Elaborer les mécanismes de recouvrement des couts pour les services au Bureau régional, fournis aux projets et aux agences onusiennes, y compris l’élaboration des factures proforma pour les agencies onusiennes.
- Organiser et surveiller les processus de gestion financière, y compris la gestion de la liquidité, recommandation de niveau d’avance, évaluation des risques, gestion de la relation bancaire; comptabilité en temps opportun et reconciliation de toutes les transactions, securité des avoirs liquides sur les sites.
- Surveiller les rapports d’exception financière pour les activités et transactions inhabituelles, ainsi que les enquetes sur les anomalies/transactions inhabituelles. Partager les informations avec les superviseurs et d’autres personnels au siège du PNUD au sujet des résultats des enquetes surtout lorsque les réponses obtenues demeurent non-satisfaisantes.
- Approuver les transactions et rejeter les paiements sur le système bancaire internet.
- Concevoir et appliquer un système de gestion financière, conformément au reglement financier de l’UNOPS.
- Assurer la surveillance des dépenses administratives et conseiller les chefs de programmes a propos de l’état du budget; assurer que les fonds soient alloués en function des besoins et que des fonds supplementaires sont attribués le moment venu, répodre aux questions financières et administratives.
Responsible de la gestion stratégiques des resources humaines et la supervision de l’équipe RH pour réaliser les resultats suivants:**
- Assurer la conformité du Bureau régional avec les politiques et stratégies des Ressources humaines. Assurer une dotation optimale de personnels au bureau et aux projets.
- Assurer la surveillance du processus de recrutement, en conformité aux règles et règlements de l’UNOPS; veuiller a l’utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, OM jouant le role de agent RH dans l’outil OneUnops.
- Mettre en place et maintenir un système approprié de gestion de la performance et de développement du personnel.
- Elaborer et mettre en oeuvre un système de recrutement pour le personnel national en conformité avec le manuel RH de l’UNOPS et en collaboration avec les sections pertinentes de l’UNOPS, engager les processus de recrutement de consultants nationaux et appuyer le bureau régional a administrater les contrats.
- Revoir periodiquement des droits du personnel dans des circonstances spéciales et recommander les ameliorations au service RH au siege de l’UNOPS pour l’approbation et la mise en oeuvre;
- Elaborer un plan de formation pour le personnel impliqué dans la prestation de services de soutien.
Responsable de l’efficacité des services d’approvisionnement et de logistique et de la supervision de l’équipe d’approvisionnement pour réaliser les resultats suivants:
- Assurer la conformité aux règles et règlements de l’entreprise et élaboration des stratégies d’approvisionnement, y compris la stratégie d’approvisionnement, la selection et l’evaluation de fournisseurs, gestion de la qualité, gestion de la relation client, introduction et promotion de l’approvisionnement electronique, mesurer la performance.
- Elaborer une stratégie contractuelle,y compris les processus d’appel d’offres et d’évaluation,la gestion du contrat ainsi que du contractant, et les implications juridiques.Assurer la surveillance des processus d’approvisionnement et des services logistiques en conformité avec les règles et règlements de l’UNOPS.
- Développer et mettre en oeuvre un système de gestion d’approvisionnements en relation avec la planification, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions relatives a l’approvisionnement, en conformité avec le manuel d’approvisionnement de l’UNOPS.
- Assurer la supervision des processus de préparation des documents d’appel d’offres pour assurer le respet des normes d’achat au niveau international; élaborer une liste restreinte des entrepreneurs/fournisseurs appropriés, et assurer la préparation et la publication des appels d’offres local. Avec la composante du progragramme demandeur, évaluer les offres ou propositions reçus et recommandations pour l’attribution des contrats.
- Assurer la mise en place d’une base de données des fournisseurs et utiliser le système pour l’enregistrement de la liste, la mise à jour, l’évaluation et le suivi de la performance des prestataires de service et des fournisseurs.
- Fournir des conseils sur toutes les questions relatives aux achats.
- Elaborer et metter en oeuvre un système logistique complet en conformité avec les procédures logistiques de l’UNOPS; élaborer et mettre en oeuvre un système d’approvisionnement complet en conformité avec les procédures logistiques de l’UNOPS; gerer les déplacements du personnel et des équipements vers et à l’intérieur du lieu d’affectation.
- Developper et Mettre en place un système de gestion d’équipements et de comptabilité pour tous les équipements et propriétés gérés par l’UNOPS, en conformité avec la politique de l’UNOPS.
Assurer un service de transport efficace et des services techniques pour réaliser les résultats suivants:
- Assurer la mise en place et la gestion d’un parc de véhicules pour répondre aux besoins logistiques et de transport du bureau.
- Développer et mettre en oeuvre un système de gestion et d’entretien de véhicules, en conformité avec les politiques et procédures de gestion des vehicules de l’UNOPS.
- Mettre en place un système de réparation et d’entretien de tous les équipements, y compris les équipements EDP, les équipements de communication, les véhicules et les générateurs, etc.
- Prévoir des activités de gestion et d’entretien; élaborer et mettre en oeuvre une politique énergetique en fonction de la capacité de la ville et des générateurs.
Education/Expérience/Langue
Education
- Titulaire d’un diplome de troisième cycle (Diplome de Maitrise ou equivalent) en Administration des Affaires, Administration publique, Finance, Economie ou autre domaine similaire, avec 5 ans d’expérience pertinente; ou
- Titulaire d’un diplome de deuxieme cycle universitaire (Licence ou equivalent) en Administration des Affaires, Administration publique, Finance, Economie ou autre domaine similaire, avec 7 ans d’expérience pertinente
Expérience
- Une expérience pertinente en Administration et Gestion, y compris les achats, les resources humaine, les finances et logistique.
- Une expérience avec un logiciel de gestion intégré ou gestion de la relation cliente est désirable.
Langues
- Maitrise du français est réquis (lire, écrire et parler).
- Anglais intermédiaire est réquis (lire, écrire et parler).
La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est desirable.
More Information
- Job City Goma
