The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children’s rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won’t stop until we are all equal.

OBJECTIF DU RÔLE :

L’objectif de la position est de contribuer incessamment à l’augmentation du taux d’assignation en promouvant la rétention des parrains/marraines à travers un traitement qualitatif et quantitatif des articles de communications dans les délais en conformité avec les procédures du Parrainage.

DIMENSIONS DU POSTE :

• L’agent de Traitement des Communications (ATC) est le responsable du traitement des communications de sa zone et veille à leur qualité conformément au manuel de parrainage. Il/elle contribue efficacement au renforcement de capacités des secrétaires volontaires à travers une orientation sur la base de leurs insuffisances ainsi que la disponibilité d’un registre de rejets à jour. Aussi, il/elle renforce le processus de digitalisation à travers la formation continue des secrétaires volontaires et assure la mise à jour périodique de la salle des archives tout en veillant rigoureusement à la protection des données personnelles des enfants affiliés.

RESPONSABILITES :

• S’assurer que les références des enfants, parrains/marraines/ pays du parrain/marraine sur les formulaires des lettres sont correctes ;
• Traduire les communications de Parrainage conformément au manuel de Parrainage d’enfant à Plan International Guinée et dans l’esprit de l’expéditeur ;
• Traduire du Français à l’Anglais ou de l’Anglais au Français au moins 50 lettres par jour que les familles/enfants parrainés envoient à leurs parrains/marraines ou que les parrains/marraines envoient à leurs enfants parrainés dans le respect de la politique et principe du manuel de Parrainage à Plan International Guinée ;
• Faire la lecture en comparant les données numériques précédentes à celles nouvellement collectées pour la mise à jour des informations des enfants affiliés (SCI/SCU) et valider sur une logique cohérente ;
• Rejeter, enregistrer toute communication ne respectant pas les normes du parrainage et rapporter au Coordinateur de Parrainage qui s’en servira pour des fins de formation continue et d’évaluation des Secrétaires Volontaires;
• Sur la base des constats/rejets, renforcer les capacités des Secrétaires Volontaires par rapport aux insuffisances et annoter dans le registre avec signature du ou des Secrétaires Volontaires bénéficiaires ;
• Faire le rapport hebdomadaire des activés incluant le nombre de communications traitées par type, les rejets, renforcement des capacités des secrétaires volontaires et toutes autres activités réalisées durant la semaine dans le cadre du Parrainage et l’adresser au Coordinateur de Parrainage pour analyse et action ;
• S’assurer que toute communication traitée ne doit faire l’objet d’aucune réaction négative des pays donateurs ou parrains/marraines (NOI) ;
• Faire la mise à jour de la salle des archives à travers le classement et/ou le retrait des souches dans les dossiers des enfants ;
• S’assurer de la qualité des photos avant leur traitement dans CDPET et leur soumission dans le système;
• Faire le CD-PET des photos d’au moins 90 enfants par jour ;
• Lire toutes les lettres devant être transmises sans traduction pour s’assurer du contenu approprié conformément au manuel de Parrainage d’enfant à Plan International Guinée ;
• Saisir et mettre dans la base de données Child Data au moins 90 communications à photos par jour ;
• Dépouiller, étiqueter et dispatcher des courriers des parrains/marraines ;
• Respecter et faire respecter toutes les politiques en vigueur à Plan International Guinée.

EN MATIERE DE SAUVEGARDE DES ENFANTS ET DES PARTICIPANTS AUX PROGRAMMES :

Responsabilités en lien avec la politique de Sauvegarde / PHEAS des enfants et des participants aux programmes

En tant que membre du personnel

• Signaler tout abus commis contre un enfant, tout problème lié à sa protection, et ce conformément aux procédures en vigueur dans le bureau local et à la présente politique. Le personnel de Plan peut également recourir à la politique de dénonciation de Plan dans cette éventualité
• S’assurer que les contacts avec un enfant ou les membres d’une famille associée au travail de Plan, sont supervisés par un (ou un autre) membre du personnel de Plan. Il peut s’agir entre autres de visites et de toute forme de communication par le biais des médias sociaux, d’emails et de lettres.
• Assurer l’analyse et la gestion documentée des risques liés à la protection des enfants et des participants aux programmes dans le processus périodique de gestion des risques liés aux programmes/projets à toutes les étapes du cycle des programmes/projets.
• Assurer la mise en œuvre effective des normes d’application de la politique de Sauvegarde / PHEAS applicables aux domaines de gestion relevant de sa responsabilité (voir manuel des normes)
• Apporter sa pleine coopération, et en toute confidentialité en cas d’enquête menée sur un problème ou une présomption d’abus.
• Travailler avec les managers pour identifier quels normes et indicateurs de la Sauvegarde / PHEAS de l’enfant s’appliquent à son domaine de responsabilité
• Renforcer la communication sur le code de conduite et faire le suivi à son adhésion
• Démontrer et encourager de manière visible une culture d’ouverture et de conscientisation pour tous.

Location: Coyah, Kissidougou,Gueckedou,Macenta,N’zerekore

Type of Role: Agent de Traitement de Communication

Reports to: Project Manager

Grade: 12

Closing Date: 10 octobre 2024

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.