Analyste Administratif et Financier (NOB) Niamey, TA (6 mois renouvelable selon la disponibilité budgétaire) 47 views1 applications

Contexte

L’importance des opérations au bureau OCHA/NIGER exige la mise en place de structures capables d’assurer une meilleure gestion des fonds et des ressources humaines. L’analyste administratif et financier devra fournir un appui a l’administration et veiller régulièrement a la bonne gestion des ressources et des biens du bureau. L’analyste administratif et financier travaille en étroite collaboration avec les responsables du bureau de Niamey et les équipes terrain. Il / Elle sera sous la supervision directe du responsable de l’administration et des Finances.

Tâches et responsabilités principales

Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe du responsible de l’Administration et des finances, en tant que membre de l’équipe de gestion du Bureau Pays, l’Analyste Administratif et Financier, fount aux clients internes et externes d’OCHA NIGER, un service de qualité an Administration, Ressources Humaines et Finances. Il/elle interprète les règles, procédures et directives, dans une approche orientée – clients et axée sur les résultats, en apportant un appui, des orientations et des conseils au Bureau pays et aux sous bureaux.

• Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau PNUD Niger et le siege d OCHA/NY/Geneve pour assurer le suivi quotidien des besoins administratifs, financiers, ressources Humaines, achats, voyages du bureau OCHA Niger.
• Elaborer le budget de fonctionnement du Bureau OCHA et le réviser si nécessaire; Preparation du “Cost Plan” et du “Mid year” review.
• Procéder à la réconciliation mensuelle des IOVs et la correction des GLJE dans le système ATLAS.
• Produire le rapport financier hebdomadaire sur l’exécution du budget ;
• Adapter les processus et les procédures, anticiper les besoins opérationnels du bureau, proposer des procédures pour améliorer les contrôles internes et l’efficacité et répond aux questions de vérification;
• S’assurer que les procédures sont respectées pour chaque paiement, assurer les paiements (dans UMOJA/ATLAS) y compris pour les frais de mission et veiller au droit à la sécurité de tout le personnel OCHA Niger;
• S’assurer que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies;
• Appuyer le processus de recrutement et de sélection en appliquant les meilleures pratiques des outils et des mécanismes de la politique de Ressources Humaines en vigueur aux Nations Unies;
• Assurer une bonne gestion administrative du personnel local de OCHA et donner un appui administratif aux Sous Bureaux de terrain :
• Faire le suivi des inventaires et du contrôle des biens de l’institution à Niamey et dans les Sous bureaux ;
• Veiller à la bonne maintenance régulière des véhicules OCHA, ainsi qu’aux documents y afférents : contrat d’assurance fiche technique, report journalier de kilométrage sur le carnet de bord;
• Assister le personnel OCHA à travers des conseils pratiques sur les méthodes administratives et financières qui régissent l’institution ;

-Créer des systèmes et mécanismes pour une gestion efficace des ressources de OCHA nécessaires pour l’exécution des activités. Et contribuer au bon fonctionnement du bureau en assurant la fourniture et l’entretien de services, suivi des processus d’achat et maintenir à jour l’inventaire du matériel ;

• Assurer un soutien au responsable de l’administration et des finances dans Ia coordination et l’exécution des activites en Adrninstration (initer la préparation de MoU, Contra! de bail, contrats de fournisseurs, LVAs etc.),
• Faire le suivi des dossiers administratifs du bureau de Niamey et des bureaux de terrain :
• S’assurer de la mise en place d’un système de gestion des voyages (obtention des visas et autres documents administratifs pour le staff):
• Assurer l’approvisionnement régulier des bureaux et sous bureaux fournitures et matériel : de bureau,

Superviser les formalités de dédouanement du matériel importe ;

• S’assurer du respect et de l’efficacité de procédures et outils de gestion pour toutes les opérations logistiques dans tous les bureaux OCHA. Appuyer les collègues dans le renforcement des mécanismes de gestion de la flotte automobile et du carburant ;
• Faire le suivi des inventaires et décaissement du matériel du Bureau ; .
• Appuyer le responsable de l’administrations et Finances dans le traitement des dossiers relatives à la gestion du personnel ,
• Appuyer le responsable d’administration et Finances a gerer Ia situation contractuelle du staff national des leur recrutement jusqu’à leur séparation ;
• S’assurer du suivi des conges et deo absences du personnel;
• Représenter le bureau dans les réunions administratives avec les agences du systèmes des Nations Unies et assurer en cas de nécessité l’intérims du responsable de l’administration et des finances ,
• Exécuter d’autres taches étant assignées par le responsable de I ‘Administration et Finances ou le Chef de Bureau.
• Exécuter toute autre tâche sollicitée par le superviseur et le Chef du Bureau OCHA.
• Apporter un encadrement en supervisant le travail des assistants.

QUALIFICATION ET EXPERIENCES REQUISES

Education :

•Posséder un Master en Finance, Comptabilité ou Administration publique.

•Un diplôme de niveau Licence dans le domaine de l’administration, gestion ou autre domaine lié directement avec la fonction en plus de deux annees supplémentaires d’expériences pertinentes peut être accepte a la place du Master.

Expérience :

•Expérience professionnelle pertinente et pratique d’au moins 2 ans dans le domaine administratif et financier ; administration publique, gestion des ressources humaines et financières ou autre domaine similaire.

•Avoir une bonne maitrise des procédures financières du système des Nations Unies constitue un atout;

•Avoir de bonnes connaissances des procédures de gestion administrative et des Ressources Humaines des Nations Unies constitue un avantage.

•Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et création de tableaux pivots dans Excel. Utilisation de systèmes d ERP (telle qu’Umoja ou ATLAS ) serait apprécié.

•Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG internationale est un atout

•Bonne compréhension des principes d’IPSAS.

•Expérience dans la supervision et coaching d’équipe

AUTRES APTITUDES

1. Bonne aptitude analytique et surtout d’organisation.
2. Bonne aptitude à la communication orale et à la rédaction
3. Esprit d’initiative
4. Bonnes relations interpersonnelles
5. Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel.
6. Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile.
7. Maitrise des outils informatiques standards.

CONNAISSANCE LINGUISTIQUES :

· Maitrise du français parlé et écrit

· Bonne connaissance de l’anglais courant écrit et parlé.

· Bonne connaissance des langues locales.