FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à l’amélioration des vies de manière durable en faisant progresser les solutions intégrées et locales.
Dans le cadre de l’exécution du Projet « DEGRA », projet financé par le Gouvernement des Etats Unis d’Amérique, Family Health International (FHI 360) dJ cherche des candidat(e)s qualifié(e)s au poste d’ « Assistant(e) Administratif(ve) (Administrative Assistant)».
DESCRIPTION DU POSTE
L’assistant (e) Administratif (ve) exécute une variété de tâches administratives et de bureau. Le poste exige une connaissance des politiques et procédures organisationnelles et départementales afin de communiquer des informations concernant les programmes et les services. Les tâches accomplies peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, la bureautique, la compilation de dossiers, l’organisation et le classement des documents, la publication d’informations, l’accueil et l’orientation des visiteurs, la distribution du courrier et la photocopie. La gamme de fonctions comprend, mais sans s’y limiter, la collecte et la vérification des données, résumé et la vérification des informations ou données financières, la revue et le traitement ainsi que l’inventaire.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :
- Réceptionner et faire la distribution opportune du courrier entrant et sortant
- Faire le suivi de consommation de carburant ;
- Faire le suivi des paiements des factures transmises à la comptabilité ;
- Assurer la gestion quotidienne de la petite caisse ;
- Assurer la gestion des véhicules du projet ;
- Faire et tenir régulièrement l’inventaire des équipements du bureau ;
- Donner un appui dans les paiements des participants dans les activités du projet ;
- Assurer les travaux de dactylographie, de rédaction, de correction, de mise en forme et revue des lettres, des rapports et autres documents ;
- Assister dans la traduction des documents ;
- Faire/superviser les travaux de photocopie et reliure des documents du Projet ;
- Faire le classement des documents du projet, ordonner et organiser les lieux de travail ;
- Faire le travail de réception : répondre au téléphone, prendre des et/ou transférer les coups de fil, accueillir et trier tous les visiteurs au bureau et notifier au staff de leur arrivée ;
- Composer les numéros des correspondants pour le staff quand c’est nécessaire ;
- Configurer et gérer les classements, préparer les rapports, les présentations et les graphiques, donner des fournitures de bureau aux employés, effectuer la saisie des données, faire la relecture et compiler des rapports spéciaux ;
- Fournir un soutien aux réunions au besoin (Ex. Organisation des salles de conférence, coordination, appui logistique) ;
- Pouvoir gérer des projets spéciaux y compris celles de recherche et d’analyse de données ;
- Exécuter d’autres tâches jugées nécessaires par son superviseur.
PROFIL RECHERCHE ET QUALIFICATIONS REQUISES
- Etre de nationalité Djiboutienne ou avoir un permis de travail à Djibouti ;
- Avoir au minimum un Diplôme de Niveau A2 en secrétariat avec un minimum de 3 ans d’expériences ou un diplôme de licence dans un domaine connexe ;
- Maîtriser parfaitement le Français et avoir une connaissance moyenne de l’Anglais ;
- Etre à l’aise avec l’usage de l’outil informatique notamment : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), e-mail, téléphone, imprimantes, photocopieuse et d’autres outils bureautiques ;
- Etre ordonné, organisé et capable de travailler en équipe, développer et maintenir les bonnes relations avec le personnel du projet, les partenaires et les bénéficiaires de l’assistance du projet ;
- Capacité de rassembler, de recommander et de résumer des données pour des rapports, de trouver des solutions à divers problèmes administratifs et de hiérarchiser les tâches ;
- Avoir une attention particulière aux détails dans la composition, la dactylographie en établissant les priorités et en respectant les délais ;
- Avoir occupé un poste similaire pour une organisation non gouvernementale (ONG) serait un atout.
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