Principales responsabilités en Finance et Comptabilité :
- Aider à assurer la conformité avec le FHI 360, l’USAID et leurs réglementations et politiques locales en matière de gestion financière, d’approvisionnement et de procédures comptables.
- Appuyer les mesures de passation de marchés et d’approvisionnement.
- Contribuer à l’élaboration ou à l’étude des budgets des projets.
- Préparer les pièces justificatives de paiement à l’aide du modèle Comptes fournisseurs et importer les saisies dans les Services Financiers et Comptables au niveau Global (GFAS) en s’assurant que les codes de détail et les comptes du grand livre général sont saisis correctement.
- Traiter la paie des employés locaux et les transactions dans le système comptable de FHI 360.
- Saisir des informations complètes et précises dans l’Outil de Suivi des Paiements.
- Examiner les formulaires de partage des coûts des sites pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets et compiler un système de suivi mensuel.
- Apporter son appui aux procédures de clôture de fin de mois et de fin d’année financières du bureau/projet, tel que requis.
- Préparer les rapports financiers du projet.
Principales responsabilités en matière de Gestion des Ressources Humaines (RH) :
- Assister dans le suivi du rendement, des objectifs de probation et de la vérification.
- Gérer les fiches de présence, y compris la saisie des nouveaux employés dans le Système de Services d’Inscription aux Examens (TESS), le suivi des fiches de présence du système remplies par le personnel et s’assurer que les fiches sont signées et approuvées à la fin de chaque période de temps.
- Créer les demandes d’achat dans la journée de travail et saisir les nouveaux employés dans le système.
- Vérification en temps opportun des documents pour les dossiers du personnel, classement des documents, avantages, prestations, et tenue des dossiers d’immigration.
- Compilation de rapports hebdomadaires sur les Ressources Humaines.
- Appuyer le processus de gestion des congés en recevant les formulaires, en vérifiant leur intégralité et leur exactitude et en les rapprochant les demandes de congés sur papier avec le système.
- Suivi des approbations pour tous les documents issus des Ressources Humaines.
Principales responsabilités en matière d’Appui administratif :
- Servir de point de contact pour les besoins logistiques et administratifs de FHI 360 dans le pays.
- Fournir des services d’appui administratif et de secrétariat.
- Faire le procès-verbal des réunions et les faire circuler.
- Aider à coordonner les détails et la logistique des déplacements du personnel et des consultants, y compris la réservation des chambres d’hôtel et la prise en charge pour les déplacements de l’aéroport à l’hôtel et vice versa.
- Rapprocher les dossiers avec les fournisseurs de services, préparer des rapports périodiques et des demandes de paiement.
- Fournir un appui logistique pour les ateliers et les formations.
- S’assurer que les copies papier et électroniques sont classées correctement et que la documentation au bureau est bien complétée, y compris les dossiers des employés, les renseignements financiers et les produits livrables tels que définis par contrat.
Conditions minimales requises:
- Baccalauréat en comptabilité, Finance et Administration des Affaires ou son équivalent reconnu.
- 3 à 5 ans d’expérience pertinente en gestion financière, comptabilité et administration.
- Au moins 2 ans d’expérience dans la prestation de services d’appui aux Ressources Humaines ou Administratifs – y compris une connaissance avérée des politiques et des processus des Ressources Humaines
- Compétences informatiques pertinentes, c.-à-d. maîtrise de la Suite bureautique du Service de Gestion de la Technologie de l’Information et des Communications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Access) et du Système intégré des Ressources Humaines (HRIS)/systèmes de paie ; compétences avancées en pastel, AccPac, Quick Books ou tout logiciel comptable.
Compétences et expérience préférées:
- Compétences proactives éprouvées dans l’identification des économies de coûts, de l’évitement des coûts et des opportunités d’efficacité.
- Expertise démontrée dans la mise en place de relations efficaces avec les principaux clients internes et les autres intervenants clés.
- Bonnes capacités d’analyse, de raisonnement et de résolution de problèmes.
- Capacité de s’adapter facilement à l’évolution des besoins et des modèles de travail.
- Excellentes compétences en rédaction de rapports et en documentation.
- Capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision.
- Bon esprit d’équipe, attitude positive, esprit flexible, à l’aise dans un environnement multiculturel.
- Un sens élevé de l’éthique, de l’intégrité, de la crédibilité et du respect de la diversité.
- Capacité de communiquer efficacement avec le personnel et la direction avec diplomatie et fermeté.
- Capacité de garder la confidentialité sur des questions ou des projets délicats en matière de Ressources Humaines et de faire preuve de jugement dans l’exécution de ses tâches et responsabilités.
- L’objectivité et la capacité d’appliquer les règles et règlements des Ressources Humaines de façon juste et cohérente.
- Bonne compréhension des pratiques culturelles locales, de la langue et du contexte.
- Une bonne connaissance des programmes financés par les bailleurs de fonds, des normes de passation de marchés et de vérification qui s’appliquent à la gestion efficace des fonds pluriannuels sera un atout.
- L’expérience de gestion des projets financés par l’USAID est un atout.
- L’expérience avec les organisations non gouvernementales (ONG) est également un atout.
Exigences en matière de déplacements:
Moins de 10% hors de la ville de Manakara
La description de travail ci-dessus résume les principales fonctions de l’emploi. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour l’exécution de ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document en tout temps.
FHI 360 offre une rémunération concurrentielle. Les candidats intéressés peuvent s’inscrire en ligne par l’intermédiaire du site Web de FHI 360 à l’adresse www.fhi360.org/careercenter ou dans la section Emploi à l’adresse www.fhi360.org. Veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de motivation, y compris les exigences salariales. Veuillez préciser là où vous avez pris connaissance de cet appel d’offre dans votre demande d’emploi
Main Responsibilities in Finance and Accounting:
- Helps ensure compliance with FHI 360, USAID and their local regulations and policies vis-à-vis financial management, procurement and accounting procedures.
- Supports contracting and procurement actions.
- Contributes to development and/or reviews project budgets.
- Prepares payment vouchers through the Accounts Payable template and import the entries into GFAS ensuring correct detail codes and general ledger accounts are captured.
- Processes payroll for local employees and processes transactions in FHI 360’s accounting system.
- Captures complete and accurate information on the Payment Tracking Tool.
- Reviews site cost share forms for accuracy and completeness and compile monthly tracker.
- Assists with Country Office Financial month-end and year-end closeout procedures, as assigned.
- Prepares project financial reports.
Main Responsibilities in Human Resources (HR) Management:
- Assists with tracking performance, probation goals and reviews.
- Timesheet Administration including entering new employees into TESS, monitoring TESS time sheets completion by staff, ensuring time sheets are signed and approved at the end of each time sheet period.
- Creates requisitions in Workday and entering new staff into the system.
- Timely verification of documents for personnel files, filing of the documents, benefits, and immigration record keeping.
- Compiles Weekly HR Reports.
- Supports the leave management process by receiving forms, verifying completeness and accuracy and reconciling hard copy leave applications with the timesheet/ leave system (TESS).
- Follows-up on approvals for all HR documents.
Main Responsibilities in Administrative Support:
- Serves as point of contact for logistical and administrative needs of FHI 360 in the country.
- Provides administrative and secretarial support services.
- Records minutes of meetings and circulates them.
- Helps coordinate travel details/logistics for staff, consultants including booking hotel accommodations and arranging for airport and hotel pick-ups.
- Reconciles records with service providers, prepares periodic reports and payment requests.
- Assists in the provision of logistics support for workshops and trainings.
- Ensures proper hard and soft copy filing and completeness of documentation in the office, including employee files, financial information, and contractually-required deliverables.
Minimum Requirements:
- BAcc/BCom degree in Accounting, Finance and Business Administration or its recognized equivalent
- 3 – 5 years post qualification relevant experience in financial management, accounting, and administration.
- At least 2 years of experience providing HR or administrative support – including proven knowledge of HR policies and processes
- Relevant computer software skills, i.e. proficiency in ICTMS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint and Access) and HRIS/Payroll Systems; advanced proficiency in Pastel, AccPac, Quick Books or any Accounting Software.
Preferred Skills and Experience:
- Proven proactive skills in identifying cost savings, cost avoidance and efficiency opportunities.
- Demonstrated expertise in building effective relationship with key internal customers and other key stakeholders.
- Good analytical, numerical and mature problem-solving skills.
- Ability to adapt easily to changing needs and patterns of work.
- Excellent report writing and documentation skills.
- Ability to manage and work under pressure with minimal supervision.
- Good team player, positive attitude, flexible mind, comfortable in working in multi-cultural settings.
- Strong sense of ethics, integrity, credibility, and respect of diversity.
- Ability to communicate effectively with staff and management with diplomacy and firmness.
- Ability to maintain confidentiality for sensitive Human Resources issues or projects and use judgement to execute duties and responsibilities.
- Objectivity and the ability to apply HR rules and regulations in a fair and consistent manner.
- Strong understanding of local cultural practices, language and context.
- Familiarity donor-funded programs, contracting and auditing standards as they apply to effective management of multi-year funds will be an added advantage.
- Experience with USAID and Food for Peace (FFP) funding is preferred
- Experience with non-governmental organizations (NGOs) is also an advantage.
Travel Requirements:
Less than 10% in country
This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
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