Coordinateur administratif et logistique 67 views0 applications


Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 80 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 70 pays.

Actif dans 76 pays en développement d’Afrique, d’Asie et des Amériques, l’Objectif stratégique global de Plan (2017-2022) est de tenir la promesse des Objectifs mondiaux 2030 et de rechercher un monde juste qui fasse progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Plan a l’ambition de transformer la vie de 100 millions de filles. Le parrainage d’enfants et le travail communautaire à la base sont au cœur de la stratégie de Plan et de la réalisation de cette ambition.

Pour plus d’informations, voir la stratégie de Plan (en anglais seulement): http://plan-international.org/organisation/strategy

 

Plan est opérationnel au Mali depuis 1976 et a une programmation active en matière de survie de l’enfant et de santé maternelle, d’éducation et de développement, de protection et de participation de l’enfant, et de sécurité des moyens d’existence. Pour plus d’informations, visitez http://plan-international.org/where-we-work/africa/mali

Soutenant un consortium composé de 3 ONG internationales (ONGI), dont Plan en tant que chef de file, World Vision et Save the Children, le Coordinateur(trice) administratif / logistique contribuera à la réalisation des objectifs stratégiques des membres du consortium en assurant la mise en œuvre efficace, rapide et coordonnée d’un projet de quatre ans axés sur l’amélioration de la réalisation du droit des filles et des adolescentes à une éducation inclusive, de qualité et sensible aux questions de genre, dans les régions de Ségou et de Mopti touchées par le conflit.

Le Coordinateur (trice) est responsable pour le soutien global d’un projet large et complexe et travaillera collaborativement dans une équipe de base composée du Chief of Party (CoP), d’un spécialiste principal de l’éducation dans les situations d’urgence (EiE), d’un spécialiste principal du genre et d’un spécialiste principal du Suivi et Evaluation. Il / elle doit veiller à ce que les fonctions et procédures administratives et logistiques sont conformes aux normes, y compris mais sans s’y limiter, le contrôle de tous les accords signés dans le cadre de ce projet, la gestion des actifs acquis par le projet, la préparation et l’exécution des audits et suivi des activités de construction.

Sous la direction du CoP, le coordonnateur(trice) administratif / logistique s’engagera à fournir un service à la clientèle exceptionnel, conformément aux descriptifs de projet approuvés et aux règlements du bailleur de fonds, Affaires mondiales Canada. Il / elle assurera une bonne coordination et une bonne communication avec les différentes parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre du programme

Dimensions du rôle :

Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement.

  • Fournir des services administratifs, logistiques, et financiers au projet Imagine
  • Appuyer et faire le suivi des commandes pour assurer leur exactitude
  • Fournir un soutien dans les aspects de l’approvisionnement et des inventaires du projet Imagine
  • Maintenir des communications régulières et des bonnes relations de travail avec les membres du consortium
  • Assurer la participation régulière aux réseaux logistiques et administratifs des ONGI et nationaux
  • Agir comme agent de liaison au niveau du pays pour les audits

     
    Responsabilités principales – Résultats finaux clés de la position :

  • Assurer la conformité avec la gestion, les politiques et les procédures du bailleur de fonds et de Plan
  • Assurer que les demandes de commande sont traitées en temps opportun pour assurer que les partenaires du projet reçoivent leur fourniture, équipement et matériel à temps
  • Suivre et maintenir tout inventaire dans un registre d’actifs et assurer un classement approprié
  • Maintenir un inventaire adéquat de toutes fournitures de bureau appropriées et assurer les opérations efficientes de l’équipement du bureau
  • Surveiller le système de classement et d’archivage et maintenir les dossiers en copie papier et électroniques
  • Travailler étroitement avec le département des finances de Plan Canada (CNO) et fournir des mises à jour sur les contrats et paiements
  • Suivre les opérations financières telles que la rémunération, facturation, et d’autres transactions
  • Analyser la situation financière du projet, estimer les reçus et les dépenses
  • Contrôler et coordonner les activités budgétaires et comptables en consultation avec le gestionnaire de conformité du projet
  • Assurer un contrôle approprié des biens, du matériel, du mobilier et des équipements du projet
  • Suivre les Politiques et Procédures de Plan pour les Ressource Humaines (RH) tel le stipulé dans le manuel des RH et de l’administration de Plan Mali
  • Planifier et coordonner les actions selon les systèmes administratifs et concevoir des méthodes afin de rationaliser les procédures
  • Soutenir la planification, suivi et évaluation des employés
  • Rencontrer régulièrement le CoP, les gestionnaires de projet, le responsable pays et le comptable de chaque consortium pour comprendre les besoins spécifiques de chaque rôle et déterminer les cas où une assistance est nécessaire
  • Assister dans l’organisation de conférences et de réunions, confirmer les participants, arranger les informations de téléconférence, préparer les agendas avec le CoP, rédiger les comptes-rendus des réunions, préparer les sommaires des réunions et distribuer en conséquence
  • Coordonner et assister avec la création et mise en œuvre de nouveaux sites web et d’autres plateformes en ligne
  • Préparer les programmes de voyage, participer aux préparatifs de voyage et assurer que la logistique soit en place pour les visiteurs et employés
  • Toute autre fonction assignée par le superviseur

    Traitement des problèmes :

 

  • Le Coordinateur(trice) administratif / logistique travaille sous la supervision directe du CoP du projet Imagine. En consultation avec le CoP, il / elle est habilité à améliorer la qualité des services dans l’administration et le logistique globale du projet
  • Le rôle est géré dans une structure matricielle. Ceci exige le développement de relations de travail et de communication excellentes
  • Le rôle demande une capacité à analyser les données, les indicateurs qualitatifs et de signaler les problèmes afin de déterminer les risques clés, les tendances défavorables et les mesures correctives appropriées
  • Une capacité à arbitrer entre les parties et de trouver des solutions aux questions financières et administratives difficiles dans un contexte fragile et en évolution est nécessaire
  • Les situations d’urgence soudaines ne sont pas inhabituelles au Mali. Le titulaire du poste doit être prêt à appuyer la gestion financière et administrative des programmes d’intervention

    Communications et relations de travail (cette position travaille étroitement avec) :

  • Le Chief of Party (CoP) du projet
  • Les membres du personnel de l’équipe de base
  • Personnel administratif et financier des membres du consortium
  • Logisticiens des membres du consortium
  • Parties prenantes du projet
  • Gestionnaire de conformité et gestionnaire de programme de Plan Canada (CNO)
  • Fournisseurs externes

    Connaissances et expériences :

 

  • Un diplôme universitaire en administration, approvisionnement, comptabilité, finance ou domaines connexes
  • Au moins 5-7 ans d’expérience sur le terrain ou dans un domaine connexe
  • Expérience antérieure dans un consortium est préférable
  • Expérience antérieure dans la gestion de projets d’Affaires mondiale Canada est un atout
  • Expérience en approvisionnement y compris des processus d’appel d’offres international
  • Compétences en informatique préférablement dans un environnement Windows (Windows Excel, Word)
  • Une aptitude pour la formation et le renforcement de capacités
  • Expérience en compilation et finalisation de rapports, analyses, notes d’information et d’informations prospectives pour la gestion
  • Une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG et de la société civile
  • Connaissance de principes de service à la clientèle, y compris des évaluations des besoins, de respecter les standards de service de qualité, et des évaluations de satisfaction
  • Maîtrise du français et de l’anglais

    Compétences et comportements :

  • Passion pour l’organisation et capacité avérée à mener plusieurs tâches à la fois
  • Capacité à enquêter et à résoudre les problèmes de précision
  • Forte éthique de travail et une attitude positive
  • Passion de fournir un service à la clientèle exceptionnel et de rester calme et serein
  • Compétences supérieures en gestion du temps, aptitude démontrée à mettre en œuvre des projets avec des délais et des produits livrables rigoureux et à suivre la qualité du programme à l’aide de systèmes de suivi et évaluation approuvés par le bailleur de fonds
  • Capacité à gérer des documents confidentiels de manière appropriée
  • Solides compétences en informatique, y compris une passion pour les chiffres et les feuilles de calcul
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
  • Solides compétences en gestion de projet, finances et ressources humaines
  • Solides compétences en négociation, facilitation et influence
  • Solides compétences analytiques et compétences en résolution de problèmes
  • Capacité à travailler sous pression dans un contexte de sécurité en évolution
  • Capacité à réagir rapidement, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.
  • Leadership éprouvé, compétences interpersonnelles et transculturelles, et capacité à constituer et de motiver des équipes diversifiées

 

Environnement et exigences physiques :

Le titulaire du poste travaille dans un environnement de bureau typique. Il / elle voyagera fréquemment à l’intérieur de Mali et occasionnellement à l’étranger.  Le contexte sécuritaire du Mali est volatile et la prudence est requise.

Lieu de travail: Bamako

 

Type de role: Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement

 

Se rapporte au: Chief of Party

Date limite: les interessés peuvent acte de candidature en cliquant sur postuler au plus tard le 26 Décembre 2019.

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  • Job City Bamako
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Plan International is an international organisation or development which works in 51 countries across Africa, the Americas, and Asia to promote the safeguarding of children.It is a nonprofit organisation and is one of the world's largest organisations based on children, it works in 58,000 communities with the help of volunteers to improve how 56 million children live. The charity also has 21 national organisations who have been given the responsibility to oversee the raising of funds and awareness in their individual countries.

The organisation puts an emphasis on communities working together in order to address the needs of children around the world. The NGO focuses on child participation, education, economic security, emergencies, health, protection, sexual health (including HIV), and water and sanitation. It provides training in disaster preparedness, response and recovery, and has worked on relief efforts in countries including Haiti, Colombia and Japan.

Plan International also sponsors the Because I Am a Girl campaign, which has published many stories focusing on the struggle of young women in the developing world.

Plan International was founded during the Spanish Civil War by British journalist John Langdon-Davies and aid worker Eric Muggeridge. When they witnessed the conflict change the lives of children, they founded ‘Foster Parents Plan for Children in Spain’, which would later change its name to Plan International. Set up in 1937, the organisation provided food, shelter and clothing to children whose lives had been destroyed by the war.

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0 USD Bamako CF 3201 Abc road Full Time , 40 hours per week Plan International

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 80 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 70 pays.

Actif dans 76 pays en développement d'Afrique, d'Asie et des Amériques, l'Objectif stratégique global de Plan (2017-2022) est de tenir la promesse des Objectifs mondiaux 2030 et de rechercher un monde juste qui fasse progresser les droits des enfants et l'égalité des filles. Plan a l'ambition de transformer la vie de 100 millions de filles. Le parrainage d’enfants et le travail communautaire à la base sont au cœur de la stratégie de Plan et de la réalisation de cette ambition.

Pour plus d’informations, voir la stratégie de Plan (en anglais seulement): http://plan-international.org/organisation/strategy

 

Plan est opérationnel au Mali depuis 1976 et a une programmation active en matière de survie de l'enfant et de santé maternelle, d'éducation et de développement, de protection et de participation de l'enfant, et de sécurité des moyens d'existence. Pour plus d’informations, visitez http://plan-international.org/where-we-work/africa/mali

Soutenant un consortium composé de 3 ONG internationales (ONGI), dont Plan en tant que chef de file, World Vision et Save the Children, le Coordinateur(trice) administratif / logistique contribuera à la réalisation des objectifs stratégiques des membres du consortium en assurant la mise en œuvre efficace, rapide et coordonnée d'un projet de quatre ans axés sur l'amélioration de la réalisation du droit des filles et des adolescentes à une éducation inclusive, de qualité et sensible aux questions de genre, dans les régions de Ségou et de Mopti touchées par le conflit.

Le Coordinateur (trice) est responsable pour le soutien global d’un projet large et complexe et travaillera collaborativement dans une équipe de base composée du Chief of Party (CoP), d’un spécialiste principal de l’éducation dans les situations d’urgence (EiE), d’un spécialiste principal du genre et d'un spécialiste principal du Suivi et Evaluation. Il / elle doit veiller à ce que les fonctions et procédures administratives et logistiques sont conformes aux normes, y compris mais sans s'y limiter, le contrôle de tous les accords signés dans le cadre de ce projet, la gestion des actifs acquis par le projet, la préparation et l'exécution des audits et suivi des activités de construction.

Sous la direction du CoP, le coordonnateur(trice) administratif / logistique s'engagera à fournir un service à la clientèle exceptionnel, conformément aux descriptifs de projet approuvés et aux règlements du bailleur de fonds, Affaires mondiales Canada. Il / elle assurera une bonne coordination et une bonne communication avec les différentes parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre du programme

Dimensions du rôle :

Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement.

  • Fournir des services administratifs, logistiques, et financiers au projet Imagine
  • Appuyer et faire le suivi des commandes pour assurer leur exactitude
  • Fournir un soutien dans les aspects de l’approvisionnement et des inventaires du projet Imagine
  • Maintenir des communications régulières et des bonnes relations de travail avec les membres du consortium
  • Assurer la participation régulière aux réseaux logistiques et administratifs des ONGI et nationaux
  • Agir comme agent de liaison au niveau du pays pour les audits  Responsabilités principales – Résultats finaux clés de la position :

  • Assurer la conformité avec la gestion, les politiques et les procédures du bailleur de fonds et de Plan
  • Assurer que les demandes de commande sont traitées en temps opportun pour assurer que les partenaires du projet reçoivent leur fourniture, équipement et matériel à temps
  • Suivre et maintenir tout inventaire dans un registre d’actifs et assurer un classement approprié
  • Maintenir un inventaire adéquat de toutes fournitures de bureau appropriées et assurer les opérations efficientes de l’équipement du bureau
  • Surveiller le système de classement et d’archivage et maintenir les dossiers en copie papier et électroniques
  • Travailler étroitement avec le département des finances de Plan Canada (CNO) et fournir des mises à jour sur les contrats et paiements
  • Suivre les opérations financières telles que la rémunération, facturation, et d’autres transactions
  • Analyser la situation financière du projet, estimer les reçus et les dépenses
  • Contrôler et coordonner les activités budgétaires et comptables en consultation avec le gestionnaire de conformité du projet
  • Assurer un contrôle approprié des biens, du matériel, du mobilier et des équipements du projet
  • Suivre les Politiques et Procédures de Plan pour les Ressource Humaines (RH) tel le stipulé dans le manuel des RH et de l’administration de Plan Mali
  • Planifier et coordonner les actions selon les systèmes administratifs et concevoir des méthodes afin de rationaliser les procédures
  • Soutenir la planification, suivi et évaluation des employés
  • Rencontrer régulièrement le CoP, les gestionnaires de projet, le responsable pays et le comptable de chaque consortium pour comprendre les besoins spécifiques de chaque rôle et déterminer les cas où une assistance est nécessaire
  • Assister dans l’organisation de conférences et de réunions, confirmer les participants, arranger les informations de téléconférence, préparer les agendas avec le CoP, rédiger les comptes-rendus des réunions, préparer les sommaires des réunions et distribuer en conséquence
  • Coordonner et assister avec la création et mise en œuvre de nouveaux sites web et d’autres plateformes en ligne
  • Préparer les programmes de voyage, participer aux préparatifs de voyage et assurer que la logistique soit en place pour les visiteurs et employés
  • Toute autre fonction assignée par le superviseurTraitement des problèmes :

 

  • Le Coordinateur(trice) administratif / logistique travaille sous la supervision directe du CoP du projet Imagine. En consultation avec le CoP, il / elle est habilité à améliorer la qualité des services dans l’administration et le logistique globale du projet
  • Le rôle est géré dans une structure matricielle. Ceci exige le développement de relations de travail et de communication excellentes
  • Le rôle demande une capacité à analyser les données, les indicateurs qualitatifs et de signaler les problèmes afin de déterminer les risques clés, les tendances défavorables et les mesures correctives appropriées
  • Une capacité à arbitrer entre les parties et de trouver des solutions aux questions financières et administratives difficiles dans un contexte fragile et en évolution est nécessaire
  • Les situations d'urgence soudaines ne sont pas inhabituelles au Mali. Le titulaire du poste doit être prêt à appuyer la gestion financière et administrative des programmes d'interventionCommunications et relations de travail (cette position travaille étroitement avec) :

  • Le Chief of Party (CoP) du projet
  • Les membres du personnel de l’équipe de base
  • Personnel administratif et financier des membres du consortium
  • Logisticiens des membres du consortium
  • Parties prenantes du projet
  • Gestionnaire de conformité et gestionnaire de programme de Plan Canada (CNO)
  • Fournisseurs externesConnaissances et expériences :

 

  • Un diplôme universitaire en administration, approvisionnement, comptabilité, finance ou domaines connexes
  • Au moins 5-7 ans d’expérience sur le terrain ou dans un domaine connexe
  • Expérience antérieure dans un consortium est préférable
  • Expérience antérieure dans la gestion de projets d’Affaires mondiale Canada est un atout
  • Expérience en approvisionnement y compris des processus d’appel d’offres international
  • Compétences en informatique préférablement dans un environnement Windows (Windows Excel, Word)
  • Une aptitude pour la formation et le renforcement de capacités
  • Expérience en compilation et finalisation de rapports, analyses, notes d’information et d’informations prospectives pour la gestion
  • Une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG et de la société civile
  • Connaissance de principes de service à la clientèle, y compris des évaluations des besoins, de respecter les standards de service de qualité, et des évaluations de satisfaction
  • Maîtrise du français et de l’anglaisCompétences et comportements :

  • Passion pour l’organisation et capacité avérée à mener plusieurs tâches à la fois
  • Capacité à enquêter et à résoudre les problèmes de précision
  • Forte éthique de travail et une attitude positive
  • Passion de fournir un service à la clientèle exceptionnel et de rester calme et serein
  • Compétences supérieures en gestion du temps, aptitude démontrée à mettre en œuvre des projets avec des délais et des produits livrables rigoureux et à suivre la qualité du programme à l’aide de systèmes de suivi et évaluation approuvés par le bailleur de fonds
  • Capacité à gérer des documents confidentiels de manière appropriée
  • Solides compétences en informatique, y compris une passion pour les chiffres et les feuilles de calcul
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
  • Solides compétences en gestion de projet, finances et ressources humaines
  • Solides compétences en négociation, facilitation et influence
  • Solides compétences analytiques et compétences en résolution de problèmes
  • Capacité à travailler sous pression dans un contexte de sécurité en évolution
  • Capacité à réagir rapidement, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.
  • Leadership éprouvé, compétences interpersonnelles et transculturelles, et capacité à constituer et de motiver des équipes diversifiées

 

Environnement et exigences physiques :

Le titulaire du poste travaille dans un environnement de bureau typique. Il / elle voyagera fréquemment à l’intérieur de Mali et occasionnellement à l'étranger.  Le contexte sécuritaire du Mali est volatile et la prudence est requise.

Lieu de travail: Bamako

 

Type de role: Le Coordinateur(trice) administratif / logistique veille à l’administration globale des fichiers et des documents pertinents du programme, y compris le classement des documents (physiquement et/ou électroniquement) et gère l’aspect logistique du programme y compris l’approvisionnement de fournitures et des contrats tout en assurant l’utilisation efficace de fonds selon les buts décrits dans les politiques financières et administratives et le budget d’approvisionnement

 

Se rapporte au: Chief of Party

Date limite: les interessés peuvent acte de candidature en cliquant sur postuler au plus tard le 26 Décembre 2019.

2019-12-27

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