Deputy Director of Operations 106 views0 applications

With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, Haut Katanga and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC’s guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming

SCOPE OF WORK:

The Deputy Director of Operations (DDO) plays a key role in the overall leadership and management of the IRC DRC country program and is a member of the senior management team. The DDO’s day-to-day responsibilities will include direct supervision and support to the operations teams including Supply Chain, Administration & Human Resources, Information Technology, and Field Management . The DDO will work with the CD, DDP and other program team members to ensure effective and quality project implementation through effective operational support that is in compliance to IRC and donor rules and regulations.

The position will be based in Goma, Province of North Kivu, but will require 35% travel to all of IRC’s field offices based on the priorities and competing needs of the various field offices.. Through Management in Partnership, the DDO works closely with all the regional operational leads to ensure effective communication and implementation of IRC global initiatives as well as the country programs priorities.

RESPONSIBILITIES:

Operational Leadership and Management

• Directly supervise all the operational support departments (SC, HR, IT) across all IRC DRC field offices including Kinshasa, Goma, Bukavu, and Kalemie (and any other location as program expand)

• Directly supervise all Field Coordinators through regular visits and remote support

• Ensure and facilitate efficient and effective coordination between the various operations departments and programs to ensure collaborative planning for a results-oriented approach

• Provide leadership on the operational objectives of the Country Program Strategic Action Plan. Work with Senior Management Team and operational lead to ensure operational support is in place to achieve all yearly results and targets

• Ensure the utilization of IRC standard tools to promote continuous training and mentoring to operations staff including identification of capacity building opportunities.

• Participate in weekly, quarterly, and other coordination meetings as scheduled

• Ensure support functions are participating in Grant development stages, Grant Opening, Review, and Closing meetings to incorporate operations planning into overall project planning and evaluation

• Ensure the effective implement IRC global operational policies, initiatives, tools, SOPs at a national level; this will include identifying operational policy voids and develop new policies in consultation with the reginal operational leads.

Supply Chain and IT

• Ensure and verify that Global Supply Chain policies are implemented, documented, disseminated and required monitoring processes are effective Ensure Supply Chain staff are working effectively with other units/departments to improve planning and the effective utilisation of the standard GSC tools, (Budget vs Actual, Integra, SCMR, Scorecard etc…)

• Support the Supply Chain department in establishing long term commodities and service agreements with appropriately vetted vendors and maintain strategic partnership with those contracted vendors.

• Undertake periodic system reviews of procurement, vehicle & fuel, asset, warehouse/inventory, suppliers and vendor contracts to identify areas for improvement and compliance with IRC GSC policies and standard practices.

• Review, update, and enforce the SOPs as they relate to the role of the supply chain department.

• Ensure proper and sufficient equipment is in place and well maintained for smooth functioning of IRC IT department and maximum preservation of assets

• Supervise IT functions through the IT Manager to ensure effective IT support is available to all staff

• Verify that information technology policies and procedures are documented, disseminated and consistently applied across the country program at all sites

Human Resources and Administration

• Supervise and provide direction to HR Coordinator and wider HR staff in all field offices

• Ensure that all administrative requirements and documentation are updated and respected (INGO registration, SS taxes, expatriate and office housing contracts, etc.)

• Ensure that all HR procedures (recruitment process, contracts, new staff orientation, evaluations of performance) are done according to IRC guidelines (and donor requirements where necessary) and in complete transparency

• Ensure that all HR initiatives are correctly and timely implemented.

• Ensure that all reporting for the HR department is completed accurately and in a timely fashion

• Provide intensive training and mentoring to national staff to increase capacity

• Ensure that all IRC HR procedures are correctly followed by all staff and propose/develop improvements when required.

• Ensure Kinshasa-based HR department makes regular trips to the field sites to monitor HR functions and support field based staff

• Enforce the SOPs as they relate to the role of the HR department.

Strategic Planning Budgeting and Finance

• Participate in the review of the strategic action plan (SAP) for IRC DRC Country Office (CO)

• Develop an operations plan to support the program activities

• Support overall CO efforts to ensure a strategic-thinking culture ensuring new hires are oriented to SAP, aware of their roles in contributing to the SAP, and incorporating elements of the SAP into their daily work in order to contribute to its overall objectives.

Representation

• Establish a good rapport with local and national level administrative, labor, customs, immigration, and other officials to ensure that IRC projects conform to local laws and customs and to minimize bureaucratic restraints on project implementation.

• Establish good rapport with other INGOs and humanitarian actors

• Attend relevant external meetings organized to discuss security, logistical, and administrative issues impacting IRC operations on the ground

Requirements

• Masters degree required (management-related or general operations preferred);

• Minimum of 5 years’ experience managing operations and/or projects in developing countries, preferably in Africa;

• Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices

• Experience in Global Supply Chain, HR, Admin, and security management

• Experience having managed operations (including security) in conflict-impacted setting

• Excellent cross-cultural communication skills

• Excellent staff capacity building and training skills

• Strong problem-solving, analytical and decision-making skills;

• Strong computer skills;

• Flexibility, ability to work independently and meet deadlines

Specific Security Situation/Housing

Goma is security phase 3 (ORANGE) so the DDO will be expected to respect the various security protocols in place in country. Phase 3 requires clear contingency planning in place with staff prepared should hibernation or evacuation be called.

CONTEXTE

Avec son siège à Kinshasa et des bureaux de terrain dans les provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu, Haut-Katanga et Tanganyika, IRC est l’un de plus grands acteurs humanitaires en République Démocratique du Congo (RDC). IRC vise à sauver des vies, renforcer les institutions Congolaises et renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement exécutés. IRC travaille en RDC depuis 1996 et présentement il travaille dans cinq domaines programmatiques principaux – soins de santé primaire, reconstruction dirigée par la communauté et la gouvernance locale, l’autonomisation des femmes et la prévention et l’allègement de la violence basée sur le genre, l’éducation et la préparation et réponse aux urgences. Ces programmes reflètent les principes directeurs de IRC qui sont le renforcement de capacité, la participation, le partenariat, la protection et la promotion des droits humains, et la programmation en général.

ETENDUE DU TRAVAIL

Le Directeur Adjoint Chargé des Opérations (DDO) joue un rôle important dans la conduite et la gestion du bureau pays de IRC RDC et est membre de l’équipe principale de gestion. Les responsabilités quotidiennes du DDO comprendront la supervision directe et/ou assistance aux équipes des opérations y compris la Chaîne d’Approvisionnement, l’Administration, les Technologies de l’Information et la Gestion de Terrain. Les responsabilités secondaires comprendront travailler avec le CD et les équipes du programme en vue d’assurer des services de soutien de qualité au programme selon les principes de IRC et les directives du donateur et que ces services sont rendus à temps et dans les limites du budget.

Le poste sera basé à Goma dans la Province du Nord-Kivu mais exigera des voyages réguliers à tous les bureaux de terrain de IRC à base des priorités et les besoins concurrentiels de divers bureaux de terrain. Il (elle) aura à travailler en étroite collaboration avec les Coordinateurs de terrain et le personnel de soutien de diverses opérations et avec le CD. Le DDO travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de la direction sur terrain et à Kinshasa en vue d’assurer une communication et une coordination efficace. Le DDO fera ses rapports directement au CD.

RESPONSABILITÉS:

Leadership et gestion opérationnels

• Superviser directement tous les départements de support opérationnel (SC, HR, IT) dans tous les bureaux extérieurs de l’IRC en RDC, y compris Kinshasa, Goma, Bukavu et Kalemie (et à tout autre endroit au fur et à mesure de l’extension du programme).

• Superviser directement tous les coordinateurs de terrain par des visites régulières et un support à distance

• Assurer et faciliter une coordination efficiente et efficace entre les divers départements et programmes des opérations afin de garantir une planification collaborative pour une approche axée sur les résultats

• Assurer la direction des objectifs opérationnels du plan d’action stratégique du programme de pays. Travailler avec l’équipe de direction et le responsable opérationnel pour s’assurer que le support opérationnel est en place pour atteindre tous les objectifs et résultats annuels

• Garantir l’utilisation des outils standard IRC pour promouvoir la formation continue et le mentorat du personnel des opérations, y compris l’identification des opportunités de renforcement des capacités.

• Participer aux réunions de coordination hebdomadaires, trimestrielles et autres comme prévu

• Veiller à ce que les fonctions de support participent aux réunions de développement des subventions, d’ouverture, d’examen et de clôture des subventions pour intégrer la planification des opérations à la planification et à l’évaluation globales du projet.

• Veiller à la mise en œuvre efficace des politiques, initiatives, outils et procédures opérationnelles mondiales de IRC au niveau national ; cela comprendra l’identification des vides des politiques opérationnelles et l’élaboration de nouvelles politiques en consultation avec les responsables opérationnels régionaux.

Chaîne d’approvisionnement et informatique

• S’assurer et vérifier que les politiques de la chaîne d’approvisionnement mondiale sont mises en œuvre, documentées, diffusées et que les processus de surveillance requis sont efficaces.

• S’assurer que le personnel de la chaîne d’approvisionnement travaille efficacement avec les autres unités / départements pour améliorer la planification et l’utilisation efficace des outils standard du SGC (budget et réel). , Integra, SCMR, Scorecard etc…)

• Aider le service de la chaîne d’approvisionnement à conclure des accords à long terme sur les produits et le service avec des fournisseurs dûment contrôlés et à entretenir un partenariat stratégique avec les fournisseurs sous contrat.

• Réaliser des examens périodiques des systèmes d’approvisionnement, de véhicules et de carburant, d’actifs, d’entrepôts / de stocks, de fournisseurs et de contrats avec des fournisseurs, afin d’identifier les domaines à améliorer et à respecter les politiques et les pratiques standard de l’IRC GSC.

• Examiner, mettre à jour et appliquer les procédures opératoires normalisées en ce qui concerne le rôle du service de la chaîne d’approvisionnement.

• S’assurer que le matériel adéquat et suffisant est en place et bien entretenu pour le bon fonctionnement du service informatique d’IRC et la préservation maximale des actifs.

• Superviser les fonctions informatiques par l’intermédiaire du responsable informatique pour s’assurer que tout le personnel dispose d’un support informatique efficace.

• Vérifier que les politiques et procédures informatiques sont documentées, diffusées et appliquées uniformément dans l’ensemble du programme de pays, sur tous les sites.

Ressources humaines et administration

• Superviser et coordonner le coordinateur des ressources humaines et le personnel des ressources humaines dans tous les bureaux extérieurs.

• S’assurer que toutes les exigences administratives et la documentation sont mises à jour et respectées (enregistrement des OING, taxes SS, contrats de logement pour expatriés et bureaux, etc.)

• S’assurer que toutes les procédures RH (processus de recrutement, contrats, orientation du nouveau personnel, évaluations de la performance) sont effectuées conformément aux directives IRC (et aux exigences des donateurs, si nécessaire) et en toute transparence.

• S’assurer que toutes les initiatives de ressources humaines sont correctement et rapidement mises en œuvre.

• S’assurer que tous les rapports pour le département des ressources humaines sont complétés avec précision et dans les délais

• Offrir une formation et un mentorat intensifs au personnel national pour augmenter la capacité

• S’assurer que toutes les procédures RH de l’IRC sont correctement suivies par tout le personnel et proposer / développer des améliorations si nécessaire.

• Veiller à ce que le département des ressources humaines basé à Kinshasa se rende régulièrement sur le terrain pour surveiller les fonctions des ressources humaines et soutenir le personnel travaillant sur le terrain.

• Appliquer les procédures opératoires normalisées dans la mesure où elles se rapportent au rôle du département des ressources humaines.

Planification stratégique Budgétisation et finances

• Participer à la révision du plan d’action stratégique (SAP) du bureau de pays de la RDC en RDC.

• Développer un plan d’opérations pour soutenir les activités du programme

• Soutenir les efforts globaux du bureau de pays pour assurer une culture de pensée stratégique en veillant à ce que les nouveaux employés soient orientés vers SAP, conscients de leur rôle dans la contribution au SAP et intégrant des éléments du SAP dans leur travail quotidien afin de contribuer à ses objectifs généraux.

Représentation

• Établissez de bonnes relations avec les fonctionnaires des administrations locales et nationales, du travail, des douanes, de l’immigration et autres afin de vous assurer que les projets IRC sont conformes à la législation et aux coutumes locales et de réduire les contraintes bureaucratiques à la mise en œuvre des projets.

• Établir de bonnes relations avec les autres ONGI et les acteurs humanitaires

• Assister aux réunions externes pertinentes organisées pour discuter des problèmes de sécurité, de logistique et d’administration ayant une incidence sur les opérations de l’IRC sur le terrain.

Exigences

• Diplôme de maîtrise requis (opérations générales ou liées à la gestion, de préférence);

• Expérience minimale de 5 ans dans la gestion d’opérations et / ou de projets dans des pays en développement, de préférence en Afrique;

• Capacité démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux de terrain distants

• Expérience dans la gestion de la chaîne logistique mondiale, des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité

• Expérience dans la gestion d’opérations (y compris de sécurité) dans des environnements touchés par des conflits

• Excellentes compétences en communication interculturelle

• Excellent renforcement des capacités du personnel et compétences de formation

• Solides compétences en résolution de problèmes, en analyse et en prise de décision ;

• Solides compétences en informatique ;

• Flexibilité, capacité de travailler de manière autonome et de respecter les délais

Situation de sécurité / logement spécifique

Goma étant la phase de sécurité 3 (ORANGE), le DDO devra respecter les divers protocoles de sécurité en vigueur dans le pays. La phase 3 nécessite une planification d’urgence claire en place avec le personnel préparé au cas où une hibernation ou une évacuation serait appelée.