Emergency Programme Coordinator 78 views0 applications

[Version en francais ci-dessous]

[EN] Concern Worldwide started working in DRC in 1994. Since that time we have grown into one of the leading humanitarian organisations operating in DRC with national rapid response programmes, resilience programmes, cash, WASH and nutrition programmes. The Emergency Programme Coordinator will lead Concern’s country teams in positioning and implementing emergency responses.

DRC has been facing a protracted security and humanitarian crisis for 25 years. In May 2021, the government of DRC responded to increased activity by multiple armed groups in the east of the country, including high levels of violence towards civilian populations, by imposing an ‘Etat de Siège’ in North Kivu and Ituri Provinces. Over the course of 2022 and early 2023, however, ongoing conflict has forced the displacement of approximately half a million people. Simultaneously, humanitarian actors have observed a progressive deterioration in access to those in greatest need.Concern Worldwide recognises the need to increase its emergency response capacity to effectively serve populations displaced by the ongoing conflict, mostly notably in North Kivu.

About the role: This is a 12-month role with unaccompanied terms based in Goma, Democratic Republic of Congo (regular travel expected) with a salary of Grade 4 (€44,133 – €49,038).

You will report to the Programme Director, and will line manage the emergency Programme Managers and their teams (cash and WASH). You will work closely with the Area Coordinators, Humanitarian Access advisors, Base Managers, WASH Advisor, Gender and Protection Advisor, the Logistics Coordinator and the Country Director.

We would like you to start in May 2023.

Your purpose: The Emergency Programme Coordinator will provide leadership for the overall development, management and implementation of Concern’s rapid response interventions in DRC. The Emergency Coordinator ensures that emergency response, preparedness and recovery plans and activities for Concern DRC are implemented successfully and according to the respective project budgets and timeframes whilst meeting the highest standards of quality and accountability. The Coordinator will work to continuously improve standards and procedures around emergency responses, positioning and preparing the country team to respond effectively to rapid onset emergencies.

Concern is a member of SAFER, a consortium of five international INGOs implementing rapid responses to support households displaced by violence or natural disasters. As Emergency Programme Coordinator, you will lead the SAFER response for Concern in DRC and will be responsible for coordinating with the other four SAFER organisations plus the Consortium Coordination Unit to ensure our interventions are meeting the needs of vulnerable communities in Eastern Congo. You will also be responsible for positioning the organisation to respond to additional alerts via other funding modalities, and the development of Concern DRC’s expertise in rapid response more generally.

In this role, the Emergency Coordinator will:

Coordination and Leadership:

• Provide operational leadership in the implementation of Concern emergency programmes, ensuring cohesion with Concern DRC’s country strategic plan.
• As the designated in-country focal point for emergency response, maintain familiarity with, and ensure adherence to Concern and international standards and tools.
• Work proactively to identify new alerts in coordination with other actors including OCHA and ensure that Concern is strategically and operationally well positioned to respond to rapid onset crises in North Kivu, Tanganyika and, where appropriate, other provinces in DRC.
• Coordinate Concern-led emergency assessments and participate in other relevant joint assessments as requested by the PD/Country Director.
• Ensure that Concern DRC’s internal mechanisms are optimised to support rapid response.
• Develop and maintain a strong network of key contacts with other INGOs, local partners, OCHA and other UN agencies in order to ensure complementarity and avoid duplication of activities.
• Participate actively in coordination meetings regarding responses to alerts.
• Develop and document lessons learnt and success stories, sharing information where appropriate and promoting good relations and collaboration with other actors.
• Develop strategies and plans that contribute to raising the profile of Concern as an expert organization in Eastern DRC.
• Work actively with partners and consortium members to develop, improve and harmonize tools for emergency programming.
• Participate in donor calls and meetings, preparing and presenting regular, informative project updates.

Programme Management, Quality and development

• Plan emergency responses in collaboration with Concern teams, ensuring clear follow up to recommendations from relevant assessments.
• Assist in the development of funding proposals in line with Concern DRC’s country strategy.
• Provide ongoing strategic input into the planning, implementation, technical development, monitoring and evaluation of Concern’s Rapid Response Programme in DRC, including SAFER.
• Support project launch and closure, collect and disseminate lessons learnt and support learning initiatives across all grants.
• In close collaboration with the Country Financial Controller and PD, develop accurate financial forecasting for emergency response interventions and monitor expenditure on current programmes, ensuring resources are optimised and spending is in line with Concern’s financial procedures and donor requirements.
• Ensure that programme implementation teams understand and adhere to donor strategy, donor guidelines, formats and processes
• Oversee procurement processes for emergency responses, coordinating closely with relevant departments.
• Ensure that donor proposals, budgets and reports are of high quality, up to date and delivered in a timely manner in accordance with Concern policies/procedures and donor requirements.
• Work closely with field teams to develop objectives, indicators and activities and clear monitoring frameworks (including, where appropriate, remote monitoring plans) for each project in collaboration with the M & E Manager and Programme Director.
• Ensure the mainstreaming of a gender-sensitive and protection-oriented approach across all programme activities, in particular those addressing complex and culturally sensitive topics (gender-based violence, transactional sex, sexually transmitted diseases) with groups of women, men, girls and boys.
• Conduct regular field visits to support programme teams and monitor programme implementation.

Security

• In collaboration with the Security Focal Group and Area Coordinator, undertake analysis of security incidents and trends in the zone(s) of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advise as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans as necessary.
• Participate in the revision of Standard Operating Procedures (SOPs) and other security related duties when necessary.
• Support the program team in security and feasibility assessments for new areas of intervention.

Staff Management and Development:

• Manage the rapid response programme managers with particular emphasis on capacity building of staff through mentoring, training, and ensuring all staff have up to date job descriptions and Performance Development Reviews (PDR) as per policy.
• Identify project staff needs, ensuring that job descriptions are developed, properly qualified staff are recruited, inducted and trained as per the needs of the specific programme and the organisation more generally.
• Participate in the recruitment of the programme team staff, including through the preparation of job requisitions and job descriptions and participation in interviews and induction.
• Establish clear performance objectives for each of the reporting staff and conduct formal Performance and Development Reviews (PDRs).
• Build the capacity of the current team members on project management and relevant technical skills.

Other:

• Ensure team members are aware of core Concern policies and procedures relevant to their work, and with the support of others, carry out regular briefings on these policies, including the P4, security management, accountability etc.
• Contribute to the implementation of the aforementioned policies.
• Together with other project teams members, ensure HIV & AIDS, inequality and risk and vulnerability are analysed, mitigated against and responded to during the overall planning, implementation and management of the WASH project

Your skills and experience will include:

Education, Qualifications & Experience Required:

• At least 5 years of experience in implementing multi sectoral programmes in a complex emergency context, with proven experience in all cycles of the project cycle.
• Experience managing cash-based interventions.
• Experience in external representation with authorities and partners.
• Good spoken and written French & English.
• A proven record of effective team and people management.
• Sensitivity to cultural differences, and the ability to work in a wide variety of cultural contexts.
• Excellent teamwork skills and the ability to build good relations both internally and externally.
• Experience of building capacity of internal and partner staff.
• Analytical and problem solving skills.
• Proven financial management skills.
• Commitment to Concern’s ethos and values.
• Sound IT skills, including Word and Excel.

We would also like:

• Experience in proposal and report writing.
• Familiarity with logistics, HR, Finance, and administrative processes of Concern.
• Understanding and experience of mainstreaming issues of gender equity, ethnicity and HIV and AIDS into project planning and implementation.
• Proven influencing and negotiating skills with internal and external audiences.
• Experience of working in Africa (or elsewhere under similar conditions).
• Ability to organize and prioritize workload, using initiative when appropriate.
• Ability to cope with stress; work under pressure often to strict deadlines.
• Facilitation and interpersonal skills.

[FR] Concern Worldwide a commencé à travailler en RDC en 1994. Depuis lors, nous sommes devenus l’une des principales organisations humanitaires opérant en RDC avec des programmes nationaux de réponse rapide, des programmes de résilience, des programmes cash, d’eau, d’assainissement et de nutrition. Le coordinateur des programmes d’urgence dirigera les équipes nationales de Concern dans le positionnement et la mise en œuvre des réponses d’urgence.

La RDC est confrontée à une crise sécuritaire et humanitaire depuis 25 ans. En mai 2021, le gouvernement de la RDC a réagi à l’intensification des activités de plusieurs groupes armés dans l’est du pays, y compris à des niveaux élevés de violence à l’égard des populations civiles, en imposant un “État de siège” dans les provinces du Nord-Kivu et de l’Ituri. Au cours de l’année 2022 et au début de l’année 2023, le conflit en cours a forcé le déplacement d’environ un demi-million de personnes. Simultanément, les acteurs humanitaires ont observé une détérioration progressive de l’accès aux personnes les plus démunies. Concern Worldwide reconnaît la nécessité d’augmenter sa capacité d’intervention d’urgence pour servir efficacement les populations déplacées par le conflit en cours, notamment dans le Nord-Kivu.

A propos du poste : Il s’agit d’un poste de 12 mois à durée indéterminée basé à Goma, en République démocratique du Congo (déplacements réguliers prévus), assorti d’un salaire de grade 4 (44 133 € – 49 038 €).

Vous rendrez compte au directeur de programme et superviserez les gestionnaires de programmes d’urgence et leurs équipes (Cash et WASH). Vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone, les conseillers en accès humanitaire, les gestionnaires de base, le conseiller WASH, le conseiller en genre et protection, le coordinateur logistique et le directeur national.

Nous aimerions que vous commenciez en mai 2023.

Votre objectif : Le coordinateur du programme d’urgence assurera la direction de l’ensemble du développement, de la gestion et de la mise en œuvre des interventions de réponse rapide de Concern en RDC. Le coordinateur des urgences s’assure que les plans et les activités de réponse aux urgences, de préparation et de rétablissement pour Concern RDC sont mis en œuvre avec succès et conformément aux budgets et aux délais des projets respectifs, tout en respectant les normes les plus élevées en matière de qualité et de responsabilité. Le coordinateur s’efforcera d’améliorer en permanence les normes et les procédures relatives aux interventions d’urgence, en positionnant et en préparant l’équipe nationale à répondre efficacement aux situations d’urgence à développement rapide.

Concern est membre de SAFER, un consortium de cinq ONG internationales mettant en œuvre des réponses rapides pour soutenir les ménages déplacés par la violence ou les catastrophes naturelles. En tant que coordinateur du programme d’urgence, vous dirigerez la réponse SAFER pour Concern en RDC et serez responsable de la coordination avec les quatre autres organisations SAFER et l’unité de coordination du consortium afin de garantir que nos interventions répondent aux besoins des communautés vulnérables dans l’est du Congo. Vous serez également chargé de positionner l’organisation pour répondre à des alertes supplémentaires via d’autres modalités de financement, et le développement de l’expertise de Concern RDC en matière de réponse rapide de manière plus générale.

Dans ce rôle, le coordinateur des urgences devra assurer :

Coordination et leadership :

• Assurer un leadership opérationnel dans la mise en œuvre des programmes d’urgence de Concern, en veillant à la cohésion avec le plan stratégique national de Concern RDC.
• En tant que point de contact désigné dans le pays pour les interventions d’urgence, se familiariser avec les normes et les outils de Concern et internationaux et veiller à leur respect.
• Travailler de manière proactive pour identifier de nouvelles alertes en coordination avec d’autres acteurs, y compris OCHA, et s’assurer que Concern est stratégiquement et opérationnellement bien positionné pour répondre aux crises à déclenchement rapide dans le Nord-Kivu, le Tanganyika et, le cas échéant, dans d’autres provinces de la RDC.
• Coordonner les évaluations d’urgence menées par Concern et participer à d’autres évaluations conjointes pertinentes à la demande du DP/directeur national.
• Veiller à ce que les mécanismes internes de Concern RDC soient optimisés pour soutenir une réponse rapide.
• Développer et entretenir un solide réseau de contacts clés avec d’autres ONGI, des partenaires locaux, OCHA et d’autres agences des Nations unies afin d’assurer la complémentarité et d’éviter la duplication des activités.
• Participer activement aux réunions de coordination concernant les réponses aux alertes.
• Développer et documenter les enseignements tirés et les expériences réussies, en partageant l’information le cas échéant et en promouvant les bonnes relations et la collaboration avec d’autres acteurs.
• Développer des stratégies et des plans qui contribuent à rehausser le profil de Concern en tant qu’organisation experte dans l’est de la RDC.
• Travailler activement avec les partenaires et les membres du consortium pour développer, améliorer et harmoniser les outils de programmation d’urgence.
• Participer aux appels et aux réunions des donateurs, préparer et présenter des mises à jour régulières et informatives sur les projets.

Gestion du programme, qualité et développement

• Planifier les interventions d’urgence en collaboration avec les équipes Concern, en assurant un suivi clair des recommandations issues des évaluations pertinentes.
• Aider à l’élaboration de propositions de financement conformément à la stratégie nationale de Concern RDC.
• Apporter une contribution stratégique permanente à la planification, à la mise en œuvre, au développement technique, au suivi et à l’évaluation du programme de réponse rapide de Concern en RDC, y compris SAFER.
• Soutenir le lancement et la clôture des projets, collecter et diffuser les enseignements tirés et soutenir les initiatives d’apprentissage dans le cadre de toutes les subventions.
• En étroite collaboration avec le contrôleur financier national et le directeur financier, élaborer des prévisions financières précises pour les interventions d’urgence et contrôler les dépenses des programmes en cours, en veillant à ce que les ressources soient optimisées et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs.
• Veiller à ce que les équipes chargées de la mise en œuvre des programmes comprennent et respectent la stratégie, les lignes directrices, les formats et les processus des donateurs.
• Superviser les processus de passation de marchés pour les interventions d’urgence, en étroite coordination avec les services concernés.
• Veiller à ce que les propositions, les budgets et les rapports des donateurs soient de grande qualité, à jour et fournis en temps voulu, conformément aux politiques et procédures de Concern et aux exigences des donateurs.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes de terrain pour développer des objectifs, des indicateurs et des activités ainsi que des cadres de suivi clairs (y compris, le cas échéant, des plans de suivi à distance) pour chaque projet, en collaboration avec le gestionnaire M&E et le directeur de programme.
• Veiller à l’intégration d’une approche sensible au genre et axée sur la protection dans toutes les activités du programme, en particulier celles qui abordent des sujets complexes et sensibles sur le plan culturel (violence fondée sur le genre, sexe transactionnel, maladies sexuellement transmissibles) avec des groupes de femmes, d’hommes, de filles et de garçons.
• Effectuer des visites régulières sur le terrain pour soutenir les équipes de programme et contrôler la mise en œuvre du programme.

Sécurité

• En collaboration avec le groupe focal de sécurité et le coordinateur de zone, analyser les incidents et les tendances en matière de sécurité dans la ou les zones d’intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que les responsables hiérarchiques soient régulièrement informés de la situation en matière de sécurité et en les conseillant, le cas échéant, sur l’adaptation des plans de travail et des plans de déplacement.
• Participer à la révision des procédures opérationnelles standard (POS) et à d’autres tâches liées à la sécurité, le cas échéant.
• Soutenir l’équipe du programme dans l’évaluation de la sécurité et de la faisabilité de nouveaux domaines d’intervention.

Gestion et développement du personnel :

• Gérer les gestionnaires du programme de réaction rapide en mettant l’accent sur le renforcement des capacités du personnel par le biais du mentorat, de la formation et en veillant à ce que tous les membres du personnel disposent de descriptions de poste actualisées et d’examens de développement des performances (PDR) conformément à la politique en vigueur.
• Identifier les besoins en personnel du projet, en veillant à ce que des descriptions de poste soient élaborées et que du personnel dûment qualifié soit recruté, intégré et formé en fonction des besoins du programme spécifique et de l’organisation en général.
• Participer au recrutement du personnel de l’équipe du programme, notamment en préparant des demandes d’emploi et des descriptions de poste et en participant aux entretiens et à l’initiation.
• Fixer des objectifs de performance clairs pour chaque membre du personnel concerné et procéder à des examens formels de performance et de développement (EPD).
• Renforcer les capacités des membres actuels de l’équipe en matière de gestion de projet et de compétences techniques pertinentes.

Autre :

• S’assurer que les membres de l’équipe connaissent les politiques et les procédures de base de Concern relatives à leur travail et, avec le soutien d’autres personnes, organiser régulièrement des séances d’information sur ces politiques, y compris le P4, la gestion de la sécurité, l’obligation de rendre compte, etc.
• Contribuer à la mise en œuvre des politiques susmentionnées.
• En collaboration avec les autres membres des équipes de projet, veiller à ce que le VIH/sida, les inégalités, les risques et la vulnérabilité soient analysés, atténués et pris en compte lors de la planification, de la mise en œuvre et de la gestion globales du projet WASH.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Formation, qualifications et expérience requises :

• Au moins 5 ans d’expérience dans la mise en œuvre de programmes multisectoriels dans un contexte d’urgence complexe, avec une expérience avérée dans tous les cycles du projet.
• Expérience de la gestion d’interventions basées sur l’argent liquide.
• Expérience de la représentation externe auprès des autorités et des partenaires.
• Bonne connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Une expérience avérée en matière de gestion efficace d’équipes et de personnes.
• Sensibilité aux différences culturelles et capacité à travailler dans des contextes culturels très variés.
• Excellentes aptitudes au travail en équipe et capacité à établir de bonnes relations tant en interne qu’en externe.
• Expérience du renforcement des capacités du personnel interne et des partenaires.
• Compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
• Compétences avérées en matière de gestion financière.
• Engagement à l’égard de l’éthique et des valeurs de Concern.
• Solides compétences informatiques, y compris Word et Excel.

Nous aimerions également :

• Expérience de la rédaction de propositions et de rapports.
• Familiarité avec la logistique, les ressources humaines, les finances et les procédures administratives de Concern.
• Compréhension et expérience de l’intégration des questions d’équité entre les sexes, d’appartenance ethnique et de VIH/SIDA dans la planification et la mise en œuvre des projets.
• Compétences avérées en matière d’influence et de négociation avec des publics internes et externes.
• Expérience de travail en Afrique (ou ailleurs dans des conditions similaires).
• Capacité à organiser et à hiérarchiser la charge de travail, en faisant preuve d’initiative le cas échéant.
• Capacité à gérer le stress, à travailler sous pression et à respecter des délais stricts.
• Compétences en matière d’animation et de relations interpersonnelles.