The Organisation
Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.
We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.
Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.
We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.
We have been building powerful partnerships for children for over 85 years, and are now active in more than 75 countries.
PERFIL DA FUNÇÃO
| Título | Diretor de Ética e Conformidade (ECO) | ||
| Área funcional | Garantia de Segurança de Qualidade | ||
| Reporta: | Chefe de Missão | ||
| Localização | Bissau | Viagem necessária | 80% em diferentes localidades e 20% do tempo em atividades relacionadas ao escritório |
| Data efetiva | outubro de 2022 | Grau | |
função OBJETIVO
[Uma declaração concisa, capturando as principais razões pelas quais esse papel existe e uma articulação clara do contexto do papel. Como esse papel contribuirá para criar mudanças duradouras para as crianças?]
Esta função apoiará o trabalho da Plan International Guiné-Bissau na análise dos fatores de sucesso e riscos enfrentados pela organização e recomenda qualquer melhoria necessária no controle e gestão de risco necessária para atingir os objetivos e melhorar o desempenho da maneira mais transparente. O titular deste cargo irá projetar, atualizar e implementar controles para garantir o cumprimento dos requisitos da Plan e dos doadores e em todas as áreas de negócios e revisar periodicamente a cultura organizacional para fornecer garantia à liderança de que a ética e os valores estão sendo respeitados na entrega da Plan. mandato.
Dimensões da função
[Esta seção fornece um resumo do tamanho e autoridade do cargo. Abrange o tamanho do orçamento realizado, o número de subordinados diretos, outras partes interessadas importantes que podem depender dele, o tipo de comunicação necessária, a representação externa envolvida e o alcance da função.]
Este cargo não supervisiona nenhum outro e trabalhará com a Equipe de Liderança do País para garantir que as atividades do Plano e as confiadas aos parceiros de implementação cumpram as políticas e procedimentos do Plano e estejam alinhadas com os padrões e melhores práticas internacionalmente aceitos.
Responsabilidades
[Esta seção é fundamental para esclarecer as expectativas da função, fornecer a estrutura para seu relacionamento com os colegas e fornecer áreas de responsabilidade em relação às quais o desempenho pode ser gerenciado.
Isso deve incluir uma série de breves declarações que definem os resultados finais necessários. Por exemplo, dirigir, contribuir, identificar, gerenciar, ser responsável por, aconselhar/treinar, construir, desenvolver, fornecer, conduzir, supervisionar, estabelecer, participar etc.
Idealmente, as declarações devem ser redigidas de modo que levem a pensamentos de medição. Por exemplo, é melhor declarar algo como “alcançar os padrões de manutenção” do que “realizar a manutenção”. O primeiro leva a uma medida contra os padrões de manutenção.]
- Avaliar periodicamente e confirmar à liderança a força do Controle Interno e liderar os processos de auditoria interna.
- Estar ciente do propósito, objetivos, programas, estratégias e ambiente operacional da organização.
- Manter-se a par das mudanças na organização: sua estratégia nacional (CS) e programas/projetos para que esteja atualizado com os negócios da Plan International Guiné Bissau.
- Utilizando o plano de revisão interna e auditoria, assegure-se da existência e eficácia dos sistemas internos para atingir os objetivos do Plano e abordar os riscos identificados, garantindo que:
- Os ativos da organização (financeiros, materiais, recursos humanos, propriedade intelectual e outros direitos legais) são salvaguardados
- Os sistemas de informação gerencial existem e são adequados (ou seja, funcionais, confiáveis e precisos)
- As políticas, procedimentos e diretrizes organizacionais são seguidos
- Uso prudente e econômico dos recursos da organização (valor pelo dinheiro, sem ativos ociosos, sem desperdício, sem abuso, etc.)
- Fornecer garantia à gestão do cumprimento das políticas e procedimentos do Plano, informando regularmente sobre as atribuições realizadas.
- Fornecer treinamento na área de tecnicidade conforme planejado no programa de treinamento do país
- Preparar relatórios para a administração sobre as atribuições de auditoria interna realizadas.
- Monitorar as ações tomadas pela administração em resposta às revisões de auditoria, garantindo um acompanhamento eficaz.
- Realizar treinamento sobre as políticas e procedimentos globais da Plan para funcionários e parceiros, especificamente a Política Antifraude, Antissuborno e Corrupção.
- Responsável pela revisão trimestral dos adiantamentos e sua liquidação no software SAP
- Participar ativamente de quaisquer redes regionais de controle interno / auditoria, bem como redes externas relevantes sobre controles internos e gerenciamento de riscos.
- Controle de comunicação de patrocínio – teste de diferentes tipos de comunicação.
- Conduzir o teste do sistema de controle interno em vigor para robustez, eficiência e eficácia para atingir os objetivos da organização e relatar as áreas de melhoria.
- Desenvolver (em consulta com o Diretor do País), coordenar e implementar um cronograma abrangente de controle interno (auditoria) que garanta a cobertura regular de todos os departamentos/unidades.
- Facilitar quaisquer exercícios de autoavaliação necessários sobre a eficácia dos controles internos.
- Assessorar e apoiar a gestão no fortalecimento dos controles internos, sistemas e processos.
- Participar no design de todas as ferramentas necessárias para o trabalho de controle interno (papéis de trabalho, formato de relatório e protocolos, etc.)
- Realizar verificação física de todos os ativos fixos, pelo menos uma vez por ano.
- Realizar contagem física de lojas (escritório nacional e escritórios de campo) pelo menos uma vez por ano
- Revise as transações em todos os projetos implementados pela Plan conforme necessário com base na avaliação de risco e antes de qualquer auditoria externa.
- Conduza contagens de caixa surpresa.
- Após a conclusão de cada trabalho de controle interno, apresentar ao CD e ao responsável da entidade auditada um resumo dos achados significativos (positivos e/ou negativos) e suas possíveis causas e implicações; se/conforme necessário, recomendar medidas para corrigir pontos fracos e/ou replicar realizações positivas.
- Liderar a due diligence de parceiros e acompanhar a implementação das ações acordadas
- Responsável pela revisão das atividades dos parceiros (LNGOs) (entregas, relatórios) em relação aos Contratos de Financiamento assinados com a Plan trimestralmente.
- Auxiliar na sensibilização e treinamento de funcionários e parceiros em suas áreas de competência. Planeje e garanta a aprovação do plano anual de capacitação e conscientização de fraude.
- Coordenar a avaliação do parceiro antes de planejar o envolvimento com eles
- Envie o relatório relacionado para revisão e aprovação pelo Diretor do País
- Avaliar periodicamente o nível de implementação dos planos de capacitação acordados
- Monitorar se a devida diligência apropriada é realizada em todos os parceiros em potencial, incluindo avaliação da capacidade financeira e triagem antiterrorismo
- Monitorar as ações tomadas para resolver os pontos fracos identificados por meio de due diligence de parceiros
- Coordenar/realizar auditorias de parceiros para garantir a conformidade com as regras e regulamentos do doador e do Plano
- Realizar treinamento sobre as políticas e procedimentos globais da Plan para parceiros, especificamente a Política Antifraude, Antissuborno e Corrupção.
- Liderar o processo de gerenciamento de risco
- Trabalhar com a Equipe de Liderança do País para reforçar o envolvimento estratégico com os sistemas de gestão de risco, incluindo a mitigação proativa de riscos e garantindo que o sistema reflita com precisão os riscos identificados na unidade do programa e no nível das áreas do programa.
- Responsável pela revisão e atualização trimestral do Country Risk Register no software Galileo.
- Conduz revisão do processo de aquisição para determinar o nível de risco e propor ações para mitigá-los.
- Pelo menos uma vez por ano, treine a equipe do Plano em Gestão de Riscos. Usando uma abordagem participativa, garantir a identificação e avaliação de riscos relevantes que possam dificultar a entrega pela Plan International Guiné Bissau de seu objetivo estratégico e operacional.
- Coordenar com atores internos Auditorias e Revisões externas
- Elaborar um plano de revisão (revisões anuais e trimestrais) abrangendo todos os fatores de sucesso e áreas de riscos identificados, bem como as funções, serviços, domínios e atividades e unidades operacionais conforme relevantes.
- Atuar como ponto focal para todas as auditorias externas encomendadas pelo Plano ou doador, facilitando o fornecimento oportuno de documentos e informações conforme exigido por auditores/revisores externos e acompanhando as listas de ações de auditoria.
- Conduzir a seleção de auditores externos elaborando termo de referência, e revisar a oferta técnica de licitações.
- Participar da auditoria Global Assurance.
- Monitorar as ações tomadas pela administração em resposta a auditorias e revisões externas, garantindo que todas essas ações sejam implementadas e relatadas conforme acordado e em tempo hábil
- Realizar em consulta com a Unidade de Combate à Fraude (CFU) Investigações
- Desempenhar outras funções, incluindo a realização de análises e investigações complexas ou sensíveis, conforme designado.
- Levar à atenção imediata do CD qualquer questão que requeira investigação especial e qualquer caso de fraude comprovada para que o CD possa decidir sobre o curso de ação apropriado e relatar conforme os procedimentos estabelecidos.
- Em conformidade com os padrões da profissão, conduza estudos, consultas ou investigações ad hoc na Plan ou em suas organizações e comunidades parceiras.
- Revisar periodicamente e confirmar à gerência que a entrega do trabalho do Plano está alinhada com os valores e a ética organizacionais
- Aderir e respeitar em todas as suas atividades e comportamentos a ética, as normas e as normas da profissão, notadamente em termos de métodos, competência, objetividade e independência. (E) espera-se que ele documente seu trabalho de controle interno e mantenha papéis de trabalho padrão. As revisões de controle interno devem ser documentadas em um padrão que permita que outra pessoa reexecute o(s) teste(s) de controle interno que ele(a) realizou e apresente os mesmos resultados que ele(a) (incluir detalhes dos testes que ele(a) realizou , a amostra selecionada e os resultados dos testes).
- Garantir que ele esteja familiarizado com os padrões de auditoria e ética e em conformidade com as políticas da Plan International nesta área.
- Revisar e confirmar o alinhamento de comportamentos e práticas com o conjunto de valores, código de conduta, políticas e procedimentos antirracismo da Plan
- Em conjunto com o departamento de RHOD, estabeleça um plano para manter a equipe a par dos valores organizacionais.
Outros:
- Garante que as políticas globais da Plan International para Salvaguarda de Crianças e Jovens e Igualdade e Inclusão de Gênero sejam totalmente incorporadas de acordo com os princípios e requisitos da política, incluindo Padrões e Diretrizes de Implementação relevantes, conforme aplicável à sua área de responsabilidade. Isso inclui, mas não se limita a, garantir que funcionários e associados estejam cientes e compreendam suas responsabilidades sob essas políticas e o Código de Conduta (CoC) da Plan International, sua relevância para sua área de trabalho e que as preocupações sejam relatadas e gerenciadas de acordo com os procedimentos adequados.
Principais relacionamentos
[Esta seção refere-se a pessoas dentro e/ou fora da organização com as quais o titular do cargo precisa ter contato e por quê. Isso deve incluir presença virtual.]
- O Diretor de País, como supervisor
- Head de Operações, para controles e assuntos relacionados a riscos
- Os Membros da Equipe de Liderança do País, para fornecer conselhos ou ser informados sobre a possível revisão a ser realizada
- Gerentes de projeto e chefes de escritórios de campo para auxiliar na identificação de riscos relacionados ao seu projeto e revisar as transações associadas ao seu trabalho
- O WACA Global Assurance Manager, para aconselhamento, orientação técnica
- Outros gerentes de seguro de qualidade do país WACA (rede), para compartilhamento de conhecimento e experiência
Experiência técnica, habilidades e conhecimento
[Esta seção detalha as habilidades, conhecimentos e experiência que o titular do cargo deverá demonstrar ao fazer bem o trabalho.
Isso deve incluir níveis claros de conhecimento técnico e habilidades que apoiem nosso trabalho em nível nacional, internacional e global.]
Essencial
- Licenciatura em contabilidade e/ou nível 2 de qualificação profissional em contabilidade
- Mínimo de 3 anos em função semelhante
- Boa capacidade analítica e de síntese
- Capacidade de estudar e entender rapidamente novos ambientes operacionais e sistemas organizacionais
- Boa capacidade de comunicação – escrita e oral; habilidades de escuta e negociação
- Independência e objetividade e capacidade de trabalhar com supervisão mínima
- Organizado, metódico e meticuloso
- Disponibilidade para viajar para as unidades do programa até 80% do tempo
- Receptivo
- Bons conhecimentos de informática, incluindo proficiência em processamento de texto e planilhas e o uso do pacote de contabilidade
- Experiência em auditoria será uma vantagem
- Capacidade de trabalhar com crianças e observar o código de conduta em relação à proteção da criança e valores organizacionais
- Trabalho em equipe.
- Leal, honesto, confiável e respeitoso com os procedimentos.
Desejável
- Grande capacidade de escuta, discreto e diplomático
- Sensível às condições culturais e sociais
- Compromisso com a aprendizagem contínua; disposto a atualizar o conhecimento
- Capacidade de responder/gerenciar múltiplas demandas de vários sites/departamentos
- Experiência de trabalho em uma ONG
Valores da Plan International na prática
Somos abertos e responsáveis
- Promove uma cultura de abertura e transparência, inclusive com patrocinadores e doadores.
- Responsabiliza a si mesmo e aos outros para alcançar os mais altos padrões de integridade.
- Consistente e justo no tratamento das pessoas.
- Aberto sobre os erros e ansioso para aprender com eles.
- Responsável por garantir que somos uma organização segurapara todas as crianças, meninas e jovens
Nós nos esforçamos para um impacto duradouro
- Articula um propósito claro para a equipe e estabelece altas expectativas.
- Cria um clima de melhoria contínua, aberto a desafios e novas ideias.
- Concentra recursos para impulsionar mudanças e maximizar o impacto a longo prazo, respondendo a mudanças de prioridades ou crises.
- Baseado em evidências e avalia a eficácia.
Trabalhamos bem juntos
- Busca resultados construtivos, ouve os outros, disposto a se comprometer quando apropriado.
- Constrói relacionamentos construtivos em toda a Plan International para apoiar nossos objetivos compartilhados.
- Desenvolve relações de confiança e ‘ganha-ganha’ com financiadores, parceiros e comunidades.
- Envolve-se e trabalha bem com outras pessoas fora da organização para construir um mundo melhor para as meninas e todas as crianças.
Somos inclusivos e empoderadores
- Capacitamos nossa equipe para dar o melhor de si e desenvolver seu potencial
- Respeitamos todas as pessoas, apreciamos as diferenças e desafiamos a igualdade em nossos programas e nosso local de trabalho
- Apoiamos crianças, meninas e jovens para aumentar sua confiança e mudar suas próprias vidas.
Ambiente físico
[Nesta seção, indique “ambiente de escritório típico” ou condições como “deve trabalhar ao ar livre em um clima extremamente quente e úmido”. Observe também se algum equipamento de proteção é necessário.]
- Ambiente de escritório típico
- Viajará para áreas do programa com muita frequência
Nível de contato com crianças
[Por favor, exclua conforme aplicável]
- O titular do posto tem contato ocasional com crianças. Espera-se que as crianças sejam protegidas em todos os momentos
Documentos necessários para a candidatura
- Carta de candidatura
- Uma cópia do diploma ou certificado
- Curriculum vitae actualizado com 3 referências de antigos empregadores (nome, número de telefone e e-mail) ou colegas de trabalho,
As candidaturas deverão ser submetidas na plataforma digital.
O prazo para apresentação das candidaturas será até o dia 11 de outubro de 2022.
As candidatas do sexo feminino são altamente encorajadas.
Departamento de Recursos Humanos
Location: Bissau, Guinea-Bissau
Type of Role: Local contract
Reports to: Country Director
Grade: D2
Closing Date: 11/10/2022
Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.
We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.
Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.
We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.
Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.
A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.
Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.
More Information
- Job City Bissau
