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Titre de la position : Grant Specialist
Supervisée par : Head of Program
Répondant à : Head of Program
Duty station : Bangui
Area of Operation : République centrafricaine (avec déplacements fréquents sur les bases)
Période considérée: 12 mois (potentiellement renouvelables)
Type de contrat : Expatrié
Salary & Benefits : Non-management G- niveau 2 (poste non accompagné)

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

Présente depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République Centrafricaine, travaillant dans trois régions (Ouham, Ouham-Pendé, Ombella-M’Poko) avec 2 bases et 1 sous-base en plus d’un bureau en capitale (Bangui) avec un portefeuille de projets portant sur différents secteurs. La stratégie programmatique pour l’année 2020 est axée autour des trois secteurs suivants : protection, relance économique et moyens d’existence, et réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.

Objet

Sous le management de la Responsable des Programme, le/la Grant Specialist devra s’assurer que DRC se conforme aux directives et aux exigences opérationnelles et bailleurs en matière de gestion des subventions. Il/elle aura en charge la coordination des étapes-clés de la soumission de propositions de projets et devra veiller à la bonne mise en œuvre et à l’exécution des budgets ainsi qu’à la rédaction des rapports financiers, conformément aux exigences de DRC. Le/la Grant Specialist sera basé-e à Bangui et sera amené-e à réaliser de fréquents déplacements vers les bases d’opération de DRC en Centrafrique. Il/elle aura par ailleurs un stagiaire ainsi qu’un staff local sous sa responsabilité.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous :

Développement du programme et reporting

• En étroite collaboration avec l’équipe Senior Management et de Coordination, diriger et aider à l’élaboration et/ou à l’examen de notes conceptuelles, de propositions de projet et d’amendements.
• Réaliser ou faciliter la cartographie des bailleurs aux niveaux national et régional.
• Apporter un appui à l’équipe pour assurer la conformité opérationnelle des subventions avec les directives et les règlements bailleurs dans les domaines des fonctions support.
• Aider le bureau de pays et régional à préparer, faciliter et assurer le suivi des réunions de subventions ainsi qu’à rédiger, finaliser et partager un ensemble minimum de documents requis pour les réunions bailleurs.
• Assurer la liaison avec l’équipe finance sur le suivi budgétaire et les niveaux de dépenses des subventions de fonctionnement.
• Revoir les rapports bailleurs
• Assurer le suivi contractuel de chaque subvention dans le système ERP

Gestion de la qualité

• Elaborer les cadres logiques.
• Participer aux réunions de lancement, d’examen et de clôture des projets afin de mettre en évidence les composantes inter-projets visant à reproduire les bonnes pratiques et à renforcer les synergies entre projets.

Renforcement des capacités

• Organiser ou faciliter la formation des équipes sur les cadres logiques, l’élaboration de propositions et/ou de rapports
• Fournir en temps voulu des conseils aux responsables programme et au personnel, selon les besoins ;
• Renforcer les capacités, former et appuyer le personnel sur le terrain.

Communication

• Assurer le suivi budgétaire des activités de communication
• Produire des documents de communication (newsletter, fiches projets, documents de présentation de la mission, mise à jour du site web, témoignages des bénéficiaires, etc.)

Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage

• Appuyer au besoin le département SERA dans l’élaboration des outils et des rapports
• Appuyer à la cohérence entre les activités SERA et les besoins programmatiques

En tant que spécialiste, le titulaire du poste est responsable de ce qui suit :

• Responsable de fournir des connaissances spécialisées et un savoir-faire opérationnel au sein d’une discipline spécifique.
• Peut également avoir des responsabilités techniques hiérarchiques, mais généralement sur des questions techniques ou opérationnelles.

Ethique et conformité

• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps.
• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC.
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs.
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur pour des besoins du service à tout moment.
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité.
• Être en relation avec les autres départements techniques dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

Représentation

• Représenter l’organisation auprès des instances internes et externes, sur demande et/ou sur délégation

Qualifications requises

Compétences essentielles

• Master en relations internationales, en gestion de projet, en administration ou études similaires pertinentes pour le poste.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion de subventions au sein d’une ONG internationale.
• Connaissance des règles, règlements et procédures bailleurs (OFDA, ECHO, EUROPAID, bailleurs UN, etc.)
• Expérience avérée en matière de demande de financement auprès de bailleurs de fonds institutionnels.
• Expérience avérée en matière de renforcement des capacités et de formation du personnel national et des partenaires.
• Excellente aptitude en communication verbale et écrite et parfaite maitrise de la rédaction de rapports.
• Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel.
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais est également requise.

Compétences souhaitées

• Expérience préalable en Afrique de l’Ouest et/ou Afrique centrale
• Expérience dans une ONG engagée dans les Droits Humains

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• Fort intérêt pour les réseaux engagés dans les Droits Humains
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour