Le Conseil danois pour les réfugiés, l’une des principales ONG humanitaires au monde, est actuellement à la recherche de son/sa Responsable du Service Support au Niger.
Le poste et son rôle :
Responsable des Services Support, vous assurerez la direction générale et la gestion de tous les services support de DRC au Niger. Vous veillerez à la consolidation de services de façon efficiente dans les domaines des finances, de l’administration, des technologies de l’information, des ressources humaines, des achats et de la logistique. Vous jouerez un rôle clé dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Niger, ainsi que dans la conception, la mise en œuvre et l’amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l’appui de la mission de DRC au Niger, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC. Vous serez membre du Senior Management Team (SMT).
Vos responsabilités et taches principales serons les suivantes :
Finance
- S’assure de la mise en conformité des procédures de la mission avec les politiques DRC et les contrats bailleurs. Ceci inclus les rapports financiers pour DRC et de ses partenaires, les rapports financiers aux bailleurs, la gestion de la trésorerie et des caisses, les rapprochements de bilans et le suivi des rapports financiers aux autorités nigériennes.
- S’assure que les titulaires de budget soient soutenus dans la préparation de budgets précis, complets et en temps voulu, et coordonne avec HQ pour leur validation et finalisation.
- Soutien les équipes opérationnelles en leur fournissant des suivis budgétaires ; contrôle le suivi budgétaire pour le budget support de la mission.
- Prépare et contrôle régulièrement le budget consolidé de la mission et partage des analyses de la situation financière avec les autres membres du SMT.
- Veille à ce que les exigences internes et externes en matière de rapports financiers soient respectées de manière efficace et en temps utile.
- Supervise les audits internes et externes et control l’implémentation des mesures correctives liés aux standards DRC pour les services supports.
Logistique et approvisionnement :
- S’assure de la bonne mise en œuvre des systèmes logistiques, incluant le management de la flotte de véhicules, des stocks, les achats, les communications, les douanes dans le respect des procédures logistiques standard DRC, ainsi que les règles bailleurs spécifiques éventuelles.
- S’assure que les politiques DRC de lutte contre la fraude et la corruption soient mises en place et suivies scrupuleusement.
- Développe une approche stratégique pour l’approvisionnement, en utilisant les meilleures pratiques pour s’assurer que les achats soient délivrés à temps aux projets et à la meilleure qualité/prix.
- S’assure qu’un système centralisé de suivi des actifs est maintenu, et que les actifs opérationnels soient correctement enregistrés selon les standards DRC.
- S’assure de la bonne gestion de l’ensemble des bâtiments de DRC dans le pays (suivi des contrats de bail, maintenance et réparations, l’hygiène, l’approvisionnement de l’électricité, de l’eau et des matériaux nécessaires). S’assure que les bâtiments soient correctement sécurisés en coordination avec le conseiller sécurité
- S’assure de la bonne gestion de la flotte de véhicules et en assure le bon usage, incluant la répartition par zone selon les besoins et les budgets, la supervision des chauffeurs et de leurs bonnes pratiques, la maintenance des véhicules, et le suivi de leur consommation en carburant.
- S’assure de la bonne gestion du transport des biens et des personnes par terre, mer et air, en lien avec les budgets et en suivant les règles de bonnes pratiques pour assurer un transport répondant à la fois aux règles de sécurité DRC et à une meilleure gestion des coûts.
- S’assure de la bonne gestion de l’accès à la communication pour l’ensemble du personnel.
IT
- S’assure de la standardisation et de l’enregistrement des équipements IT de la mission et que tous les équipements (y compris pour les connexions internet) soient à un niveau assurant le bon fonctionnement du travail, notamment de l’ERP.
Ressources Humaines
- Veille à ce que toutes les politiques de ressources humaines, existantes et nouvelles, soient conçues, mises en œuvre et révisées conformément à celles émises par le siège et au droit du travail nigérien.
- Conseille le Senior Management Team sur les questions et les risques stratégiques en matière de ressources humaines, en prenant le lead sur les principales initiatives dans ce domaine (stratégie de formation et de développement, restructurations, revues salariales, etc).
- Veille à ce que les procédures de RH, y compris le recrutement et la gestion des performances (y compris la revue annuelle du staff), soient respectées par l’ensemble du personnel et à ce que les responsables reçoivent la formation et le soutien dont ils ont besoin pour gérer leurs équipes de manière appropriée.
- S’assure de la bonne gestion des tâches administratives liées à la gestion du personnel.
- S’assure que le système Homère est correctement utilisé, et supervise la préparation des salaires mensuels.
Administration
- S’assure que la mission suive le cadre légal nigérien, et offre son support sur toutes les questions légales, notamment pour les questions de taxes, de code du travail et d’obtention de visas et permis de séjour.
- S’assure que la mission soit en conformité avec les exigences du gouvernement national et régional, notamment pour les questions de protocoles d’accord et de projet, les demandes d’exonérations, les rapports annuels financiers et d’activités, et autres demandes d’informations.
Gestion du Personnel
- Gère directement les Responsables Finance, RH/Admin et Logistiques.
- Veille à ce que tous les postes des équipes de service de support fassent l’objet d’une description de poste précise et que chaque membre de l’équipe comprenne parfaitement les résultats qui sont attendus de lui et qu’il connaisse les critères de réussite liés à son travail.
- Veille à ce que tout le personnel du département connaisse et respecte toutes les politiques et procédures de DRC.
- Fait des évaluations des performances des Responsables, donne un retour d’information corrective ou un renforcement de capacités si nécessaire et prend des mesures décisives en cas de performances médiocres.
- S’assure que le travail au sein des équipes de service de support soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible ; s’assure que les membres de l’équipe reçoivent une charge de travail appropriée et travaillent efficacement.
Autre
- Effectue des visites régulières sur le terrain afin d’évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.
- Peut assurer l’intérim du Directeur Pays en son absence.
- Assure la bonne gestion du code de conduite, et est membre du Comité de Gestion des Plaintes (Code of Conduct Intake Committee).
- Assure la gestion et le contrôle des risques de la mission, notamment en gardant à jour le Risk Register
- Entreprend d’autres tâches connexes qui peuvent être raisonnablement assignées par le Directeur Pays.
A propos de vous :
Pour réussir dans ce rôle, nous attendons de vous une expérience dans le domaine des finances et services de support dans une ONG Internationale, un intérêt démontré pour les questions RH, logistiques et la mise en conformité des procédures.
Requis
- Au moins 5 ans d’expérience dans une ONG Internationale, dont au moins 2 à un poste équivalent.
- Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l’information et des systèmes
- Expérience significative des processus d’approvisionnement et d’appel d’offres
- Expérience dans le développement de capacité au travers des formations, de la gestion de performance, et plans de développement.
- Expérience et capacité avérées en matière de gestion opérationnelle, y compris dans des zones d’insécurité.
- Excellente capacité à travailler en équipe et dans un environnement profondément multiculturel.
- Maîtrise du français écrit, parlé et lu
Souhaité
- Proficiency in English
- Expérience de travail dans un système ERP, y compris des systèmes de chaîne d’approvisionnement, de finances et de RH.
- Expérience préalable de travail sur des projets avec l’Union Européenne, SDC, ECHO, USAID et /ou Danida.
Education / Diplomes :
- Qualification agréée en comptabilité requise
- Master en management, RH ou droit serait un atout
À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles de la DRC à savoir:
- Viser l’excellence: vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
- Collaborer: vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres tout en encourageant les commentaires.
- Prendre les rênes: Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
- Communiquer: vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
- Faire preuve d’intégrité: Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
Nous offrons :
Durée du contrat : 24 mois (avec prolongation possible)
Niveau : Senior Management, E
Désignation du lieu d’affectation : lieu d’affectation familial, poste accompagné
Date de début : 1er janvier 2021
Lieu : poste basé à Niamey, Niger
Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi des expatriés du Danish Refugee Council. Pour toute question concernant le poste vacant, veuillez contacter Nena Lafuente, Country Director, [email protected]
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