Job Summary
O Oficial de Administração será responsável em apoiar as operações do escritório, gestão de inventário, suprimentos, contractos de arrendamento, gestão de viagens, gestão de frota, segurança no local de trabalho, segurança de escritório e aquisições. Ele/a garantirá a eficácia e eficiência organizacional e o uso eficaz das instalações.
Accountabilities:
- Implementar os sistemas administrativos e de gestão do escritório no país
- Gerir os contractos de arrendamento / aluguer para os diferentes escritórios
- Apoiar o Gestor de Operações para coordenar os detalhes / logística das viagens para as equipes, consultores, incluindo fazer as reservas de acomodações em hotéis e assegurar transporte de chegada e ida do aeroporto e do hotel. Reconciliar os registros com prestadores de serviços, preparar os relatórios periódicos e solicitações de pagamento
- Apoiar na gestão de frota, abastecimento e manutenção de veículos
- Apoiar com contratos de consultoria para consultores locais e internacionais
- Conduzir o processo de compras, servindo como ponto de contato para as necessidades de logística e administração no escritório
- Garantir o bom funcionamento do escritório por meio de manutenção, organização e coordenação adequadas das instalações, suprimentos, equipamentos e veículos do escritório
- Apoiar o Gestor de Operações para coordenar a limpeza do escritório, armazéns e gestão de inventario, supervisionar os prestadores de serviços como da limpeza, correios, serviços de catering, manutenção e operações do gerador, etc.
- Coordenar todos os aspectos de suporte administrativo em colaboração com as partes interessadas relevantes para incluir compras, instalações e gestão de viaturas e viagens
- Desempenhar outras funções conforme designado
Applied Knowledge & Skills:
- Excelentes habilidades de comunicação escrita, oral e interpessoal
- Capacidade de trabalhar com outras pessoas e desenvolver e manter a compatibilidade entre a equipe do projeto, subcontratados e destinatários da assistência.
- Habilidades bem desenvolvidas em informática, incluindo conhecimento de processamento de texto e planilhas
Minimum Requirements:
- Diploma universitário ou superior em Direito, Finanças e Administração de Empresas, Contabilidade ou equivalente equivalente
- 3-5 anos de experiência em gerenciamento, compras e administração de escritórios no setor de ONGs
- Fluente em português e inglês com fortes habilidades de comunicação oral e escrita
- A experiência deve refletir os conhecimentos, habilidades e habilidades listados acima
Travel Requirements:
- Less than 10%
This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
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- Job City Maputo, Mozambique
