Oficial de Contratos 70 views0 applications

Job Summary:

Provides technical assistance and support to programs. Collects, complies, and analyzes information relevant to programs. Provides administrative and project support, in addition to communication efforts related to program management and execution. Ensures compliance with internal and external regulations. Monitors budget for programs and develops monitoring system for reviewing project status. Ensures completion of program while adhering to budget, scope, and schedule requirements. Develops/Reviews work plans, prepares presentations, and supports other related program objectives and deliverables.

Accountabilities:

• Provides support to program management such as troubleshooting, updates work plans, coordinates travel arrangements and monitors program activities.
• Tracks performance against Financial Cost Objective (FCO) ID, project timelines, budget, objectives, and deliverables.
• Facilitates communication by answering partner inquires and monitoring project websites.
• Designs, implements, and coordinates specific program activities and may conduct research to achieve program goals.
• Works with Project Manager and assists with developing budgets, proposals, managing grants, project materials, and information.
• Collects, complies and analyzes information relevant to the program.
• May provide administrative support to programs as needed by writing, reviewing, and translating reports on a quarterly basis.
• Provides technical assistance and support to program.
• Reviews and contributes to work plans for one or many programs.
• Documents and shares project accomplishments, challenges, and lessons learned among internal and external partners.
• Serves as the liaison for internal units, such as finance, contracts, centers, etc.
• Supports program/project teams administratively and technically to provide high quality deliverables to clients.

Competencies:

There are 31 FHI360 development competencies. The focus for this particular job will be:

• Project Management (Planning and Time Management) – accurately scopes out length and difficulty of tasks (sets objectives/goals/measures). Breaks down work into steps, schedules, task/people assignments. Marshals people, time, and resource efficiently. Arranges information in a useful manner, and orchestrates multiple activities at once.
• Problem Solving – analyzes problems, seeks input from others and considers a variety of solutions. Chooses most efficient and effective solutions with attention to the impact that solution has on other projects and tasks.
• Technical Skills and Learning – let’s go of outdated processes and procedures, seeks out resources to enhance technical skills, and readily learns new industry processes, systems and products.
• Employees are expected to possess, or have high-potential for development of these three fundamental competencies.

Applied Knowledge & Skills:

• Working knowledge of concepts, practices and procedures with program design.
• Strong oral and written communication skills.
• Demonstrated proficiency with Microsoft Office suite software.
• Ability to problem solve and recommend corrective action as needed.
• Strong organizational and attention detail needed to adhere to project deadlines.

Problem Solving & Impact:

• Works on problems of moderate scope that require a review of various factors.
• Exercises judgment within defined procedures and practices to determine appropriate action.
• Builds rapport with internal and external contacts.
• Decisions may cause delays and affect a work unit or area within a department.

Supervision Given/Received:

• Receives general instructions on routine work, detailed instructions on new projects or assignments.
• Uses independent judgment in determining work-flow and priorities.
• Typically reports to a Manager/ Associate Director/ Director.

FHI 360 é uma organização de desenvolvimento global com uma rigorosa abordagem baseada em factos. O nosso pessoal profissional inclui especialistas em saúde, nutrição, educação, fortalecimento económico, sociedade civil, ambiente e pesquisa. FHI 360 opera em 60 escritórios com 4,400 trabalhadores nos EUA e no mundo. O nosso compromisso com parcerias a todos os níveis e a nossa abordagem multidisciplinar permite-nos ter um impacto duradouro sobre as pessoas, comunidades e países onde servimos – melhorando a vida de milhões. Procuramos candidatos qualificados para o cargo de:

Oficial de Contratos – Maputo

Desenvolver actividades de pre, durante e e pós adjudicação; Providenciar apoio no desenvolvimento da proposta de orçamento do Parceiro, processo de revisão e mecanismos para o desenvolvimento de subacordos; Servir como principal ponto de contacto na revisão dos sub acordos antes de submeter ao Gestor Sénior de Contratos e Subvenções para a revisão final; Assegurar que as modificações dos sub-acordos estão de acordo com regras e incluem toda a documentação para a sua efectivação  (revisão de orçamento/realinhamentos, extensões de custo, e outras operações que requerem a aprovação do doador tais como, salários, taxas de consultoria, renúncias, etc); Garantir que todos os sub acordos e modificações estejam actualizados, reflectindo todos os princípios mutuamente acordados por ambas as partes e que os interesses da FHI360 estejam totalmente salvaguardados, em termos de conformidade na descrição do programa, planificação, orçamento, processos de compras (procurement), autorizações, monitoria técnica e financeira se necessário; Conduzir os processos de fecho de sub acordos e responder aos assuntos relacionados as auditorias (interna e externa conforme aplicável e se necessário); Fornecer apoio para as organizações locais para perceberem a aplicação das regras e regulamentos da USAID e monitorar a observância da conformidade global em resposta aos requisitos da USAID; Fornecer apoio de capacitação com base nas necessidades identificadas na fase de pré-award e em outras avaliações organizacionais e institucionais; Trabalhar em estreita colaboração com o oficial de programas na elaboração e gestão dos subacordos com os parceiros de implementação; Manter em dia o arquivo electronico e fisico; Realizar outras tarefas que sejam solicitadas.

EDUCAÇÃO / EXPERIÊNCIA:

• Grau universitário em, Saúde Pública, Ciências Sociais ou outras áreas preferencialmente relacionadas. Anos de experiência prévia na gestão de programas e projectos com especial atenção para os financiados pela USAID;
• Conhecimentos solidos das   normas e regulamentos do governo dos EUA e de trabalho em ambiente de ONGs e OCBs;
• Experiência anterior na provisão de assistência tcnica a parceiros locais;
• Forte capacidade de liderança na planificação estratégica;
• Excelente capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Dinamismo e proactividade;
• Excelentes conhecimentos na área de informática;
• Dominio da lingua Portuguesa e habilitado em trabalhar na lingua inglesa.

Os candidatos interessados queiram por favor enviar carta de candidatura, especificando a vaga, CV com cópias de documentos, cartas de referência relevantes até o dia 19 de Fevereiro de 2020 somente para o site www.fhi360.org/careers.

Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas, não se cobra nenhum valor pelo processo de Recrutamento & Selecção.

Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

Please click here to continue searching FHI 360’s Career Portal.