Responsable Finance/RH 123 views1 applications

Médecins sans Frontières apportent des secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérance, sans aucune discrimination de race, religion, philosophie ou politique. Œuvrant dans la neutralité et en toute impartialité, Médecins Sans Frontières revendiquent au nom de l’éthique médicale universelle et du droit à l’assistance humanitaire, la liberté pleine et entière dans l’exercice de sa fonction.

1. TERMES DE REFERENCE

• Titre de la fonction : Responsable FIN/RH

· Département : Administratif

• Responsable de département : Office Manager
• Le titulaire de la fonction rapporte à : Office Manager (et Coordonnateurs de Finance et RH)
• Lieu : Kinshasa
• Type de contrat : CDD
• OBJECTIFS DU POSTE

Superviser le département administratif à fin de planifier, organiser et mettre en œuvre, au sein du projet, les politiques et les activités RH, Admin, Fin conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures MSF, ceci de manière à fournir à l’organisation une information de qualité, fiable et transparente sur l’utilisation et l’affectation des ressources et de prendre la mesure des compétences RH nécessaires pour atteindre les objectifs du Bureau Intersection.

1. RESPONSABILITES ET ACTIVITES PRINCIPALES EN FINANCES & RH

Ressources Humaines :

· Supervise l’assistant administratif.

· S’assure de la légalisation des ouvertures de poste, des contrats (ONEM) et des mouvements du personnel national en collaboration avec la Coordination RH.

· Effectue toutes les démarches administratives liées à l’embauche, la modification ou la résiliation des contrats de travail du staff national conformément aux lois locales du travail en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.

· Veille à la mise à jour d’Homère et des dossiers physiques individuels des employés de façon régulière : procédures de recrutements signés, nouveau contrat (nouveau dossier), documents obligatoires, documents signés.

· Veille à ce que l’ensemble du personnel (national, international) soit dûment informé des procédures MSF (médical, règlement intérieur, politique d’abus etc) et met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de facilité son intégration.

· S’assure au respect des règles MSF, et procédures disciplinaires.

· Planifie, supervise et assure la mise en œuvre du processus RH, en étroite collaboration avec le Représentant et la Coordination RH : recrutement, formation, briefing, évaluation, détection potentielle et développement professionnel, du personnel national.

· Met à jour l’organigramme du BALI et collabore avec le Représentant pour toutes modifications.

· Met à jour les profils de poste (IRFFG).

· Etablit en collaboration avec les superviseurs des différents départements du BALI les plans annuels de congés et des changements de personnel afin de prévoir les besoins RH.

· Est responsable de la base de données Homère et envoie la clôture Homère chaque fin de mois.

· Est en charge de la paye des salariés. Contrôle les procédures de paiement, fait la saisie des éléments variables du bulletin de paie dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.

· En collaboration avec la coordination RH, assure le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.

Finance :

· Supervise l’assistant administratif.

· Etablit et envoie au coordinateur finances, la cash request chaque fin de mois, avec l’appui du Office Manager.

· Envoie chaque mois les refacturations à chaque coordinateur finances des autres sections et s’assure du bon suivi des virements et des autres dépenses.

· Coordonne les dépenses (en ligne, chèques, OP) et s’assure du suivi des dépenses et recettes (accès direct au compte sans autorisation de transferts, lien avec gestionnaire de compte).

· Contrôle la comptabilité avant envoie de la clôture mensuelle à la coordination en temps voulu.

Logistiques / Approvisionnement :

· En charge de la gestion des dépenses administratives bureau et maison.

· Est garant de la bonne application des procédures d’achat sur le projet (demandes, validations etc).

Autres :

· Relations avec les prestataires (hôtels, salles de réunion, etc.) et propriétaires.

· Responsable de coordonner, avec l’appui du département de protocole et le staff domestique, l’hébergement des visiteurs à la maison de transit intersection.

· Accueil, briefing de la maison (pour les visiteurs, peut-être délégué aux gardiens).

1. COMPÉTENCES REQUISES

Éducation

· Diplôme en finance, gestion (affaires, RH) ou administration souhaité.

Expérience

· Expérience professionnelle essentielle d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires.

· Expérience idéalement avec MSF, ou souhaitable avec d’autres ONG.

Langues

· Langue de travail de la mission essentielle : français.

Connaissances

· Connaissances en informatique essentielles (Word, Excel et Internet)

· Logiciel de RH et financier MSF (Homère, SAGA)

Compétences

· Gestion et développement du personnel

· Adhésion aux principes de MSF

· Souplesse de comportement

· Résultats et sens de la qualité

· Travail d’équipe et coopération