Responsable Principal de l’Administration et des Ressources Humaines 159 views0 applications

Description du projet :

FHI 360, une organisation américaine sans but lucratif, recherche des candidats qualifiés pour le poste de Responsable Principal Administratif (RPA) basé dans la région de Beni Mellal-Khénifra au Maroc. Le RPA soutiendra le projet ISED-BMK, projet, financé par l’USAID pour promouvoir l’inclusion socio-économique des groupes marginalisés au Maroc en améliorant et en institutionalisant la gouvernance participative, les opportunités commerciales et les moyens de subsistance.

Lieu du travail : La ville de Béni Mellal, région de Beni Mellal Khénifra-Maroc

Description du poste :

Le Responsable Principal de l’Administration et des ressources humaines travaillera sous la supervision directe du Associate Director for Enterprise Services (ADES) et supervisera les aspects des achats et logistiques, des ressources humaines, de la sécurité et du parc automobiles du projet ISED-BMK. Il/elle veillera à la mise en œuvre des actions permettant d’atteindre les objectifs du projet et endossera les responsabilités suivantes :

Gestion Administrative

• Garantir le respect et la bonne exécution des procédures d’achat selon les exigences de de l’USAID et FHI 360 ;
• Préparer le plan annuel d’acquisition des biens et des services en se basant sur le plan d’action annuel du projet ;
• Superviser le processus d’acquisition des biens et des services et réviser les packages afin de s’assurer de leur conformité ;
• Assurer la communication avec le siège de FHI 360 sur les aspects achat et obtenir les approbations nécessaires ;
• Mettre en place les outils nécessaires au suivi des achats/contrats de prestations et au « reporting » à la direction ;
• Superviser l’organisation et la logistique des évènements du projet en coordination avec les membres de l’unité technique du projet ;
• Appuyer la ADES dans la réalisation des travaux d’aménagement des bureaux d’ISED-BMK et veillez à l’entretien régulier de ces derniers ;
• Encadrer et coordonner le travail des différents postes du service administratif ;
• Assurer la liaison entre la direction et les équipes opérationnelles ;

• Gérer les demandes de déplacements du personnel et des véhicules du projet.
• Veiller au respect des règles et normes d’archivage des documents physiques et électroniques ;
• Veillez au maintien de l’hygiène et la propreté des locaux de ISED-BMK.
• Autres tâches administratives pertinentes selon les besoins du project

Gestion des Ressources Humaines

• Assurer la relation avec le cabinet de paie au sujet des obligations sociales (paie, cotisations sociales…)
• Vérifier les feuilles de temps et assurer le suivi des congés et des absences ;
• Gérer efficacement le processus de recrutement et de promotion du personnel en collaboration avec la direction du Projet ISED-BMK et les ressources humaines du siège de FHI 360 ;
• S’assurer que les évaluations annuelles de performances sont effectuées dans les délais selon les procédures de FHI 360 ;
• Assurer le suivi des assurances de maladie et accident de travail ;
• Maintenir et mettre à jour les documents administratifs du personnel du projet ;
• Aider la direction du Projet ISED-BMK pour que toutes les questions RH reçoivent une attention rapide et adéquate afin de s’assurer que chaque employé est satisfait du soutien qui lui (elle) est apporté(e) par le projet ;

Sécurité

Le Responsable Principal de l’Administration et des Ressources Humaines sera le Point Focal Sécurité de FHI 360 au Maroc et s’acquittera des tâches suivantes :

• Diriger la préparation d’un plan de sécurité pour le projet ;
• Surveiller la situation sécuritaire dans la Région de Beni Mellal-Khénifra et informer le personnel du projet de tout problème (par exemple : inondations des routes, menaces terroristes, limitations de mouvement à cause du virus COVID-19) ;
• Veiller à la sécurité du personnel en mettant en place des actions de prévention, d’information et de formation ;
• Mettre en place et suivre les prestations de sécurité (société de gardiennage) des locaux de ISED-BMK
• Superviser la sécurité des locaux de ISED-BMK (par exemple : contrôle des clés, assurer que les équipements en place sont en bon état de fonctionnement et afficher des panneaux pour le personnel lié à la sûreté et la sécurité).

Education et Qualifications Requises :

• Diplôme universitaire supérieur en gestion des entreprises, passation des marchés, logistique ou domaine connexe ;
• Au moins sept ans d’expérience avec des organismes internationaux de développement dans le domaine de l’administration et la gestion des contrats, gestion des achats, de la logistique et l’organisation des évènements ;
• Très bonnes connaissances des mesures de sécurité du travail selon la règlementation marocaine ;
• Excellente maitrise du français et de l’arabe. Bonne compréhension écrite et orale requise de l’anglais ;
• Bonne maitrise de Excel, Word et PowerPoint.

Le projet s‘est fermement engagé à embaucher des femmes, des jeunes et des personnes handicapés qualifiées dans la mesure du possible et voudrais recevoir leurs CV ainsi que ceux d’autres personnes qualifiées.

Project Description:

FHI 360, a U.S.-based nonprofit organization, is seeking qualified candidates for the position of Senior Administrative Manager (SAM) based in the Beni Mellal-Khénifra region of Morocco. The RPA will support the ISED-BMK project, a USAID-funded project to promote the socio-economic inclusion of marginalized groups in Morocco by improving and institutionalizing participatory governance, business opportunities, and livelihoods.

Job Location: The city of Beni Mellal, Beni Mellal Khenifra region-Morocco

1- Job Description:

The Senior Administration and Human Resources Officer will work under the direct supervision of the Associate Director for Enterprise Services (ADES) and will oversee the procurement and logistics, human resources, security and fleet aspects of the ISED-BMK project. He/she will ensure the implementation of actions to achieve the project objectives and will be responsible for the following

Administrative Management

– Ensure compliance and proper execution of procurement procedures according to USAID and FHI 360 requirements;

– Prepare the annual procurement plan for goods and services based on the project’s annual action plan;

– Oversee the procurement process for goods and services and review packages to ensure compliance;

– Communicate with FHI 360 headquarters on procurement issues and obtain necessary approvals;

– Implement the necessary tools to monitor purchases/service contracts and report to management;

– Oversee the organization and logistics of project events in coordination with members of the project’s technical unit;

– Support ADES in the implementation of the ISED-BMK offices and ensure their regular maintenance;

– Supervise and coordinate the work of the various positions in the administrative department;

– Liaise between the management and the operational teams;

– Manage travel requests for staff and project vehicles.

– Ensure compliance with the rules and standards for archiving physical and electronic documents;

– Ensure the maintenance of hygiene and cleanliness of ISED-BMK premises.

– Other relevant administrative tasks as required by the project

Human Resources Management

– Ensure the relationship with the payroll firm regarding social obligations (payroll, social contributions…)

– Verify time sheets and follow up on leaves and absences;

– Effectively manage the staff recruitment and promotion process in collaboration with the ISED-BMK Project Management and FHI 360 HQ Human Resources;

– Ensure that annual performance appraisals are completed in a timely manner according to FHI 360 procedures;

– Ensure the follow-up of sickness and work accident insurance;

– Maintain and update project staff administrative documents;

– Assist ISED-BMK Project management to ensure that all HR issues receive prompt and appropriate attention to ensure that each employee is satisfied with the support provided to them by the project;

The Senior Administration and Human Resources Manager will be the Security Focal Point for FHI 360 in Morocco and will perform the following duties:

– Lead the preparation of a security plan for the project;

– Monitor the security situation in the Beni Mellal-Khénifra Region and inform project staff of any problems (e.g., road flooding, terrorist threats, movement restrictions due to the COVID-19 virus);

– Ensure the safety of the staff by implementing prevention, information and training actions;

– Set up and follow the security services (security company) of ISED-BMK premises

– Supervise the security of the ISED-BMK premises (e.g. control of keys, ensure that the equipment in place is in good working order and post signs for the personnel related to safety and security).

2- Education and Qualifications Required:

– Advanced university degree in business management, procurement, logistics or related field ;

– At least seven years of experience with international development organizations in the field of contract administration and management, procurement management, logistics and event organization;

Very good knowledge of work safety measures according to Moroccan regulations;

– Excellent knowledge of French and Arabic. Good written and oral comprehension of English required;

– Good knowledge of Excel, Word and PowerPoint.

The project is strongly committed to hiring qualified women, youth and disabled persons whenever possible and would like to receive their CVs as well as those of other qualified persons.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

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