Secretaire Administrative 112 views0 applications

Plan International est une organisation indépendante de développement et d’aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s’attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits de l’enfant depuis la naissance jusqu’à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

role PURPOSE

[A concise statement, capturing the primary reasons that this role exists and a clear articulation of the context of the role. How will this role contribute to creating lasting change for children?]

Sous la supervision du CACM et en relation fonctionnelle avec le coordinateur logistique, il (elle) assure les travaux de secrétariat au niveau du bureau, gère la petite caisse du Bureau National et organise les voyages pour l’extérieur

Dimensions of the Role

[This section provides a summary of the size and authority of the post. It covers the size of the budget held, the numbers of direct reports, other key stakeholders who may depend on it, the type of communication required, the external representation involved and the reach of the role.]

• Le poste n’a aucune supervision mais plutôt une forte collaboration
• Gère la petite caisse du Bureau National avec un Plafond de 10 000 000 GNF.

Accountabilities

[This section is critical for clarifying expectations of the role, providing the framework for its relationship with colleagues and providing areas of accountability against which performance can be managed.

This should include a series of brief statements that define the end results required. E.g. drive, contribute, identify, manage, responsible for, advise/coach, build, develop, provide, conduct, oversee, establish, participate etc.

Statements should ideally be worded so that they will lead to thoughts of measurement.  For example, it is better to state something like “achieve maintenance standards” than “undertake maintenance”.  The former leads to a measure against the maintenance standards.]

• Soutien administratif général

 

• Accueillir les visiteurs, gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales
• Ouvrir et distribuer, numériser et sauvegarder dans un système de classement électronique et (se préparer quotidiennement à attirer l’attention du CACM)  sur leur degré d’urgence.
• Utiliser un logiciel de traitement de texte tel qu’un fichier audio Microsoft Word et copiez des lettres à la machine
• Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et électroniques en utilisant un système de messagerie électronique (par exemple, Microsoft Outlook)
• Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d’autres collègues
• Organiser et stocker des documents, des informations informatiques, créer et gérer des systèmes de classement et autres systèmes de bureau
• Tenir des agendas et organiser des rendez-vous
• Maintenir les fournitures de bureau et d’équipement au bureau en veillant à ce que tous les membres du département disposent de stocks suffisants.
• Accueillir les visiteurs au bureau de manière amicale, professionnelle et au besoin
• Développer et maintenir le système de classement manuel en s’assurant que les fichiers non thématiques sont archivés correctement.
• Pour s’assurer que les listes de fichiers sont à jour en permanence.

• .

• Organiser et  suivre le courrier (Arrivée et Départ) et les distribuer aux destinataires dans les délais;

• Traiter la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d’autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International ou à l’extérieur, selon le cas.
• Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l’avancement des requêtes découlant de la correspondance et s’assurera qu’elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu.
• Archiver les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité ;

 

• Gestion de la Petite Caisse du Bureau National

• Gérer  la petite caisse du Bureau National  conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International guinée  en vigueur ;
• S’assurer que la petite caisse est placée  dans un endroit sécurisé en l’occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières.
• Recevoir à tout moment les contrôles périodiques par les superviseurs et des contrôles inopinés par les Département QA de Plan International.
• Réapprovisionner la caisse à temps afin d’éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau

 

• Organisation des réunions, ateliers, évènements au niveau National

 

• Faciliter  l’organisation matérielle et logistique des rencontres et ateliers planifiés par le bureau
• Il peut être nécessaire de rédiger ce livre pour réserver des salles de réunion et des installations de conférence en liaison avec le personnel d’autres départements et avec des contacts externes Planifiez et assistez à des réunions, créez des ordres du jour et rédigez des procès-verbaux.
• Organisation des services de réunions (production des ordres du jour et prise de procès-verbaux)

• Organiser les voyages et l’hébergement du staff et des visiteurs internationaux

• Procéder aux réservations de billets d’avion conformément aux requêtes et assurer le suivi afin de répondre à  toute modification éventuelle.
• Organiser l’accueil, réception et le retour des visiteurs internationaux à l’aéroport et dans les hôtels en collaboration avec le coordinateur logistique.
• Faciliter les obtentions des documents de voyage (Visa, carte de séjour, carte jaune, photo,
• Procéder aux réservations d’hôtels pour l’hébergement du staff et des visiteurs internationaux en mission au CO  suivant des conditions hygiènes et des procédures  sécuritaire de Plan International  Guinée en la matière ;
• Exécuter des taches diverses à la demande du superviseur ou de la Direction

• Ensures that Plan International’s global policies for Safeguarding Children and Young People and Gender Equality and Inclusion are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.

 

Key relationships

[This section refers to people inside and/or outside of the organisation that the post-holder needs to have contact with, and why. This should include virtual presence.]

• Le CACM
•  L’équipe de l’administration
• Le Département des RH pour les courriers avec les Employés
•  Les Visiteurs

Technical expertise, skills and knowledge

[This section details the skills, knowledge and expertise the postholder will be required to demonstrate in doing the job well.

This should include clear levels of technical expertise and skills that support our work at national, international, and global level.]

Essential

• Etre titulaire d’une licence en Administration, Comptabilité ou disciplines similaires ;
• Avoir un minimum de trois ans d’expérience dans des activités similaires ;
• Avoir une approche de travail orientée vers la satisfaction-client ;
• Avoir un sens élevé de l’organisation des tâches et de la définition des priorités ;
• Avoir un sens élevé de l’éthique et du respect des procédures ;
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique
•  La maitrise de l’Anglais est un atout