Spécialiste des Achats et des Opérations 59 views0 applications

Objectif principal du poste : Le specialiste des achats et des opérations a comme responsabilité principale de veiller à ce que les opérations de MSH au Bénin fonctionnent de manière efficace et efficiente, et s’aligne pour soutenir la réalisation des résultats du projet et les attentes des clients.

Departement : Administration

Localisation du poste : Porto Novo, Bénin

Superviseur : Gestionnaire Principal des Finances et de l’Administration

Responsabilités Specifiques

Responsabilités Générales

• Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion adaptés aux opérations du projet (pour la gestion de bureau, les achats locaux, la gestion de flotte et la logistique, etc.) conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux procédures opérationnelles standard et aux exigences des donateurs ;
• Comparer les produits à disposition afin d’acquérir ceux offrant le meilleur rapport qualité/prix ;
• Participer aux réunions de routine de l’équipe d’administration et d’opération ;
• Coordonner avec le responsable des finances et de l’administration pour résoudre les problèmes opérationnels liés aux opérations du siège ;
• Communiquer avec le siège de MSH pour assurer une consultation et un compte rendus appropriés sur les problèmes importants.

Approvisionnements et Opérations

• Gérer les achats et services commerciaux conformément aux exigences de MSH et des donateurs
• Former l’ensemble du personnel aux procédures logistiques de l’organisation et assurer un support logistique selon les besoins ;
• Gérer le processus de pré-qualification des fournisseurs afin d’établir des accords à moyen et long terme avec les fournisseurs pré-qualifiés pour les services récurrents conformément aux exigences de MSH et des donateurs.
• S’assurer que la documentation d’approvisionnement est mise à jour, complète et qu’une piste d’audit claire est respectée conformément aux listes de contrôle des achats et aux indicateurs de performance clés.
• Tenir à jour un système de suivi des achats pour tous les biens et services à acheter.
• Fournir les rapports sur les principaux indicateurs de performance en matière d’approvisionnement.
• Appuyer les équipes programmes et support pour l’élaboration des plans d’achats puis en assurer la mise en œuvre et le suivi ;
• Planifier et exécuter les procédures d’achats conformément aux plans d’achats et expressions de besoins et dans le respect des procédures internes MSH et des bailleurs de fond.
• Assurer que des systèmes de contrôle interne solides sont mis en place et que le code de conduite de MSH ainsi que ses pratiques de tolérance zéro sont bien compris par tout le personnel du pays ;
• Apporter un appui au Responsable Principal des Finances et de l’Administration pour mener à bien des évaluations régulières et approfondies des risques dans le pays ;
• Assurer que des systèmes sont en place pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en totale conformité avec les lois locales, respecte les exigences des contrats et des donateurs, et se conforme aux politiques et procédures standard de MSH ;
• Des systèmes sont en place pour :
• Assurer que les membres du personnel connaissent et comprennent les lois, les contrats, les exigences des donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH ;
• Surveiller et assurer la conformité.

Gestion de la sécurité

• Assurer le respect des procédures de sécurité de MSH au Bénin ;
• Assurer que les bureaux et les installations de MSH constituent un environnement de travail sécurisé, efficace et approprié pour tout le personnel ;
• Assister et conseiller la Direction Générale du projet en matière de sécurité.
• Fournir des informations pour l’analyse de la situation sécuritaire et les éventuels changements de niveau.
• Vérifier que le manuel de sécurité soit appliqué par les équipes terrain et alerter la Direction Générale en cas de manquement.
• Instaurer une culture de la sécurité et contribuer au renforcement des équipes terrain en matière de sécurité.
• Identifier, suivre et préparer les aspects techniques du manuel de sécurité et du plan de contingence de la mission.
• En cas de niveau de sécurité plus élevé, des tâches spécifiques seront assignées conformément au manuel sécurité.

Gestion de Flotte et des déplacements

• Assurer une gestion correcte conformément aux politiques MSH de la flotte des véhicules (contrôler et surveiller l’assurance, l’inspection, l’immatriculation et les opérations de tous les véhicules de MSH dans le pays) ;
• Coordonner et planifier le travail des chauffeurs. – Gérer les plannings des véhicules ;
• Assurer le contrôle et l’élaboration des rapports de consommation mensuelle en carburant des véhicules ;
• Assurer les contrôles préalables à la validation des déplacements inter urbains ;
• Établir annuellement avec le garage prestataire le calendrier des maintenances préventives de la flotte des véhicules et veiller à son respect par les chauffeurs ;
• Superviser, former les chauffeurs et surveiller leurs performances ;
• Planifier l’utilisation de la flotte conformément aux politiques MSH.

Qualifications et Experience

Niveau minimal de scolarité requis :

** Diplôme en administration des affaires, en Sciences de gestion (gestion des entreprises et comptabilité) ou autre discipline pertinente, avoir une certification professionnelle en passation des marchés/approvisionnement est un atout.

Experience minimum requise

• Au moins 7 ans d’expérience progressive dans la gestion des approvisionnements et des opérations.
• Au moins 3 ans d’expérience en gestion dans une ONG Internationale.
• Connaissance approfondie des programmes, des réglementations et des exigences financées par le gouvernement américain.
• Succès et familiarité démontrés au Bénin

Connaissances et competences :

• Compétences analytiques
• Compétences organisationnelles
• Capacité démontrée à travailler de manière indépendante et en équipe
• Capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités en détails
• Fortes compétences en conceptualisation, facilitation et planification
• Excellente réputation professionnelle
• Excellente présentation interpersonnelle, écrite et orale
• Excellentes compétences en communication interculturelle et écoute active.
• Forte compréhension des réglementations et des procédures administratives du gouvernement américain dans la mise en œuvre des projets bénéficiant de l’aide de donateurs
• Familiarité avec d’autres donateurs et leurs exigences
• Maîtrise du français et langue dominante du Bénin. La connaissance pratique de l’anglais est un avantage.

Capacites :

• Naviguer dans l’environnement: Gestion par le biais de systèmes, relations entre pairs, esprit politique
• Assurer la livraison et réussite des résultats : Orienté vers l’action, sens aigu des affaires, recherche de résultats, partage d’informations, gestion et mesure du travail, négociation, établissement de priorités, résolution de problèmes
• Diriger avec crédibilité : Prise de décision, compétences fonctionnelles / techniques, écoute, gestion du temps, capacité de présentation, motivation, gestion des conflits, délégation, développement de rapports directs, etc.
• Compétences personnelles de base : Ethique et valeurs, intégrité et confiance, sens interpersonnel
• Compétences de base MSH : Adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, qualité du travail et rapidité d’exécution, qualité du travail et relations d’équipe, utilisation des ressources.

Background Information

Management Sciences for Health (MSH), une organisation mondiale à but non lucratif dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées développées depuis plus de 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à mettre en place des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons pour sauver des vies en comblant le fossé entre la connaissance et l’action en santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays avec des décideurs, des professionnels de la santé et des consommateurs de soins de santé pour améliorer la qualité, la disponibilité et l’accessibilité des services de santé. En travaillant avec les gouvernements, les donateurs, les organisations non gouvernementales, le secteur privé et les agences de santé, MSH répond aux problèmes de santé prioritaires tels que le VIH et le SIDA; tuberculose; paludisme; santé maternelle, néonatale et infantile; planification familiale et santé génésique; et les maladies chroniques non transmissibles telles que le cancer, le diabète et les maladies pulmonaires et cardiaques. En renforçant ses capacités, en investissant dans l’innovation des systèmes de santé, en renforçant la base de données factuelles et en plaidant pour une politique de santé publique saine, MSH s’engage à faire une différence durable dans la santé mondiale.

EEO Statement

Management Sciences for Health est un employeur offrant des chances égales et offrant un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’âge, d’origine nationale, de citoyenneté, de handicap physique ou mental ou de statut d’ancien combattant.