UN(E) GESTIONNAIRE DES CONTRATS D’ACHATS ET SUBVENTIONS (contrat national) 279 views0 applications


Il/elle interviendra dans le cadre du projet d’Appui à la lutte contre la traite des personnes dans les pays du Golfe de Guinée, financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence de l’Union Européenne et cofinancé par Expertise France.

Le projet a une durée de 4 ans (2019-2022) et est doté d’un budget total de 18 millions d’Euros. Il a pour objectif de renforcer les capacités stratégiques et opérationnelles des acteurs compétents dans le domaine de la lutte contre la traite des êtres humains, aux niveaux régional, national et local.

Basé(e) à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions fera partie d’une équipe-projet composée de collaborateurs basés au Siège (Paris) et dans les pays d’intervention du projet (Guinée, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Benin, Nigeria).

Sous l’autorité du Directeur de projet, et en liaison étroite avec le/la Responsable régional administratif financier et logistique (RAF) basé à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions sera responsable des procédures d’attribution et du suivi des contrats, en conformité avec les règles applicables.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Chargée de projet basée à Paris, qui elle-même effectue la liaison avec les fonctions transversales de l’Agence (Direction des Affaires Financières, des Affaires Juridiques, etc.), ainsi qu’avec l’équipe-projet sur le terrain.

Des missions sont à prévoir, en France et dans les pays couverts par le projet.

MISSIONS :

Il/elle exécutera les missions principales suivantes :

Planification :

· Analyser l’environnement d’achat au niveau local, tenir à jour des listes de prix et de fichiers fournisseurs ;

· Renseigner et mettre à jour le plan de passation des contrats d’achats et subventions, en lien avec les autres membres de l’équipe-projet (Siège et Terrain); en prenant en considération la planification opérationnelle, ainsi que les contraintes logistiques, contextuelles et procédurales.

Achats et Passation de marchés publics:

· Aide à l’expression des besoins, analyse des marchés fournisseurs et montage global des démarches contractuelles d’achat

· Elaboration du dossier de consultation (hors publicité), finalisation et validation des cahiers des charges en lien avec les services prescripteurs, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats et conduite des négociations

· Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de devis;

· Réaliser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;

· Gérer les consultations : identifier et lancer la procédure d’attribution applicable, contribuer à la préparation des cahiers des charges, assurer la publication d’offres et participer à la sélection des prestataires selon les procédures en vigueur;

· Conduite des négociations lorsque les procédures le permettent sur les prix, les délais et les modalités de livraison avec les fournisseurs ;

· Etablir les contrats en lien avec le siège d’EF ;

· Assurer le suivi des contrats (réception des livrables, échéancier des paiements, etc.) ;

· Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison ;

· Archiver les dossiers d’achats complets et appuyer le siège d’EF lors des audits.

Octroi de subventions :

· Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;

· Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;

· Préparer les contrats de subvention en lien avec le siège (Département, Direction des affaires juridiques et Direction des affaires financières);

· Assurer le suivi des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux)/délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement.

Contrôle et suivi des conditions contractuelles :

· Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;

· Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat

· Etablir le suivi des révisions de prix, des pénalités, rédaction d’avenants si besoin

COMPETENCES :

· Formation supérieure de niveau minimum BAC+3 en droit, gestion administrative, logistique ;

· Rigueur, Autonomie et Organisation

· Réactivité, Adaptabilité

· Neutralité, Impartialité, Discrétion, Confidentialité

· Qualités relationnelles, de travail en équipe, au sein d’équipes multi-sites ;

· Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;

· Excellentes capacités d’analyse et rédactionnelles ;

· Excellente expression écrite et orale en français et en anglais.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

· Expérience minimum de 5 ans à des postes similaires ;

· Expérience en milieu anglophone souhaitée ;

· Expérience avec des bailleurs publics exigée ;

· Connaissance des règles de marchés publics français et expérience sur des fonds français, un atout.

Durée de la mission : la durée du contrat sera de un (1) an renouvelable si les performances sont jugées satisfaisantes.

Nature du contrat : Contrat de Prestation de Services avec Expertise France ou via une société de portage salarial

Date de prise de fonctions : Dès que possibleRémunération : selon profil

How to apply:

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation en français, ainsi que trois références et leur contact, sous la référence « Gestion Achats Subventions Abidjan» avant le 7 Juin 2019 à l’attention de: [email protected].

NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur dossier dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.

Le processus de sélection des candidats se fera en trois temps :

Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.

Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs compétences technique et linguistiques.

Dans un troisième temps, les candidate(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.

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Expertise France is the French international technical cooperation agency. The agency oversees a wide range of technical assistance projects, in four priority areas : • Democratic, economic and financial governance;

• Crisis management, threats to state stability, post-crisis strategy and security;

• Fight against climate change and sustainable urban development;

• Strengthening health systems, social protection and employment.

In these areas, Expertise France implements capacity building projects and mobilizes public as well as private technical expertise. With a business volume of 130 million euros, more than 400 projects in 80 countries and 63,000 days of expertise in 2015, Expertise France works to further France's solidarity, influence and economic diplomacy policy.

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0 USD Abidjan CF 3201 Abc road Full Time , 40 hours per week Expertise France

Il/elle interviendra dans le cadre du projet d’Appui à la lutte contre la traite des personnes dans les pays du Golfe de Guinée, financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence de l’Union Européenne et cofinancé par Expertise France.

Le projet a une durée de 4 ans (2019-2022) et est doté d’un budget total de 18 millions d’Euros. Il a pour objectif de renforcer les capacités stratégiques et opérationnelles des acteurs compétents dans le domaine de la lutte contre la traite des êtres humains, aux niveaux régional, national et local.

Basé(e) à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions fera partie d’une équipe-projet composée de collaborateurs basés au Siège (Paris) et dans les pays d’intervention du projet (Guinée, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Benin, Nigeria).

Sous l’autorité du Directeur de projet, et en liaison étroite avec le/la Responsable régional administratif financier et logistique (RAF) basé à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions sera responsable des procédures d’attribution et du suivi des contrats, en conformité avec les règles applicables.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Chargée de projet basée à Paris, qui elle-même effectue la liaison avec les fonctions transversales de l’Agence (Direction des Affaires Financières, des Affaires Juridiques, etc.), ainsi qu’avec l’équipe-projet sur le terrain.

Des missions sont à prévoir, en France et dans les pays couverts par le projet.

MISSIONS :

Il/elle exécutera les missions principales suivantes :

Planification :

· Analyser l’environnement d’achat au niveau local, tenir à jour des listes de prix et de fichiers fournisseurs ;

· Renseigner et mettre à jour le plan de passation des contrats d’achats et subventions, en lien avec les autres membres de l’équipe-projet (Siège et Terrain); en prenant en considération la planification opérationnelle, ainsi que les contraintes logistiques, contextuelles et procédurales.

Achats et Passation de marchés publics:

· Aide à l'expression des besoins, analyse des marchés fournisseurs et montage global des démarches contractuelles d'achat

· Elaboration du dossier de consultation (hors publicité), finalisation et validation des cahiers des charges en lien avec les services prescripteurs, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats et conduite des négociations

· Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de devis;

· Réaliser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;

· Gérer les consultations : identifier et lancer la procédure d’attribution applicable, contribuer à la préparation des cahiers des charges, assurer la publication d’offres et participer à la sélection des prestataires selon les procédures en vigueur;

· Conduite des négociations lorsque les procédures le permettent sur les prix, les délais et les modalités de livraison avec les fournisseurs ;

· Etablir les contrats en lien avec le siège d’EF ;

· Assurer le suivi des contrats (réception des livrables, échéancier des paiements, etc.) ;

· Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison ;

· Archiver les dossiers d’achats complets et appuyer le siège d’EF lors des audits.

Octroi de subventions :

· Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;

· Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;

· Préparer les contrats de subvention en lien avec le siège (Département, Direction des affaires juridiques et Direction des affaires financières);

· Assurer le suivi des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux)/délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement.

Contrôle et suivi des conditions contractuelles :

· Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;

· Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat

· Etablir le suivi des révisions de prix, des pénalités, rédaction d’avenants si besoin

COMPETENCES :

· Formation supérieure de niveau minimum BAC+3 en droit, gestion administrative, logistique ;

· Rigueur, Autonomie et Organisation

· Réactivité, Adaptabilité

· Neutralité, Impartialité, Discrétion, Confidentialité

· Qualités relationnelles, de travail en équipe, au sein d’équipes multi-sites ;

· Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;

· Excellentes capacités d’analyse et rédactionnelles ;

· Excellente expression écrite et orale en français et en anglais.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :

· Expérience minimum de 5 ans à des postes similaires ;

· Expérience en milieu anglophone souhaitée ;

· Expérience avec des bailleurs publics exigée ;

· Connaissance des règles de marchés publics français et expérience sur des fonds français, un atout.

Durée de la mission : la durée du contrat sera de un (1) an renouvelable si les performances sont jugées satisfaisantes.

Nature du contrat : Contrat de Prestation de Services avec Expertise France ou via une société de portage salarial

Date de prise de fonctions : Dès que possibleRémunération : selon profil

How to apply:

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation en français, ainsi que trois références et leur contact, sous la référence « Gestion Achats Subventions Abidjan» avant le 7 Juin 2019 à l’attention de: [email protected].

NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur dossier dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.

Le processus de sélection des candidats se fera en trois temps :

Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.

Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs compétences technique et linguistiques.

Dans un troisième temps, les candidate(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.

2019-06-08

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