Cadre Organisationnel
Le personnel travaille au Bureau du Programme Alimentaire Mondial (PAM), Mali. Il est sous la supervision directe du responsable de l’Unité Supply Chain.
Attributions et Responsabilités :
Responsable de la sous-section Logistique au sein de l’unité Supply Chain, Il sera en charge de la gestion des activités de la section LTSH, faire le suivi des performances du personnel sous sa supervision et maintenir un niveau suffisant des ressources humaines et matériaux pour un rendement efficient et efficace de la sous-section.
GESTION DU FAA (FORWARDING AGENCY AGREMENT)
- Les services facturés par le transitaire sont conformes aux termes du contrat PAM-FA, sont corrects, les irrégularités sont signalées par écrit au transitaire;
- Chaque opération de traitement de cargaison fait l’objet à la fin, d’une évaluation de la prestation du transitaire. En cas d’écarts importants (pertes ou retard), le transitaire est notifié;
- La liste restreinte des transitaires est mise à jour en début de chaque année;
GESTION DES FONDS LTSH – PAIEMENTS
- Participation à l’établissement des budgets des différents programmes et projets du PAM conformément aux règles et procédures du PAM et aux dépenses réelles des dits programmes et projets. Ces budgets sont révisés à chaque fois que le besoin se fait sentir;
- Les dépenses et les budgets des différents SO sont analysées et leur conformité aux lignes du budget est avérée, les procédures d’utilisation des fonds sont bien connues et respectées;
- Les paiements des fournisseurs, des transitaires, du surveillant, des transporteurs etc. sont analysés dès réception des dossiers, les compléments d’information si nécessaire demandés par écrit, le suivi est régulier au niveau des finances;
- Les appels de fonds mensuels « cash forecast » sont initiés en collaboration avec les autres collègues de la section qui traitent des contrats, et sur la base des prévisions connues et envoyées aux finances dans les délais et analyse entre le forecast proposé vs dépenses réalisées;
- Les Funds Réservation ou FR sont créés dans le système en ligne du PAM (Wings) pour le paiement des différents services de la logistique, ils sont surveillés et approvisionnés en cas de nécessité et analyse des différentes transactions qui sont passées;
- Les imputations budgétaires des dépenses de la logistique dans Wings sont suivies et sont conformes aux codes budgétaires dont elles relèvent, les erreurs ou abus sont signalés et corrigés;
- Contrôle interne des factures : analyse de la facturation, de circuit des factures ainsi que leur conformité ;
- Analyse des dépenses de la logistique vs budget et conseiller le HOL sur les anomalies, les dépassements ;
- Préparer un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement des factures logistiques introduites aux finances et alerter le superviseur en cas d’anomalie;
- Les accusés de réception ou GRN/SES sont créés dans Wings à la fin de chaque mois pour les opérations initiées dans le mois en cours, indépendamment du traitement de la facture, en conformité avec IPSAS;
- Le CCTI trimestriel à la demande est établi sur la base des Pos sélectionnés par le siège et toute la documentation y afférente est attachée aux Pos;
- Les dépenses des fonds LTSH sont analysées par semaine et par projet ou à la demande du superviseur et alerter le superviseur sur toute anomalie constatée (surplus ou déficit);
GESTION DU TRANSPORT INTERNE :
- Le processus mis en place pour l’actualisation annuelle de la liste restreinte des transporteurs est respecté et anticipé.
- Les appels d’offre sont lancés, les analyses des prix et Comités organisés à temps et en toute transparence.
- Les contrats de transport sont signés avant échéance des précédents pour la couverture nationale.
ACHAT SERVICES ET PARTENARIAT :
- Les étapes règlementaires des achats et de passation des marchés sont scrupuleusement respectées.
- La liste des fournisseurs potentiels existe et actualisée.
- Assurer que chaque prestataire a un vendor et un PR avant chaque prestation.
- Le plan d’achat est établi est approuvé.
- Assurer que les termes de l’Accord avec le Gouvernement sur la mise à disposition des entrepôts et des gestionnaires à travers la DNPP sont respectés par les deux parties.
- Initier des actions conjointes État-PAM pour la pérennisation
GESTION TRANSACTIONS VIVRES ET BONS.
- Le système de gestion LESS est maintenu opérationnel et géré par du personnel compètent dans tous les magasins du PAM.
- Assurer que toutes les transactions sont saisies simultanément à temps et au lieu.
- Les inventaires physiques mensuelles sont faites et les stocks réconciliés.
- Les grossistes et boutiquiers sont évalués, inspectés pour assurer la disponibilité et la salubrité des vivres alloués aux bénéficiaires du PAM.
- Assurer le recomptage des bons et la conformité avant le paiement des grossistes.
- Toutes autres taches demandées par le superviseur.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES
- Exécution des contrats de coordination des prestataires de services.
• Expérience dans l’organisation des livraisons des fournisseurs et du déchargement des navires du PAM (ferroviaire, aérien ou maritime).
• Expérience dans l’évaluation des offres et la rédaction de propositions.
• Expérience dans la rédaction de rapport.
QUALIFICATIONS ACADEMIQUES MINIMALES:
Études: Diplôme universitaire supérieur en économie des transports, chaîne d’approvisionnement, logistique, Ingénierie, gestion d’entreprise ou un domaine connexe, ou premier diplôme universitaire, avec des années additionnelles d’expérience professionnelle et /ou de formation /cours.
Langue: La maîtrise du Français (niveau C) et avoir au minimum un niveau intermédiaire en Anglais.
TERMES ET CONDITIONS
Avoir la nationalité Malienne obligatoirement
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
More Information
- Job City Bamako
