Appel a la proposition d’Audit financier des dossiers du bureau national Madagascar pour la période du 1 Juillet 2024 au 30 Juin 2025 56 views0 applications

1. Introduction

Helen Keller a surmonté d’énormes obstacles à sa santé et à son bien-être – et a aidé des millions d’autres personnes à faire de même. Guidée par son héritage remarquable, Helen Keller Intl s’associe à des communautés qui s’efforcent de surmonter les cycles de pauvreté de longue date. En fournissant les éléments essentiels d’une bonne santé, d’une alimentation saine et d’une vision claire, nous aidons des millions de personnes à créer un changement durable dans leur propre vie. En collaboration avec une communauté mondiale de sympathisants, nous veillons à ce que chaque personne ait la possibilité – comme Helen l’a fait – d’atteindre son véritable potentiel.

Helen Keller Intl invite tous les prestataires éligibles la présente requête à, soumettre des propositions pour la fourniture de service d’audit financier et de conformité du bureau Helen Keller Intl – Madagascar, pour l’année se terminant le June 30, 2025 ci-après dénommé bureau national (ou BN).

Le but de cette demande de propositions (RFP) est de sélectionner un prestataire susceptible d’offrir à Helen Keller Intl le meilleur rapport qualité-prix, en combinant les facteurs techniques et financiers.

Cadre du Programme

Helen Keller International est une organisation internationale à but non lucratif présente en Madagascar depuis 2023. Le bureau principal est situé à Villa Mampianina Lot II M 85 Antsakaviro Antananarivo.

Helen Keller Intl utilise Oracle-NetSuite comme système financier officiel d’enregistrement.

Le bureau Madagascar de Helen Keller possède 3 comptes bancaires et a émis environ 460 paiements au cours de la période auditée. Les comptes sont tenus à l’aide d’un système comptable automatisé appelé Oracle-NetSuite. Le total des lignes de transaction pour l’exercice est d’environ 4 650. Les dépenses totales pour l’exercice sont approximativement de $1 310 000, 00.

La paie de l’organisation est automatisée ou calculé en interne. Le nombre total d’employés (personnel du pays coopérant et personnel international) à la fin de la période auditée est 13

Description des programmes

Les principaux programmes des donateurs dans ce bureau national au cours de la période auditée au bureau de pays ont mis en œuvre des projets dans les domaines de Vitamin A Supplementation (VAS) and Large-Scale Food Fortification (LSFF). Deux projets différents ont été mis en œuvre au cours de cette année fiscale, pour un total de $2 000 000, financés par Givewell Foundation and GIZ/ProSAR.Au cours de l’exercice, Helen Keller Madagascar avait 11sous-récipiendaires (9 bourses à montant fixe pour la Fondation Givewell et 2 pour la GIZ/ProSAR) qui mettaient en œuvre des activités relative à 2 projets distincts.

Eligibilité des soumissionnaires

Cette RFP est ouverte aux entités jugées capables de mettre en œuvre l’étendue des travaux, ayant un solide dossier d’intégrité et d’éthique commerciale, et qui répondent aux conditions d’éligibilité énoncées dans cette section. Tous les soumissionnaires doivent être des experts comptables certifiés (ou des comptables agréés associés).

Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à cette RFP doivent satisfaire aux exigences suivantes :

1. Être une entité non gouvernementale légalement enregistrée en vertu des lois du pays où elle opère ; et,
2. Avoir démontré sa capacité et son expertise dans la mise en œuvre de l’étendue des travaux ; et,
3. Avoir achevé les procédures requises de représentations et certifications incorporées dans cette RF ; et,
4. Être disposé à se conformer à toutes les exigences pertinentes de Helen Keller Intl.

Remarque : Helen Keller Intl n’attribuera pas de contrat à une entreprise interdite, suspendue ou proposée pour exclusion par le gouvernement des États-Unis, ou une entreprise qui propose de faire affaire avec des sociétés ou des dirigeants de sociétés interdites, suspendues ou proposées pour exclusion, dans l’exercice de leurs obligations.

SECTION 2 : Étendue du travail

Helen Keller Intl évaluera toutes les propositions reçues en réponse à cette RFP conformément aux critères d’évaluation décrits dans ce document.

Cette RFP contient les annexes suivantes :

• Annexe A : Divulgation des conflits d’intérêts
• Annexe B : Format du curriculum vitae à utiliser par le personnel (un document par personne)
• Annexe C : Modèle d’offre financière (feuilles de calcul Excel séparées)

L’objet de la présente RFP est d’obtenir les services d’un cabinet d’expertise comptable, dont les principaux dirigeants sont des experts-comptables indépendants, agréés ou autorisés par une autorité de réglementation à Madagascar, ci-après dénommé « le Soumissionnaire », pour réaliser un audit financier et de conformité du BN.

Performance

1. Les dossiers de BN doivent être audités pour la période du 1 Juillet 2024 au 30 Juin 2025.
2. Audit de la Situation Financière (Bilan), du Compte de Résultat, de la Variation Nette des Actifs et, des Flux Nets de Trésorerie, conformément aux principes comptables généralement admis aux États-Unis (US GAAP) et des normes exigibles par les lois locales.
3. Test de conformité avec Les Politiques et procédures de Helen Keller.
4. Test de conformité avec Les lois locales sur la fiscalité, notamment ;

• Impôt sur les sociétés et exonérations
• Charges sociales, impôts sur le revenu, y compris les taxes sur les expatriés
• TVA
• Autres taxes le cas échéant

L’auditeur examinera les déclarations fiscales annuelles et le calcul de l’impôt sur le revenu des personnes physiques conformément aux exigences fiscales spécifiques à chaque pays.

• Respect aux autres lois en vigueur : Outre les lois fiscales, l’auditeur vérifiera que les transactions sont en tous points conformes aux lois en vigueur ; y compris, mais sans s’y limiter :
• Validité de l’enregistrement du bureau et respect des conditions d’enregistrement
• Respect du droit du travail local
• La monnaie utilisée pour le rapport doit être le USD.
• Le rapport doit être en français et en anglais.

Produits livrables

1. Un rapport d’audit avec une opinion accompagnés de la Situation Financière, Le Compte de Résultat, la Variation Nette des Actifs, Les Flux Nets de Trésorerie ainsi que les notes connexes aux états financiers comprenant un calendrier supplémentaire montrant les dépenses totales (transactions locales) par projet.
2. Une Lettre de recommandation de l’audit ou commentaires et recommandations sur les procédures de contrôle interne et la conformité du programme, si nécessaire. Si aucun problème n’a été soulevé au cours de l’audit, les commissaires aux comptes doivent émettre une lettre de recommandations attestant qu’aucun problème n’a été soulevé au cours de l’audit.
3. Une Lettre de recommandation et un avis sur la conformité aux lois et règlements du pays hôte (enregistrement, droit du travail, lois fiscales, etc.).
4. Rapport sur l’exhaustivité des déclarations fiscales conformément à l’exigence fiscale spécifiques à chaque pays.
5. Rapport sur l’exactitude du calcul de l’impôt sur le revenu des personnes physiques conformément à l’exigence fiscale spécifiques à chaque pays.

Pour une meilleure référence et pour gérer la révision des projets de rapports, tous les projets de rapports (à la fois les rapports d’audit et les lettres de recommandations d’audit) soumis à l’organisation Helen Keller pour révision doivent être au format Microsoft Word/ Excel. L’organisation Helen Keller veillera à ce que toutes les suggestions de modifications ou les commentaires sur le projet de rapport d’audit ou des lettres de recommandations soient consignées dans le dossier, afin d’en garder une trace.

Calendrier de livraison

Le Soumissionnaire doit transmettre un exemplaire de l’ébauche du rapport d’audit en format Microsoft Word/ Excel au directeur NB de l’organisation Helen Keller. La date limite de remise l’ébauche du rapport d’audit est fixée à 30 Jours calendaires Après le début du travail sur le terrain.

Le Soumissionnaire doit livrer 03 copies du rapport final d’audit avec une version numérique au directeur national de l’organisation Helen Keller pas plus tard que 07 jours calendaires après qu’Helen Keller ait fourni les derniers commentaires sur l’ébauche du rapport- et devrait être au plus tard 04 mois après la signature du contrat.

Il est possible de remettre les rapports avant la date indiquée ci-dessus. Toutefois, si le Soumissionnaire ne remet pas les rapports d’audit dans les délais prévus, ou si le Soumissionnaire remet des rapports d’audit qui ne sont pas conformes à toutes les dispositions du contrat, l’organisation Helen Keller peut résilier l’ensemble ou une partie du contrat en adressant une mise en demeure écrite au Soumissionnaire. Dans certaines circonstances atténuantes, l’agent contractant peut prolonger ce délai sur demande écrite de la part du Soumissionnaire et sur présentation d’une justification suffisante.

Examen du rapport d’audit

Tous les rapports d’audit préparés dans le cadre du contrat seront examinés par le Directeur Senior, Financement et Comptabilité, et Directeur Associé, Comptabilité de l’organisation Helen Keller pour vérifier la conformité aux termes du contrat et aux autres guides d’audit appropriés. Les projets de rapports d’audit soumis pour examen doivent être rédigés en anglais.

Réunion de clôture

Au terme du travail sur le terrain, une réunion de clôture sera organisée en présence des représentants de l’organisation Helen Keller et des représentants du Soumissionnaire. Les observations et les recommandations doivent être résumées par écrit et discutées avec l’organisation Helen Keller. Elles doivent inclure les observations et recommandations relatives au contrôle interne et à la conformité aux programmes.

Documents de travail

1. Sur demande, le Soumissionnaire fournira une copie des documents de travail relatifs aux coûts contestés qui ont été déterminés dans l’audit, si cela est le cas. Les documents de travail doivent être concis en expliquant le bien fondé des coûts contestés tout en analysant le problème.
2. Les documents de travail seront conservés pendant au moins trois ans à compter de la fin de la période d’audit.
3. Les documents de travail seront disponibles pour examen par les représentants autorisés de l’organisation Helen Keller et, le cas échéant, par les donateurs de Helen Keller, conformément à la procédure autorisée par cette dernière.

   Confidentialité

Le Soumissionnaire accepte de garder les informations relatives à tous les contrats dans la plus stricte confidentialité. À l’exception des rapports d’audit qui doivent être soumis aux autorités du gouvernement hôte et aux donateurs de Helen Keller, le Soumissionnaire s’engage à ne pas publier, reproduire ou divulguer ces informations, dans son entièreté ou en partie, de quelque manière ou sous quelque forme que ce soit, et à ne pas autoriser ou permettre à d’autres de le faire, en prenant les mesures raisonnables nécessaires pour en limiter l’accès, pendant qu’elles sont en possession du Soumissionnaire, aux seuls employés du Soumissionnaire qui ont besoin de les connaître.

Le Soumissionnaire accepte d’informer immédiatement, par écrit, le représentant autorisé de l’organisation Helen Keller lorsque le Soumissionnaire détermine ou a des raisons de suspecter une violation de cette condition de confidentialité.

L’offrant accepte que, le cas échéant, des mesures techniques et organisationnelles appropriées soient prises contre le traitement non autorisé ou illégal des données personnelles et contre la perte, la destruction ou l’endommagement accidentels des données personnelles conformément à la législation sur la protection des données. L’offrant convient que ses employés, mandataires et autres représentants respectent les exigences de la législation et de toute modification et révision de celle-ci dans la fourniture et l’utilisation de l’objet de l’accord et doivent se conformer à toute demande faite ou directive donnée à autrui qui est directement liée aux exigences de cette législation.

Aux fins du présent paragraphe, on entend par :

i. « Informations confidentielles » désigne toutes les informations relatives aux activités d’Helen Keller Intl, y compris les informations obtenues, détenues ou conservées et sur quelque support que ce soit, y compris, sans limitation, les écrits, logiciels ou autres supports de stockage, et que ces informations soient ou non marquées « confidentielles ».

ii. « Législation sur la protection des données » désigne toutes les lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée en vigueur de temps à autre, y compris, sans limitation, le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « RGPD »).

Période contractuelle prévue et mécanisme d’attribution

La période envisagée de l’attribution est de 3 mois à compter de ou environ 14 juillet 2025.

Helen Keller Intl envisage d’attribuer un Contrat de services professionnels à un prix forfaitaire fixe à l’offre retenue. Il est interdit d’ajouter des bénéfices, des frais, des taxes ou des coûts supplémentaires après l’attribution du contrat. Cette demande de propositions est sujette à tous les termes et conditions du contrat qui en découle. Toutes les attributions suivantes doivent être régie en vertu de ces termes et conditions.

SECTION 3 : Instructions relatives aux propositions

La proposition du soumissionnaire doit comprendre deux documents distincts :

1ère Partie – Offre technique

2ème Partie – Offre financière

L’offre technique et l’offre financière (ou « la proposition ») doivent être présentées séparément. Le soumissionnaire ne doit inclure aucune donnée relative aux coûts dans l’offre technique.

La proposition doit être présentée de manière concise et structurée et doit expliquer en détail la disponibilité, l’expérience et les ressources du soumissionnaire pour assurer les services sollicités.

Les propositions incomplètes ou ne répondant pas à ces critères pourraient ne pas être prises en compte dans le processus d’examen. Toutes les propositions doivent être soumises en anglais et en francais(et dans la langue officielle du pays si la législation locale l’exige).

Les offres technique et financière doivent être présentées avec une lettre d’accompagnement, portant la signature et le cachet du représentant autorisé de l’organisation du soumissionnaire, et comprenant les informations suivantes :

1. Date de présentation de la proposition
   1. Durée de validité de la proposition (minimum {90} jours)
      1. Nom de l’entreprise ou de l’organisation
      2. Nom et fonction du représentant autorisé de l’organisation
      3. Type d’entreprise ou d’organisation
      4. Adresse
      5. Téléphone
      6. Courriel
      7. Numéro d’identification fiscale
      8. Autres documents requis à joindre à la lettre d’accompagnement :
         1. Copie des documents d’enregistrement ou de constitution dans le registre public, ou des documents équivalent émanant du bureau du gouvernement du pays dans lequel le soumissionnaire est enregistré.
            1. Copie du certificat d’enregistrement fiscal de l’entreprise ou un document équivalent.
            2. Copie de la licence commerciale ou un document équivalent.

Les soumissionnaires doivent également soumettre un formulaire signé de déclaration au sujet des conflits d’intérêts. Ce formulaire doit être évalué pour déterminer si le soumissionnaire se trouve actuellement dans une situation de conflit d’intérêts réel ou potentiel selon la définition de l’annexe A. S’il est conclu que tous les conflits d’intérêts déclarés par le soumissionnaire pourraient avoir une incidence négative sur sa capacité à réaliser les prestations, Helen Keller Intl peut décider de rejeter la proposition présentée. Si le formulaire de déclaration de conflit d’intérêts n’est pas correctement rempli, la proposition présentée peut être également rejetée.

1ère Partie : OFFRE TECHNIQUE

L’offre technique doit inclure les éléments suivants :

1. Résultats obtenus par le passé ou expériences utiles du soumissionnaire – {2} pages maximums

   Les Soumissionnaires doivent décrire leur expérience antérieure en matière d’audit, notamment en ce qui concerne l’audit d’organisations internationales à but non lucratif et/ou d’autres organisations à but non lucratif.

   Informations relatives aux résultats obtenus par le passé ou à l’expérience antérieure du soumissionnaire pour réaliser des prestations dans un pays ou une région qui sont de nature et de volume semblables aux services demandés (brève description, livrables, date, client, etc.).

   Les soumissionnaires doivent également donner les coordonnées d’au moins trois (3) références professionnelles qui sont intervenues au cours de travaux antérieurs et / ou ont une expérience dans le cadre de prestations d’une ampleur similaire. Les coordonnées doivent inclure, au minimum : le nom de la personne, le nom de l’entreprise, des informations succinctes sur sa relation avec le soumissionnaire, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone. Helen Keller Intl se réserve le droit de prendre contact avec les personnes référencées. Les coordonnées des personnes référencées ne sont pas assujetties aux restrictions relatives au nombre de page pour cette section.

2. Approche technique – {7} pages maximums

   L’approche technique doit décrire l’approche proposée pour atteindre les objectifs du programme et doit aborder les points suivants :

3. Des informations qui indiquent si le soumissionnaire est actuellement présent dans le pays ou la région et la nature de cette présence.
4. Une brève description de ce que le soumissionnaire sait des objectifs et de la portée du travail pour les prestations.
5. Un aperçu de la façon dont le soumissionnaire propose de réaliser les services demandés qui sont indiqués dans cette RFP.
6. Description des autres services disponibles pour les organisations à but non lucratif, en particulier les services à valeur ajoutée, tels que les services de conseil, les services de formation et autres produits.

   Qualifications de l’organisation et structure de l’équipe – {3} pages maximums, en excluant les curriculums vitae

   1. Décrivez l’organisation, sa taille (par rapport aux audits à réaliser) et sa structure. La description doit inclure :

   • La taille de l’entreprise, incluant le nombre d’employés et l’emplacement des sites physiques.
   • Explication des relations avec le siège social ou les bureaux de l’entreprise ou description de l’indépendance.

     2. Structure des équipes : Les soumissionnaires doivent décrire la structure de l’équipe susceptible d’atteindre les objectifs et de réaliser l’étendue du travail décrit dans la présente RFP. Le chef de projet (ou le chef d’équipe) et les autres membres de l’équipe doivent être identifiés au sein de la structure, en décrivant notamment les rôles et responsabilités de chacun pendant toute la durée des prestations ; supervision globale à exercer.

     3. Les exigences et les qualifications minimales du chef d’équipe qui dirigera l’équipe sont les suivantes :

     • Un expert-comptable agréé ou un comptable public agréé, légalement autorisé à exercer dans le pays et habilité à certifier des rapports d’audit financier.
     • Une telle personne ne doit pas avoir été exclue ou suspendue de la pratique de la comptabilité par un organisme comptable ou un gouvernement local.

Au minimum, le soumissionnaire doit fournir les informations suivantes :

• Une copie du curriculum vitae à jour du personnel proposé selon le modèle fourni dans l’annexe C. Le curriculum vitae ne doit pas dépasser trois pages et doit être présenté dans un ordre chronologique en commençant par l’expérience professionnelle la plus récente et en résumant les aptitudes et les qualifications adéquates.
• Il faut joindre à l’offre technique une copie des licences de comptabilité de l’associé qui signera le rapport d’audit ainsi que celles du chef d’équipe.
• Le pays de résidence de toutes les personnes inclues dans l’équipe en charge de la prestation de ce service (c’est-à-dire le pays dans lequel la ou les personnes résident et d’où elles proviennent quand elles se déplacent pour atteindre le lieu d’exécution des obligations dans le cadre de ce travail de consultant).
• Si un des membres de l’équipe ne réside pas dans le pays d’affectation pour l’exécution des services requis, le soumissionnaire doit indiquer comment cette personne va se déplacer afin d’effectuer ces services, ainsi que le temps de trajet estimé. Le soumissionnaire doit spécifier le nombre de voyages qui peuvent s’avérer nécessaires et donner le nom des membres de l’équipe qui participent à ces voyages.

Le soumissionnaire doit informer Helen Keller Intl s’il a l’intention de remplacer un membre important de l’équipe (en en donnant les raisons) avant la date d’attribution et il doit fournir à Helen Keller Intl les informations requises pour l’approbation d’une proposition de remplacement. Tout remplacement doit être soumis à l’approbation de Helen Keller Intl. Ceci est également valable pour tout remplacement intervenant pendant la durée du contrat.

Helen Keller Intl peut choisir de contacter le soumissionnaire avant de prendre une décision finale. Merci de confirmer si c’est possible, en veillant à ce que les coordonnées complètes soient également inclus dans le curriculum vitae (courriel, numéro de téléphone).

2ème Partie : OFFRE FINANCIÈRE

Le contrat octroyé est un contrat forfaitaire à prix fixe et le paiement en est effectué une fois que les livrables associés aux services sont reçus. Les paiements sont effectués par Helen Keller Intl uniquement via des moyens de paiement électroniques et tous les comptes bancaires doivent être strictement au nom de l’entreprise ou de l’organisation.

Dans le cadre de l’offre financière, les soumissionnaires doivent inclure un budget détaillé, présenté avec l’aide du logiciel Microsoft Excel, exprimé en MGA, avec un descriptif budgétaire en pièce jointe, dactylographié avec le logiciel Microsoft Word, qui décrit la base des éléments de coûts répertoriés. Les informations justificatives doivent être fournies de manière suffisamment détaillée pour permettre une analyse et une évaluation complètes du caractère satisfaisant de chaque élément de coût. Les soumissionnaires doivent inclure et énumérer clairement tous les coûts jugés nécessaires pour mener à bien les travaux demandés ci-dessous.

Le modèle d’offre financière se trouve à l’annexe C et doit comprendre les éléments suivants :

1. Coût de la main d’œuvre : Le soumissionnaire doit fournir des informations relatives à la structure de l’équipe, aux tarifs journaliers et au niveau d’effort (mesurés en jours) pour les livrables indiqués. Il est nécessaire d’énoncer les hypothèses formulées lors de la présentation des informations sur les coûts, y compris les options supplémentaires, et de spécifier toutes les conditions.
2. Autres coûts directs : Le soumissionnaire doit fournir une estimation détaillée des autres coûts directs principaux jugés nécessaires à l’achèvement des travaux. Les autres coûts directs couvrent les frais de transport, les visas et les indemnités journalières. Tout autre coût direct doit être préalablement convenu avec Helen Keller Intl.
3. Taux indirects et frais fixes : Si le soumissionnaire a comme pratique courante de budgétiser les taux indirects, par exemple les frais généraux, les frais annexes, les frais administratifs, ou tous les autres frais, il doit expliquer cette pratique et donner la base d’application des frais dans le descriptif du budget. Helen Keller Intl se réserve le droit de demander des informations supplémentaires pour justifier les taux indirects d’un soumissionnaire. Les frais fixes proposés doivent également être expliqués dans le descriptif du budget et présentés à part dans les états financiers.

SECTION 4 : Critères d’évaluation et bases pour l’attribution

Helen Keller Intl va suivre une méthodologie de sélection du meilleur rapport qualité-prix. Helen Keller Intl peut attribuer à une entreprise éligible et responsable dont la proposition est la plus avantageuse pour le programme, un contrat en prenant en compte d’autres facteurs de la proposition, y compris, mais sans s’y limiter, la conformité aux exigences de la RFP sans réserve notables. Les soumissionnaires ne peuvent pas modifier les offres non recevables après la date limite de dépôt des propositions afin de les rendre recevables. Cependant, Helen Keller Intl peut demander à un soumissionnaire de clarifier son offre s’il n’existe pas de divergence significative.

Les critères ci-dessous peuvent servir de base pour l’évaluation des propositions. La sélection repose principalement sur les mérites techniques des propositions, mais le prix et d’autres facteurs sont pris en considération, et l’attribution n’est octroyée que si la proposition est jugée satisfaisante sur le plan technique et à un prix raisonnable.

Négociations

Helen Keller Intl recherche les meilleures offres. Il est attendu que l’attribution d’un contrat se fait uniquement sur la base des offres originales reçues. Cependant, Helen Keller Intl se réserve le droit de mener des discussions et des négociations et / ou de demander des clarifications avant d’attribuer un contrat. En outre, Helen Keller Intl peut mener une analyse concurrentielle et limiter le nombre de soumissionnaires afin de créer un cadre d’évaluation incontestable pour les propositions les mieux notées. Les soumissionnaires les mieux notés, qui sont déterminés par le comité d’évaluation technique, peuvent être invités à présenter leurs meilleurs prix ou leurs réponses techniques pendant la durée de l’appel d’offres. Ils peuvent être amenés à faire une présentation orale, à la seule discrétion de Helen Keller Intl. Cette dernière se réserve le droit d’octroyer des contrats séparés pour chacun des composants de la demande, ou de ne faire aucune attribution, si cette possibilité est jugée nécessaire.

Modalités des appels d’offres

1. La mise en circulation de cette RFP n’engage pas Helen Keller Intl à octroyer un contrat, ni à payer les frais occasionnés pour la préparation et la présentation d’une offre.
2. Les fichiers joints font partie intégrante de cette RFP.
3. Helen Keller Intl peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de l’interlocuteur autorisé, l’adresse, le montant de l’offre et pour vérifier que la proposition a bien été envoyée en réponse à cet appel d’offres.
4. Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et à jour, conformément à la présente demande de propositions et à ses pièces jointes.
5. Déclaration des conflits d’intérêts : Les soumissionnaires doivent déclarer dans le formulaire de l’annexe A, toute relation passée, présente ou future avec toute partie associée au lancement, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son éventuelle attribution. Faute de faire une déclaration complète et transparente, Helen Keller Intl devra réévaluer la sélection des soumissionnaires potentiels.
6. Droit de sélectionner ou de rejeter : Helen Keller Intl se réserve le droit de sélectionner et de négocier, à son entière discrétion, avec ces prestataires qui présentent les qualifications requises pour les demandes de propositions concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. Helen Keller Intl se réserve également le droit de rejeter une ou toutes les propositions reçues sans apporter d’explication.
7. Droits réservés : Toutes les réponses à cette RFP deviennent la propriété de Helen Keller Intl et celle-ci se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :
   1. Disqualifier une offre parce que le soumissionnaire est incapable de suivre les instructions de l’appel d’offres ;
   2. Renoncer à faire valoir toutes les distorsions de la part des soumissionnaires, vis-à-vis des exigences de la présente demande qui, de l’avis de Helen Keller Intl, ne peuvent pas être considérée comme étant des anomalies suffisantes pour rejeter ou disqualifier une offre, ou si une telle renonciation favorise une concurrence accrue ;
   3. Prolonger le délai de présentation des offres à cette RFP après notification de tous les soumissionnaires ;
   4. Annuler ou modifier le processus d’appel d’offres à tout moment et relancer une autre RFP considérée par Helen Keller Intl comme étant plus appropriée ;
   5. Octroyer un contrat sur la seule base de l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
   6. Attribuer seulement une partie des composants de l’appel d’offres ou attribuer plusieurs contrats pour les différentes activités.
8. Les soumissionnaires, et les éventuels employés qui vont participer aux activités, doivent divulguer tout facteur susceptible de limiter la capacité de l’organisation à réaliser les services de façon indépendante, notamment les relations avec leurs employés homologues, les emplois passés, etc.

Modalités des appels d’offres

1. La mise en circulation de cette RFP n’engage pas Helen Keller Intl à octroyer un contrat, ni à payer les frais occasionnés pour la préparation et la présentation d’une offre.
2. Les fichiers joints font partie intégrante de cette RFP.
3. Helen Keller Intl peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de l’interlocuteur autorisé, l’adresse, le montant de l’offre et pour vérifier que la proposition a bien été envoyée en réponse à cet appel d’offres.
4. Fausses déclarations : Les soumissionnaires doivent fournir des renseignements complets, exacts et à jour, conformément à la présente demande de propositions et à ses pièces jointes.
5. Déclaration des conflits d’intérêts : Les soumissionnaires doivent déclarer dans le formulaire de l’annexe A, toute relation passée, présente ou future avec toute partie associée au lancement, à l’examen ou à la gestion de cet appel d’offres et de son éventuelle attribution. Faute de faire une déclaration complète et transparente, Helen Keller Intl devra réévaluer la sélection des soumissionnaires potentiels.
6. Droit de sélectionner ou de rejeter : Helen Keller Intl se réserve le droit de sélectionner et de négocier, à son entière discrétion, avec ces prestataires qui présentent les qualifications requises pour les demandes de propositions concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. Helen Keller Intl se réserve également le droit de rejeter une ou toutes les propositions reçues sans apporter d’explication.
7. Droits réservés : Toutes les réponses à cette RFP deviennent la propriété de Helen Keller Intl et celle-ci se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :
   1. Disqualifier une offre parce que le soumissionnaire est incapable de suivre les instructions de l’appel d’offres ;
   2. Renoncer à faire valoir toutes les distorsions de la part des soumissionnaires, vis-à-vis des exigences de la présente demande qui, de l’avis de Helen Keller Intl, ne peuvent pas être considérée comme étant des anomalies suffisantes pour rejeter ou disqualifier une offre, ou si une telle renonciation favorise une concurrence accrue ;
   3. Prolonger le délai de présentation des offres à cette RFP après notification de tous les soumissionnaires ;
   4. Annuler ou modifier le processus d’appel d’offres à tout moment et relancer une autre RFP considérée par Helen Keller Intl comme étant plus appropriée ;
   5. Octroyer un contrat sur la seule base de l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
   6. Attribuer seulement une partie des composants de l’appel d’offres ou attribuer plusieurs contrats pour les différentes activités.
8. Les soumissionnaires, et les éventuels employés qui vont participer aux activités, doivent divulguer tout facteur susceptible de limiter la capacité de l’organisation à réaliser les services de façon indépendante, notamment les relations avec leurs employés homologues, les emplois passés, etc.