Assistant Achats & Logistique 179 views2 applications

Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures masculines sont considérées prioritaires.

Contexte :

Sous la supervision directe du Responsable achat et logistique, et sous la supervision générale du chargé des ressources (RMO), l’assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l’OIM, aura les responsabilités suivantes :

Responsabilités :

1. Soutenir l’unité dans l’achat des équipements de bureau, des fournitures, du matériel et du mobilier de bureau requis ;
2. Soutenir au point de vue logistique les différentes unités dans l’organisation d’ateliers, d’évènements, et d’activités de l’OIM ;
3. Après avoir reçu une demande d’achat pour l’achat d’équipement et / ou de fournitures de bureau (avec les spécifications) du gestionnaire de projet ou des adjoints aux programmes, présenter les soumissions à l’approbation du responsable, informer et soutenir l’acquisition des matériels et services en respectant les règles de l’OIM, et en faisant le suivi avec les équipes de l’OIM pour les dates de livraisons nécessaires ;
4. En coordination avec le responsable de l’approvisionnement et de la logistique s’assuré que tous les achats liés au projet soient examinés et approuvés par le gestionnaire de projet ;
5. Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et l’élaboration de bons de commande ;
6. S’assurer en coordination avec le responsable de l’approvisionnement et de la logistique aux services des finances qu’avant la commande et la livraison définitives de l’équipement /du matériel, le code du projet, le code de compte et le poste budgétaire aient été déterminés ;
7. Recevoir et examiner les demandes pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l’Unité des finances ;
8. Préparer les bons de commande / contrats et s’assurer que le gestionnaire de programme, le RMO, le COM et le FPU / MAC reçoivent l’autorisation financière conformément au seuil d’autorisation d’achat ;
9. Assurer la livraison en temps opportun des fournitures et du matériel achetés. Suivi avec le fournisseur pour le système d’approvisionnement et le statut de l’article fourni à sa destination comme l’installation, la mise en service, etc. ;
10. En coordination avec le chef de projet et en coordination avec le responsable de l’approvisionnement et de la logistique, vérifier toutes les fournitures livrées et s’assurer qu’elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande ;
11. Tenir des registres de toutes les transactions traitées en veillant à ce que le système de remplissage soit efficace pour l’enregistrement de toutes les citations, des copies des relevés de dépenses, des reçus, des formulaires de commande locaux, etc. ;
12. Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l’unité des finances pour s’assurer que les comptes des fournisseurs soient réglés à temps ;
13. Respecter les procédures administratives et les normes appropriées de l’OIM pour le suivi, les enchères, la commande et la gestion des stocks. Préparer des documents d’appel d’offres et de passation de marchés, des modifications, des contrats dans la correspondance et l’approbation de l’unité LEG avant de s’engager dans la procédure de passation de marché ;
14. En coordination avec le responsable de l’approvisionnement et de la logistique, tenir un registre des immobilisations, veiller à ce qu’il soit régulièrement mis à jour et enregistrer toutes les informations pertinentes concernant l’utilisation et la restitution de toute immobilisation empruntée par le personnel ;
15. Gestion des assets de l’organisation pour le CO et le RO et la maintenance hors et dans PRISM en coordination avec l’équipe IT et le RMO.
16. En l’absence du responsable de la logistique, aider à la coordination des besoins de transport des programmes et de la flotte des véhicules du bureau ; suivre les mouvements quotidiens des chauffeurs et assurer les « aéroport pickup ». S’assurer que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Vérifier les journaux de bord des véhicules sur une base hebdomadaire ;
17. Conduire et suivre la consommation de carburant de tous les véhicules et soumettre un rapport au responsable de l’approvisionnement et de la logistique en l’absence du responsable de la logistique
18. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises et expérience

Education

• Master en Gestion des affaires ou toute filière connexe d’une institution académique reconnue, et 3 années d’expérience pertinente en gestion des achats et des contrats

• Diplôme universitaire d’une institution académique accréditée et 5 années d’expérience en domaines similaires.

Expérience

• Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint, Bonne connaissance de la technologie de l’information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.

• Une expérience professionnelle antérieure dans des organisations internationales et des entreprises serait un atout.

Langues

Une maitrise parfaite du français est nécessaire. Une bonne maitrise de l’anglais et des langues locales est requise.

Compétences requises

• Responsabilité: capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;

• Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;

• Apprentissage continu – favorise l’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;

• Communication – écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;

• Créativité et initiative – recherche activement de nouvelles façons d’améliorer les programmes ou les services ;

• Leadership et Négociation – développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes;

• Gestion de la performance – identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;

• Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités;

• Professionnalisme – affiche la maîtrise du sujet ;

• Travail d’équipe – contribue à un environnement d’équipe collégial; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;

• Veille technologique – affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes;

• Mobilisation des ressources – travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l’OIM.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.