Assistant/e (Secrétariat), Rabat, Morocco 31 views0 applications

OVERVIEW

Post Number : 5MAADM0702RP

Grade : G-5

Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)

Duty Station:

 Rabat

Job Family: General Administrative Support

Type of contract : Fixed Term Field

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 25-NOV-2024

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Long Description

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Maroc peuvent postuler à ce poste.)

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur du Bureau et Représentant de l’UNESCO au Bureau Régional du Maghreb, l’Assistant/e (Secrétariat) coordonne le bon fonctionnement du bureau de la Représentation et tient le rôle principal d’agent de liaison entre la Représentation et les autres services du Bureau.

L’Assistant/e (Secrétariat) assure la gestion du secrétariat, l’organisation de l’agenda, la coordination des réunions, la rédaction du courrier, rapports et autres documents, ainsi que le suivi de la mise en œuvre des actions décidées par le Directeur du Bureau.

Long Description

Plus précisément, l’Assistant/e (Secrétariat) assumera les responsabilités ci-après :

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du Directeur en tenant de manière quotidienne son agenda, en organisant ses réunions et ses rendez-vous avec les autorités gouvernementales, les institutions, en supervisant le travail préparé pour son visa/signature, en vérifiant le contenu grammatical et les erreurs typographiques et en veillant à la conformité avec les règles et procédures de l’UNESCO.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants à la Représentation et les filtrer ; préparer les réponses aux courriels, et autres courriers officiels en fournissant les réponses adéquates; tenir à jour un registre de réponses/actions et en informer le Directeur du Bureau ou, si nécessaire, le personnel concerné.
• Analyser le courrier entrant et le rediriger vers les personnes concernées ; assurer le suivi pour l’information du Directeur du Bureau, des différents plans d’actions validés à l’issue des réunions organisées par la Représentation.
• Organiser les dossiers de la Représentation en mettant en place un système de classement efficace des rapports, documents, lettres, plans de travail, projets de rapports, etc.
• Coordonner le processus complet des missions du Directeur (préparation du planning des missions, soumission à la validation des demandes de voyage, clôture de la mission).
• Organiser les aspects administratifs et logistiques des réunions initiées par la Représentation et y prendre part, si exigé, pour la préparation des rapports et compte-rendus.
• Assurer la liaison entre le Directeur du Bureau et le reste des collègues, et communiquer de manière opportune avec le Siège de l’UNESCO sur le suivi des activités et les questions administratives pertinentes.

COMPETENCIES (Core / Managerial)

Accountability (C)

Communication (C)

Innovation (C)

Knowledge sharing and continuous improvement (C)

Planning and organizing (C)

Results focus (C)

Teamwork (C)

Professionalism (C)

–

For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Formation

• Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété dans le domaine du secrétariat ou de la gestion, du soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Au minimum (5) cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat ou soutien administratif, gestion, ou domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

• Sens de la diplomatie, de professionnalisme, d’intégrité professionnelle, de discrétion et d’esprit d’équipe. ecFA4h2 BTn6yA
• Excellentes compétences relationnelles et de communication.
• Sens élevé de l’organisation et capacité à traiter l’information de manière objective, précise et confidentielle.
• Excellentes capacités rédactionnelles (aptitude à rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus avec un minimum de supervision).
• Capacité de planification et de coordination et capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail avec une grande autonomie.
• Capacité à traiter efficacement, et avec tact, avec différents partenaires/institutions et autres parties prenantes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.
• Maîtrise des logiciels informatique standards MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).

Langues

• Excellente connaissance (orale et écrite) du français et bonne connaissance de l’anglais.
• Connaissance de l’arabe.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Formation

• Formation/certification spécialisée dans le domaine du secrétariat général, de l’administration et/ou de la gestion de bureau, ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Expérience professionnelle pertinente au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale.

Aptitudes & Compétences

• Connaissance du travail et du fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Langues

• Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (chinois, espagnol ou russe).

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 237 433 Dirhams marocains.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview.

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States ( last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.

Please note that UNESCO is a non-smoking Organization.