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réée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.

Contexte:

L’Organisation Internationale pour les Migrations fournit un service administratif lié aux demandes de visas par l’intermédiaire du Centre canadien de traitement des demandes de visa (CVAC), afin de rendre le processus de demande de visa plus rapide et plus pratique.

Sous la supervision générale du coordonnateur de projet du CVAC et directement sous la responsabilité du coordonnateur régional du CVAC sur le plan du programme et indirectement rattaché au chef de mission sur le plan administratif, le (la) titulaire fournira un appui administratif au CVAC.

Le (la) candidat (e) retenu (e) sera chargé (e) d’assurer les taches suivantes :

1. Fournir en tout temps des services à la clientèle aux demandeurs, conformément aux obligations contractuelles et aux normes de service du ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada (IRCC) ;
2. Fournir des informations aux demandeurs : distribution de formulaires et de listes de contrôle ; fournir des réponses précises et ponctuelles aux demandes de renseignements des candidats par téléphone, par courrier électronique, par messagerie et en personne ; assistance et orientation avec des services à valeur ajoutée ;
3. Aider à la collecte des demandes de visa et à faire le tri des documents : vérification de la complétude et de l’exactitude des formulaires de demande de visa ; vérification de l’exhaustivité des pièces justificatives ; tri des documents avec une liste de contrôle pertinente ; assistance aux demandeurs si les documents sont incomplets ;
4. Saisir des données de demande de visa : assurer un niveau de maitrise avec le logiciel de gestion d’application fourni, vérifier l’exactitude des données collectées et des factures générées ; Faire suivi des passeports et des documents ; numérisation et vérification de la qualité des pièces justificatives ;
5. Procéder au recouvrement des frais de visa et de service ; vérification de la validité des paiements et des frais par rapport au logiciel de gestion de l’application ; émission des factures ; conciliation quotidienne des frais perçus et des factures ;
6. Aider à la production de rapports : production de rapports quotidiens et vérification de la conformité des demandes et des frais perçus ; rapports quotidiens pour le centre de contact (appels reçus, rappels, appels manqués, etc.) ; aide à l’adjoint à l’équipe d’ACC pour le contrôle de la qualité ;
7. Procéder à la livraison et retrait des demandes et des passeports : transfert sécurisé des demandes de visa et des passeports à destination et en provenance des bureaux des visas désignés par le CRIC ; tri et comptage des demandes et des passeports ; délivrance des passeports aux demandeurs et transmission aux services de messagerie ;
8. Informer la direction de tout incident ou problème lié au travail quotidien, aux questions de sécurité, aux systèmes et aux logiciels, aux plaintes et proposer des recommandations en vue d’une optimisation du service;
9. Fournir un support informatique à l’équipe en cas de problèmes techniques.
10. Effectuer la maintenance de l’équipement informatique en liaison avec l’équipe informatique du bureau régional et celle du bureau pays si nécessaire.
11. Respect du Statut et Règlement du personnel de l’OIM et de toutes les politiques de l’OIM, y compris : “Normes de conduite de l’OIM”, “Politique de l’OIM pour un environnement de travail respectueux”, “Politique de l’OIM sur le signalement des pratiques irrégulières, des actes répréhensibles et des fautes professionnelles”, “Accord de confidentialité de l’OIM”, “Principes de protection des données”, “Politique de sécurité informatique” ;
12. S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée par l’adjoint d’équipe ou la direction d’ACC.

Qualifications et Expérience requises

Education

• Diplôme d’études secondaires et une combinaison de certificats en administration, en TI et quatre (4) années d’expérience professionnelle dans les domaines mentionnés ci-dessus ou dans un domaine connexe,
• Diplôme universitaire d’une institution académique accréditée en Administration, Informatique et technique ou dans un domaine connexe plus 2 années d’expériences.

Expériences

• Expérience dans la gestion d’une équipe ;
• Expérience des programmes liés aux migrants OU des services liés aux visas ;
• Expérience dans l’assistance informatique,
• Expérience en service à la clientèle ; et,
• Expérience de la liaison avec les autorités gouvernementales et diplomatiques et les institutions nationales et internationales.
• Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint.
• Une expérience professionnelle antérieure dans des organisations internationales et des entreprises serait un atout.

Langues

Maîtrise de l’anglais, et du français.

Compétences requises

Valeurs

• Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.
• Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
• Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

Compétences

• Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
• Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.