Coordinateur/trice Administratif République démocratique du Congo 145 views0 applications

Médecins du Monde MdM est une organisation humanitaire internationale qui œuvre pour rendre effectif le droit universel à la santé. MdM est une organisation à but non lucratif, non gouvernementale, non politique et non confessionnelle, qui exerce ses activités dans le respect des principes d’humanité, de neutralité, d’impartialité et d’indépendance.

MdM a pour objectif de fournir un accès aux services de santé, de répondre aux besoins de la population la plus vulnérable en matière de santé, de dénoncer les violations des droits humains, de promouvoir la mobilisation sociale et de plaider en faveur de changements sociaux et politiques.

Intervention en RDC :
Début août 2018, une épidémie de maladie à virus Ebola a été déclarée dans la région de Malabako, dans la province du Nord-Kivu.

Le nombre cumulé de cas depuis le début de l’épidémie, jusqu’au 12 juin 2019, est de 2 106 cas, dont 1 396 décès (69 % de létalité). Bien que la réponse humanitaire soit active depuis 10 mois, le nombre de cas continue d’augmenter, en partie en raison de la résistance à l’intervention des communautés touchées.

La réponse de Médecins du Monde s’inscrit dans le cadre du renforcement des services de la riposte épidémique, notamment en soutenant la commission de soutien psychosocial par le biais d’un programme de formation pour le personnel psychosocial contractuel. De plus, l’intervention comprendra un programme de soins d’équipe pour le personnel de santé qui répond directement à l’épidémie

CHAMP D’APPLICATION GÉOGRAPHIQUE

Nord-Kivu: Rubber, Butembo, Katwa avec la possibilité d’augmenter ou de concentrer les zones de couverture en fonction de l’évolution de l’épidémie.

ORGANIGRAMME
Le candidat travaillera sous la direction du coordinateur général de la mission. Il / Elle aura un lien technique direct avec les départements de finances et RH au siège à Madrid.

FONCTIONS

Le Coordinateur administratif est responsable de la gestion globale des aspects RH et financiers, comptables, budgétaires, administratifs et juridiques des projets afin de garantir des procédures rigoureuses et transparentes et d’atteindre les objectifs de la mission et de respecter les directives de MDM et des bailleurs.

1. Planification comptable-budgétaire et suivi
2. Responsable de la comptabilité, de la planification budgétaire, de la supervision et du suivi des programmes mis en œuvre.
3. Élaborer et mettre en œuvre les procédures administratives et les lignes directrices et veiller à ce qu’elles soient mises à jour avec l’évolution des règlements de MdM et des bailleurs.
4. Gestion de trésorerie et demande mensuelle de fonds.
5. Responsable de la provision en espèces entre les différents programmes/bases (le cas échéant).
6. Organiser et superviser tous les aspects des flux de trésorerie, y compris la sécurité de trésorerie, assurer une séparation suffisante des responsabilités et un niveau de contrôle sur les transactions.
7. Assurer la bonne traçabilité de l’argent par donateur / programme.
8. Supervision de la comptabilité, des factures et paiement des indemnités, en s’assurant que la documentation de support est conforme aux procédures de MdM et des bailleurs.
9. Responsable de la comptabilité de tous les sites : qualité des documents, respect des procédures, comptabilité et répartition des donateurs. Coordonner la clôture de la comptabilité mensuelle.
10. Superviser l’archivage des documents comptables sur le terrain et leur transmission au siège.
11. Assurer la préparation d’audit externe ou interne (le cas échéant)
12. Suivi budgétaire :
    * Préparer les budgets annuels des bailleurs et les examens budgétaires en coordination avec les équipes.
    * Surveiller la consommation globale du budget en ce qui concerne les contraintes des bailleurs, créer et mettre à jour régulièrement les outils de suivi.
    * Communiquer avec le contrôleur financier du siège et les coordinateurs au sujet du suivi budgétaire
    * Identification et analyse de tout écart
    * Préparation de rapports financiers aux bailleurs
13. Financement et bailleurs
14. Assurer en cas de besoin et par délégation du Coordinateur général, la représentation de MDM devant les bailleurs
15. Assurer un suivi approprié du plan de financement actuel, ainsi que des engagements MdM envers les bailleurs
16. En coordination avec le Coordinateur général, négocier des éléments financiers et préparer des réponses aux obligations contractuelles fixées par les bailleurs et partenaires.
17. Gestion des ressources humaines
18. Gestion administrative du personnel national :
19. Élaboration de la politique RH concernant le contexte : rédaction d’un règlement interne, étude du droit local du travail et de la fiscalité
20. Créer ou améliorer une base de données pour le paiement mensuel du salaire
21. Assurer l’application des règles MDM pour le personnel national (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution des dossiers individuels, briefing des nouveaux collaborateurs, confidentialité des informations RH…)
22. Veiller à ce que les procédures générales d’administration des RH soient en place
23. Coordonner et superviser les processus de recrutement du personnel national
24. Être le garant de la mise en œuvre des politiques de rémunération et d’évaluation MdM
25. Partager et comparer avec les autres ONG les règlements et conditions d’emploi
26. Gestion administrative du personnel expatrié :
    * Assurer l’existence de profils d’emploi écrits validés par le coordinateur technique
    * Assurer l’application de la législation locale concernant le personnel expatrié (visa etc).
    * Participer à la définition des règles de vie et des conditions de travail.
    * Superviser la constitution des dossiers individuels.
    * Impartir les briefings d’arrivée et de départ sur les aspects administratifs et contractuels.
    * Superviser le paiement mensuel de l’indemnité journalière pour les expatriés
    * Suivi des aspects administratifs pour les expatriés avec le siège : modification des billets d’avion si nécessaire, etc.
27. Gestion d’équipe
28. Recrues et formation du personnel administratif
29. Fournir une évaluation régulière à l’équipe sous sa responsabilité.
30. Prendre des mesures disciplinaires le cas échéant
31. Cadre juridique
32. Etablir toutes les formalités exigées par les autorités locales, dans les délais autorisés en ce qui concerne la position de MDM dans le pays, (visas etc).
33. Superviser le suivi des différents contrats (contrats de location, prestataires de services…)
34. Collaborer à la préparation des différents protocoles d’accord à mettre en place (MoUs)
35. Vérification du suivi, de l’archivage et de la disponibilité de tous les documents et contrats (contrats de location par exemple, …)
36. Travailler avec le siège et la coordination générale sur toutes les questions liées à l’enregistrement dans le pays
37. Communication, Rapport, Capitalisation
38. Production de rapport d’administration mensuel
39. Participation à la réunion hebdomadaire de l’équipe
40. S’assurer que la copie ou les originaux de tous les documents juridiques et contrats sont envoyés en temps opportun

COMPETENCE

• Capacité organisationnelle élevée et adaptation aux situations d’urgence.
• Professionnalisme.
• Capacité éprouvée de leadership d’équipe et de gestion.
• Travail d’équipe et capacité de networking.
• Rigueur et autonomie de travail.
• Strict respect des protocoles de sécurité établis pour le pays et la mission MdM
• Respect des lignes de travail, des valeurs et de la mission de Médicos del Mundo.

EXIGENCES
Académique:

Diplôme universitaire ou diplôme en finance/économie. Un Master en Coopération Internationale et/ou aide humanitaire est souhaitable.

Professionnelle:

Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire et avoir travailler sur la planification, la conception, la gestion et le suivi des programmes d’une ONG dans des contextes volatiles ou des situations d’urgence complexes. Une expérience en planification, mise en œuvre et évaluation de projets est souhaitable. Expérience de coordination d’équipe.

Compétences Spécifiques:

Langues: Très bon niveau de Français (écrit et parlé) indispensable
Informatique : Pack Office (niveau avancé)