Demande d’offre de prix
L’Organisation internationale pour les migrations (ci-après dénommée l’OIM) se propose d’engager des Prestataires de service / Consultant (e) s pour l’organisation de l’espace d’archivage dans les locaux de l’OIM Rabat aussi bien sur le plan physique que numérique.
Des informations complémentaires sur les services sont fournis dans les Termes de Références (TDR) ci-joints. **
Les Prestataires de service / Consultant (e) s seront sélectionnés sur la base des procédures de Sélection Qualité-Coût décrites dans cette Demande d’offre de prix.
La demande d’offre de prix est constituée des documents suivants:
Section I. Instructions aux Prestataires de services // Consultant (e) s;
Section II. Termes de références;
* Table des Matières
Section I – Instructions aux Prestataires de Services / Cabinets-conseils. 3
Section II. Termes de référence. 6
Section I – Instructions aux Prestataires de services / Cabinets-conseils
- introduction
1.1 Seuls les Prestataires de services / Consultant (e) s peuvent soumettre leurs propositions technique et financière pour les services requis. Les Propositions constituant la base des négociations contractuelles devant aboutir à un contrat signé avec le / s prestataire / Consultant (e) s sélectionné.
1.2 Les Prestataires de services / Consultant (e) s ne doivent pas être engagés à une mission quelconque qui serait en conflit avec leurs obligations ou passé vis-à-vis d’autres entités adjudicatrices, ou qui les placerait dans une position qui les méritent d’être en mesure de mener à bien la mission au mieux des intérêts de l’OIM.
1.3 L’OIM n’est pas tenue d’accepter toute proposition et se réserve le droit d’annuler le processus de sélection à tout moment avant l’attribution du contrat, et ce, sans encourir de responsabilité vis-à-vis des Prestataires de services / Consultant (e) s.
2. Manœuvres frauduleuses et coercitives
2.1 Le Règlement intérieur de l’OIM exige que le Personnel de l’OIM dans son ensemble, les soumissionnaires, les fabricants, les fournisseurs ou distributeurs se conforment aux normes les plus strictes en matière de déontologie pendant le processus de passation et d’exécution de tous contrats. L’OIM rejette toute proposition des soumissionnaires et peut, le cas échéant, mettre fin à leur contrat s’il est établi qu’ils sont livrés à des manœuvres collusoires, frauduleuses ou coercitives. En vertu de ce règlement, l’OIM définit aux fins du présent paragraphe, les termes mentionnés ci-dessous comme suit:
· Est considéré comme acte de corruption le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter, directement ou indirectement, toute choisie choisie de valeur dans le mais d’influencer l’action de l’Entité adjudicatrice / contractante pendant le processus de passation ou exécution du contrat;
· Est considéré comme acte frauduleux tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration, qui sciemment ou par négligence, induit ou tente d’induire l’Entité adjudicatrice / contractante pendant le processus de passation ou d’exécution du contrat, dans le but obtenir un avantage financier ou de se soustraire à une obligation;
· Est considéré comme un acte de collusion toute entente clandestine entre deux ou plusieurs soumissionnaires en vue de modifier artificiellement les résultats d’un processus de passation dans le but d’obtenir un avantage financier ou autre;
· Est considéré comme acte de coercition le fait de porter atteinte ou de causer du tort, ou de menacer de porter atteinte ou de causer du tort, directement ou indirectement, à tout participant au processus de passation en vue d’influencer indûment ses activités pendant le processus de passation, ou d’affecter l’exécution d’un contrat.
Section IV. Termes de référence
I. Informations sur l’opportunité
[NME1] Lieu d’affectation
Rabat, Maroc
Durée de la mission
Date de début de la mission: 0/07/2021
Date de fin de la mission: 31/12/2021
II. Contexte:
Créée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM se consacre à la promotion d’une migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Pour ce faire, il fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants pour garantir le respect des besoins et des droits des migrants.
Cette activité s’inscrit dans le contexte de l’organisation de l’espace d’archivage dans les locaux de l’OIM Rabat aussi bien sur le plan physique que numérique
III. Le rôle du consultant / prestataire
C’est dans ce cadre que l’OIM Rabat recrute un prestataire / cabinet de consultant (e) s pour effectuer l’archivage numérique et physique et travaillera sous la supervision globale de la Chef de Mission et sous la supervision directe de la Responsable de Gestion des Ressources.
IV. Objectif de la mission du consultant / prestataire
Le consultant (e) / prestataire procèdera à une mission d’archivage numérique et physique pour:
- Organisateur les archives de l’OIM Maroc;
- Faciliter la recherche de la documentation;
- Sécuriser les archives.
**
Le consultant (e) / prestataire sera chargé de:
I) Physique d’archivage:
- Organisateur des archives des bureaux de l’OIM à Rabat et proposant des plans de réaménagement des espaces;
- Mettre en place un système d’archivage indexé qui correspond à la logique de classement de la documentation de l’OIM;
- Identifier les documents qui ont dépassé les délais requis pour l’archivage selon la règle de l’OIM et des bailleurs concernés par les projets.
- Suite à l’identification de ces documents coordonnés avec l’OIM Maroc les actions nécessaires à prendre;
- Toute autre action nécessaire pour mener à bien la mission de l’archivage physique.
I) Archivage numérique:
- Organisateur les archives numériques de l’OIM Maroc depuis août 2019;
- Mettre en place un système d’archivage numérique indexé qui suit la même logique de l’archivage physique;
- Établir un plan pour chaque département de l’OIM Maroc pour faciliter le chargement des documents sur le système de gestion interne de l’OIM SAP;
- Toute autre action nécessaire pour mener à bien la mission de l’archivage numérique.
I. Livrables
Livrables
Date limite
1 -Brouillon du programme et du plan de travail détaillé de la mission Au plus tard le 15/06/2021
2 -Présentation de la version finale du programme et du plan de travail détaillé de la mission
Le 07/07/2021
3 -Présentation de l’état d’avancement de l’archivage physique et numérique selon le plan convenu et approuvé par l’OIM Le 22/09/2021
4 -Présentateur un plan par département de l’OIM Maroc pour faciliter le chargement des documents sur le système de gestion interne de l’OIM SAP Le 07/10/2021
5 -Présentation finale de l’archivage physique et numérique selon le plan convenu et approuvé par l’OIM.
Présentation du plan de classement.Le 05/11/2021
6 -Liste des documents qui ne demandent plus l’archivage de l’OIM et les actions nécessaires Le 24/11/2021
7 – Présentation de l’évaluation de l’état d’archivage par département sur SAP Le 07/12/2021
8 – Présentation du guide pratique d’archivage OIM Maroc Le 17/12/2021
Les tableaux, les cartes et les graphiques doivent être insérés dans le texte et partagés séparément en images ou en un autre format adapté, et toutes les annexes sur des données doivent être disponibles sous format MS Excel.
II. Qualifications requises:
· Diplôme universitaire dans la gestion des données ou une autre discipline similaire;
· Expérience confirmée dans l’archivage physique et numérique ou des tâches similaires;
· Bonne maitrise de français oral et écrit;
· Bonne maitrise de l’anglais oral et écrit;
· Maitrise d’arabe / darija est un avantage.
III. Autre prérequis:
· Les équipements nécessaires pour la numérisation doivent être assurés par le prestataire / cabinet des consultants
How to apply
3. Clarifications et amendements des documents de demande d’offre de prix
3.1 À tout moment avant la soumission des propositions, l’OIM peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une clarification, modifier la demande d’offre de prix.
3.2. Les Prestataires de services / Consultant (e) s peuvent demander des clarifications sur toutes les parties de la Demande d’offre de prix. La demande doit être adressée par écrit et soumis à l’OIM à l’adresse suivante: 11 rue ait ourir, Souissi, Rabat ou par email sur l’adresse email suivante: *[email protected]
4. Préparation des propositions
4.1 L’Offre du Prestataire de services / Consultant (e) s doit comprendre les éléments suivants:
a) la Proposition technique avec un calendrier de mise en œuvre, et
b) la proposition financière comprend les couts opérationnels, de bureau et de personnel avec le nombre de personnel directement affecté sur le projet.
4.2 La Proposition, ainsi que toutes les correspondances y relatives partagées par les Prestataires de services / Consultant (e) s et l’OIM doivent être en français . Tous les rapports préparés par le Prestataire de services / Consultant (e) s must be in English
4.3 Les Prestataires de services / Consultant (e) s sont appelés à fournir le prix de leur service en MAD
4.4 Les termes et la méthode de paiement doivent être clairement spécifiés.
5. Technique de proposition
5.1 La technique de la proposition doit fournir les informations suivantes:
a) Une brève description du profil du prestataire de services / Consultant (e) s et un résumé succinct de l’expérience récente de chaque partenaire sur des missions similaires.
b) Une description de la méthodologie de travail pour accomplir la mission (si possible schématisé)
c) La liste de l’équipe professionnelle proposée par domaine d’expertise, leurs positions et les tâches qui seraient confiées à chaque membre de l’équipe professionnelle
d) Le CV du personnel professionnel proposé
e) Un calendrier qui indique le temps proposé pour entreprendre les activités décrites dans le plan de travail
6. Proposition financière
6.1 La Proposition financière doit comprendre tous les coûts afférents à la mission, ces coûts doivent être ventilés par activité, incluant a) rémunération du personnel b) les dépenses telles que transports, équipement, licences c) toutes les taxes applicables, **
- Évaluation
7.1 les Propositions seront évaluées sur la base de leur conformité aux Termes de référence, aux exigences de la Demande d’offre de prix et sur l’application d’un critère d’évaluation,
7.2 Une proposition est rejetée à ce stade si elle ne répond pas aux aspects importants des Termes de référence **
8. Attribution du marché
Le contrat sera attribué par voie d’un avis d’attribution.
Le Prestataire de services est censé commencer sa mission à la date du 01 juillet 2021
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