Directeur (trice) de l’Administration et de la Logistique 111 views0 applications

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

PROFIL DE poste

Titre	Directeur (trice) de l’Administration et de la Logistique
Département	Support des Operations
Rapporte à	Lien hiérarchique : Directeur (trice) des Operations
Site de fonction	Bureau National	Voyage requis	5%
Date effective	Fevrier 2020	Grade	Poste local classé au grade D2

finalite du poste

Le rôle de la Directrice ou du Directeur de l’Administration et de la Logistique est de fournir un soutien administratif aux unités de programme et au bureau pays dans les domaines suivants: achats, logistique, gestion de bureau, contrats / questions juridiques et administration générale.

Le Directrice ou le Directeur de l’Administration et de la Logistique participera à la gestion quotidienne du Bureau National (bureau de Cotonou) de Plan International Bénin, c’est-à-dire planifier, gérer, coordonner et superviser toutes les tâches opérationnelles, de support programmatiques, de suivi et de rapport du pays dans les domaines ci-dessus.

Il / elle organisera, dirigera, coachera, formera et encadrera l’équipe d’administration dans le but d’améliorer l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations du pays.

Dimensions du rôle

• Fournir une expertise et un appui de qualité à tous les domaines de mise en œuvre du programme et au bureau de pays pour les questions liées à l’administration, aux passations de marché, aux appels d’offres, aux questions juridiques et à la logistique incluant les questions sécuritaires ;
• Examiner et réviser tous les documents et procédures juridiques utilisés par le bureau pays et les unités de programme et suggérer des politiques ou mécanismes pour combler les lacunes dans les procédures administratives ;
• Effectuer d’autres tâches administratives de manière à soutenir l’équipe du bureau national et à améliorer l’efficience et l’efficacité de Plan International Bénin ;
• Concevoir des programmes de formation appropriés pour le personnel administratif du Bureau National et des sites.
• Superviser le personnel administratif.

ROLE & responsabilités

• Gestion de l’Administration : Diriger les aspects administratifs et logistiques de Plan International Bénin ;
• Contrats / Gestion juridique : Rédaction et révision des contrats des prestataires de services ▪ Rédaction et gestion des contrats de location ▪ Rédaction et révision des accords de partenariat et de financement ;
• Gestion de la logistique : Gestion des immobilisations, du parc automobile, gestion des inventaire, gestion des stocks, gestion de la sécurité ;
• Administration générale : Préparation et soumission de divers rapports, Production de divers documents administratifs, Élaboration de diverses politiques et règlements administratifs et directives, Contribution à des documents de procédures administratives ou à l’élaboration du Manuel des opérations et superviser la planification des activités quotidiennes et l’évaluation de son equipe ;
• Gestion du budget : Gestion du processus d’élaboration et approbation du budget annuel du département de l’Administration, Supervision de l’exécution du budget et des révisions trimestrielles, Approbation des demandes d’achat et des demandes de paiement.
• Assurer une gestion efficace et en temps opportun des achats et des fournitures dans les programmes financés par les subventions du pays et les situations d’urgence incluses ;
• Superviser la gestion des actifs selon les procédures établies et les dispositions opportunes pour les équipements à éliminer dans le pays ;
• Tenir tous les bureaux de terrain informés des nouveaux développements en matière d’administration. Une attention particulière sera accordée au respect des procédures administratives d’entreprise et locales nouvelles ou révisées de Plan International Bénin ;
• Assurer des services de maintenance, de sûreté et de sécurité en temps opportun et de la plus haute qualité à tous les actifs, équipements et matériaux de Plan International Bénin ;
• Organiser et superviser les services de secrétariat dans tous les bureaux pour assurer un classement et un archivage appropriés ;
• Assurer la logistique et les services généraux au personnel et aux opérations au niveau du Bureau National et de tous les sites du pays ;
• Suivi de la mise en œuvre efficace des procédures de sécurité (SOP) et assurer un retour d’information régulier et la conformité aux normes de sécurité mondiales, régionales et nationales ;
• Effectuer d’autres tâches administratives de manière à soutenir l’équipe du bureau pays et à améliorer l’efficience et l’efficacité de Plan International Bénin ;
• Organiser et participer activement aux réunions du bureau national et informer les autres membres de l’équipe des activités, initiatives, etc. dans le domaine de l’administration ;
• Soumettre des rapports administratifs réguliers dans les délais fixés et à la demande du bureau régional ou du siège.
• Aider le personnel du Bureau National et du PIIA à examiner la façon dont les opérations sont organisées, à identifier les domaines possibles où l’efficacité opérationnelle peut être améliorée et à recommander, à aider à la mise en œuvre de solutions alternatives qui seront proposées ;
• Concevoir des programmes appropriés de renforcement des capacités pour le personnel administratif ;
• Assurer l’encadrement continu du personnel administratif et identifier les domaines d’amélioration de performance ;
• Organiser, le cas échéant, la mise à jour et le renforcement des capacités du personnel sur les procédures de base du plan, les meilleures pratiques, etc., comme requis dans les opérations ;
• Superviser les transactions d’approvisionnement SAP, le rapportage trimestriel de procurement et veiller à ce que les équipes soient à jour dans l’utilisation de la demande d’approvisionnement ;
• Agir en tant que SME back-up SAP sur le volet administratif dans le pays.

CARACTERISTIQUES requises

• Gestion : gère les ressources (personnel, budgets et travail) pour fournir des résultats aux normes de qualité convenues et est capable d’appliquer des compétences en planification, direction, organisation et contrôle ;
• Résolution des conflits : identifie correctement les causes des conflits et favorise la résolution conjointe de problèmes en utilisant des compétences de négociation et de médiation efficaces ;
• Recherche vers les solutions : analyse efficacement les informations et fournit des solutions adéquates efficaces et de qualité garantie ;
• Orientation et développement des personnes : coache les collègues et parties prenantes et s’intéresse personnellement à la croissance des personnes dans l’organisation ; conseille si nécessaire ;
• Leadership : cultive un environnement où les gens sont confiants de prendre des initiatives, d’être innovants et d’apprendre de nouvelles façons de travailler ;
• Gestion participative : capacité à impliquer les membres de l’équipe administrative dans la recherche de consensus et la prise de décision,
• Mise en réseau et style collaboratif établissant avec d’autres unités de bonnes relations avec d’autres organisations, fournisseurs, consultants, entrepreneurs et autres parties prenantes comparables ; travaille en collaboration, maintien des réseaux en dehors de l’organisation

COMMUNICATION ET RELATIONS DE TRAVAIL

• Communication Interne : accès illimité et contacts réguliers avec HoOps, PIM, PIIAM, le personnel administratif du CO et des PIIA, le personnel comptable, le département des subventions, le coordinateur des subventions, les conseillers techniques et le CD.
• Communication Externe : donateurs, services administratifs PIIA, avocat du plan, prestataires de services, fournisseurs, consultants, entrepreneurs, partenaires et autres organisations, exécutants / partenaires du projet, sous-bénéficiaires, lorsque le superviseur l’autorise.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMpetENCES ET CONNAISSANCES requises

• Avoir un BAC+5 en management, en passation de marchés, en logistique, en droit des affaires ou autres spécialités ;
• Avoir au moins cinq (05) années d’expériences à ce poste dans des organisations internationales ou dans des organisations de taille similaire à Plan International Bénin ;
• Connaissance approfondie des procédures administratives et organisationnelles, des procédures de bailleurs de fonds internationaux, multilatéraux ou bilatéraux.
• Avoir une connaissance très profonde des réglementations nationales, du droit, des problèmes de développement et des pratiques de gestion d’une ONG internationale ;
• Excellente connaissance des procédures, réglementations et règles en matière de gestion des contrats, d’approvisionnement et de logistique, d’administration des donateurs internationaux (Banque mondiale ; Fonds mondial, USAID, Union Européenne)
• Démontrer des attitudes d’intégrité, de transparence, de position proactive, de respect de l’égalité des sexes, d’adhésion aux droits de l’enfant.
• Haut degré d’organisation et excellentes compétences en résolution de problèmes
• Haut niveau de confidentialité et excellente relation avec toutes parties prenantes ;
• Capacité d’effectuer plusieurs tâches, d’établir des priorités et de respecter des délais courts ;
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de suivi et de supervision ;
• Capacité de générer des résultats de l’équipe ;
• Capacité à coacher et à fournir des commentaires aux collègues ;
• Maîtrise de la technologie : comprendre et utiliser différentes ressources technologiques ;
• Excellentes compétences en communication écrite en français et en anglais;
• Engagement envers l’apprentissage et l’amélioration continus
• Capacité à travailler sous pression, à s’adapter facilement et à faire face à un environnement multiculturel.

environnement physique

Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Bénin à Cotonou et le travail sera effectué dans un environnement de bureau typique et nécessitera des déplacements pour soutenir les équipes sur le terrain (Bohicon dans le Zou, Adjohoun dans l’Ouémé et Natitingou dans le Nord).

Niveau de contact avec les enfants

Faible contact : pas de contact ou très faible fréquence d’interaction.

Relations clés

• Collaborer avec le /la Directeur (trice) des Operations – Elevé
• Collaborer avec le Représentant Résident et les autres membres de l’équipe de direction (CLT)- Moyen
• Relations avec les partenaires externes, fournisseurs et autres – Elevé
• Représenter Plan International à des forums externes le cas échéant – Moyen
• Assurer la liaison en terme de communication et média avec les partenaires de mise en œuvre – Moyen
• Collaborer avec et consulter les collègues de CO et du PIIA – Moyen

Les valeurs de Plan International en pratique

Nous œuvrons pour un impact durable

• Je me donne un objectif clair et définis des attentes élevées.
• Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
• Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.

Nous sommes ouverts et redevables

• Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
• Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
• Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
• J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
• Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous travaillons bien ensemble

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Je développe des relations de confiance et  gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants