The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world’s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you’re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
IRC’s vision is for individuals, households and communities to be resilient, self-reliant and able to thrive in a changing context. In Niger, IRC is present in the regions of Tillabéri, Agadez and Diffa with projects in the following areas: Environmental Health (EH) and Non-Food Items (NFI), including Emergency – Rapid Response Mechanism (RRM), Protection (SGBV, child protection, protection monitoring and integration of protection), education, nutrition, health and livelihoods.
In Mali, IRC has been present since 2012 in response to armed conflict and political instability in the north of the country that have forced hundreds of thousands of Malians to flee south, further worsening the living conditions and livelihoods of the most vulnerable households. IRC is present in the Northern, Central and Southern regions and implements programs that promote community participation in the areas of health nutrition, education, water, hygiene and sanitation, protection, education as well as recovery and economic development, governance and emergency response.
In Burkina Faso, IRC launched its first phase of emergency response programming in the city of Djibo in April 2019, with mainly WASH activities. Then, IRC acquired funding from various donors to cover humanitarian assistance to people affected by the crisis in several regions: Sahel, North, Boucle du Mouhoun, Hauts Bassins, Centre-Nord and Centre. The sectors covered so far are health including environmental health, child protection, women’s empowerment and economic recovery.
About the project:
The project is implemented in Burkina Faso (Gourma, East region), Mali (Tenenkou, Mopti region) and Niger (Abala, Tillabéri region) and will aim at ensuring vulnerable communities meet their basic food security and nutritional needs through emergency food assistance, improved screening and treatment of malnutrition and emergency support to vulnerable households whose livelihoods have been severely affected by climate shocks, conflict, and displacement. In addition, the project will aim at ensuring boys, girls and women are safe in their communities, and receive support when they experience harm.
Job overview:
IRC is looking for a dynamic leader to fill the position of Senior project Coordinator (The SpC will work closely with country project teams and the steering committee to oversee and coordinate all aspects of the project, including leading strategic planning and decision-making, managing the activities of sub awardees. He/she will serve as a key liaison with local and international implementing partners, the governments of Mali, Burkina Faso and Niger, and other stakeholders. The SpC will also establish and maintain an integrated vision between the different actors while ensuring adherence to all project objectives, performance requirements and donor regulations.
Main responsibilities:
Under the supervision of the Country Director, the Senior project Coordinator will contribute to ensuring the effective implementation of project activities, partnership management and due diligence of consortium partners and building strong and sustainable partnerships. He/she will work with Deputy Director Programs and coordinate with the program coordinators the day-to-day management of the project as well as the life cycle of the sub-allocations in accordance with the IRC Partnership of Excellence for Equality and Results system (the “PEER system” or “PEERS”). He/she will work closely with the Project MEAL Coordinator and the Project Finance Analyst.
Quality of the program / implementation
• The Senior project Coordinator is responsible for coordinating the project in the three countries,
• Leads and supervises project planning, implementation, monitoring, evaluation and reporting.
• Liaises regularly with field coordinators/project managers to provide project updates, discuss emerging challenges and collaborate on the design of new programs or modifications to existing programs.
Budget management
• Participates in internal Budget versus Actual meetings as well as meetings with partners to ensure that the grant is on track and that all under- and over-spending are handled with adequate planning.
• Works closely with finance and grants teams to revise and adjust budget as necessary.
• Works with the grants department to ensure that the project is implemented in accordance with donor guidelines and that reporting requirements are met.
Monitoring, evaluation, quality assurance and reporting
• Maintain an effective monitoring, evaluation and learning system, and collaborate with the Project MEAL coordinator throughout the project.
• Responsible for all internal and external programmatic reports, including donor reports.
• Coordinates evaluations and reviews of programs, ensures documentation of lessons learned for reporting and program preparation.
• Ensure that IRC and international humanitarian action quality standards are met throughout the project management cycle.
• Ensures that gender, protection and environmental impact issues are mainstreamed in all programs under direct responsibility.
Coordination of partnerships and subcontracts
• Ensure that Consortium partners follow the IRC PEERS which defines effective and responsive processes, delineates clear roles and responsibilities, and articulates the IRC’s strategic approach to partnerships.
• Mobilizes, trains and provides ongoing technical support to technical focal points of consortia and program teams on working with partners.
• Reviews partners’ program implementation and assesses possible improvements based on lessons learned, best practices, etc.
• Encourage overall program cohesion through coordination and information sharing with and among partners.
• Strengthen relationships for other partnerships (e.g., with government entities).
• Management of partnerships and subcontracts
• Review changes to sub-allocation agreements, if any, and follow IRC’s internal review process for all sub-allocation documents.
• Work effectively with supply chain and finance partner teams to ensure underfunding mechanisms are PEERS compliant.
• Coordinates the start-up of partnerships/sub-awards. This includes preparing and facilitating partnership/sub-award opening meetings in accordance with IRC’s PEERS, in coordination with support functions and program teams, to ensure projects start with clear expectations from all parties.
• Coordinates quality monitoring of the implementation of partnerships/sub-awardees. This includes but is not limited to preparing and chairing partnership/sublease review meetings according to the schedule determined during the pre-award assessment; reviewing partners’ performance against the program, work plans and budget forecasts, as well as reviewing partners’ compliance with procurement, human resources management, financial management and other requirements outlined in the partnership agreements and its specific terms and conditions, in accordance with the IRC PEERS.
• Prepares and chairs partnership/subaward closing meetings, as required, and oversees the overall closure of partnerships/subaward, in accordance with IRC’s PEERS; This includes, but is not limited to, integrating reflection, lessons learned and future planning; preparing closing letters for underfunding and ensuring that all requirements of the underfunding agreement have been met.
• Leads, organizes and participates in the planning, organization and participation in technical and financial monitoring visits of partnerships/sub-awardees to assess partners’ performance and compliance with their partnership agreement, donor regulations and overall program plans, in accordance with IRC PEERS. This includes coordinating contributions prior to monthly grant review meetings to ensure that IRC’s commitments to the donor are met and working closely with program managers and finance teams to ensure that partnership monitoring schedules are rigorously adhered to, and that supporting documentation is prepared for review.
• Supports the planning and organization of donor monitoring visits, and participates as required, in accordance with agreed schedule.
• Work collaboratively with M&E and program coordinators to provide advice on strengthening monitoring and evaluation with partners, as well as to design tools and create systems to effectively monitor progress against partners’ capacity building plans.
• In close collaboration with supply chain units, maintain accurate records of program assets; this includes managing the program asset register, leading the asset disposal process when necessary, monitoring assets during regular partner monitoring visits in accordance with IRC PEERS and donor regulations on asset management.
Reporting
• Ensure that narrative and financial reports are prepared and shared by country programs and their partners.
• Collects and compiles program narrative reports across country programs and ensures timely submission to program coordinators for review
• In collaboration with the finance department, ensures the timely review of partners’ financial reports, in accordance with the provisions of their partnership agreements, in coordination with the review of programmatic reports.
Professional Standards
• Consistently and proactively monitors/evaluates the safety and security of the team; promptly report concerns or incidents to the personnel management team, and liaise with community leaders and other external parties, as appropriate, to maintain/improve the security environment of IRC programs.
• Other duties assigned by the supervisor to enable and develop IRC programs.
• All IRC staff are required to adhere to the IRC Way Standards of Professional Conduct and IRC Country Employment Policies.
Job Requirements:
• A graduate degree from an accredited university in international development or a related field is encouraged.
• 7 years of experience in managing multisector projects funded by institutional donors; familiarity with German donors preferred.
• Experience managing large-scale, multi-million-dollar, complex, multi-country and multi-partner projects.
• Programming experience in West Africa.
• Ability to follow multi-country teams and work remotely.
• Strong communication skills, both oral and written.
• Fluency in English is required.
• 7 years of experience in program administration, grant management and/or project management in an international NGO or similar organization.
• Knowledge and expertise in consortium management
• Knowledge and expertise in the use of project management methodologies and tools, resources and change management techniques
• Autonomous, able to set priorities independently and solve problems with minimal guidance.
• Demonstrated ability to work successfully in a volatile environment, within and across departments/functions and to develop good relationships with staff locally.
• Experience working in conflict and crisis situations and knowledge of humanitarian programs.
• Demonstrated ability to manage budgeting, monitoring and planning of complex projects
• Knowledge of development or nutrition, food security and climate change are a plus
• Knowledge of the regional context, with experience working in Niger, Mali and Burkina Faso preferably
• Fluency in written and oral French and English.
• Experience with GFFO preferred
Reporting to: Country Director
Supervised: N/A
Work environment:
The Senior project Coordinator will be based in Niamey with travel throughout the country. The security situation in Niger continues to be volatile. This is a non-accompanied position.
Au Niger, la vision de l’IRC est que les individus, les ménages et les communautés soient résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant. IRC est présent dans les régions de Tillabéri, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Santé environnementale (EH) et articles non alimentaires (NFI), y compris l’urgence – Mécanisme de réponse rapide (RRM), la protection (SGBV, protection des enfants, suivi de la protection et intégration de la protection), l’éducation, la nutrition, la santé et les moyens de subsistance.
L’International Rescue Committee (IRC) est présent au Mali depuis 2012 en réponse au conflit armé et à l’instabilité politique dans le Nord du pays qui ont contraint des centaines de milliers de maliens à fuir vers le sud aggravant davantage les conditions de vie et les moyens d’existence des ménages les plus vulnérables. L’IRC est présent dans les régions du Nord, centre et Sud et met en œuvre des programmes qui encouragent la participation communautaire dans les domaines de la santé Nutrition, l’éducation, l’eau, l’hygiène et l’assainissement la protection, l’éducation ainsi que le relèvement et développement économique, gouvernance et intervention d’urgence.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d’urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, L’IRC a acquis des financements avec des bailleurs divers pour couvrir l’assistance humanitaire aux personnes affectées par la crise dans plusieurs régions : Sahel, Nord, Boucle du Mouhoun, Hauts Bassins, Centre Nord et Centre. Les secteurs couverts jusqu’aujourd’hui sont la santé y compris la santé environnementale, la protection de l’enfance, l’autonomisation des femmes et le relèvement économique.
A propos du projet :
Le projet, mis en œuvre au Niger (Abala, Tillabéri), au Burkina Faso (Gourma, région de l’Est) et au Mali (Tenenkou, région de Mopti) visera à garantir que les communautés vulnérables répondent à leurs besoins de base en matière de sécurité alimentaire et de nutrition par le biais d’une aide alimentaire d’urgence, d’un meilleur dépistage et traitement de la malnutrition et d’un soutien d’urgence aux ménages vulnérables dont les moyens de subsistance ont été gravement affectés par les chocs climatiques, les conflits et les déplacements de population. En outre, le projet visera à garantir la sécurité des garçons, des filles et des femmes au sein de leurs communautés et à leur apporter un soutien lorsqu’ils subissent des préjudices.
Aperçu du poste :
L’IRC recherche un leader dynamique pour occuper le poste de Coordinateur Senior de Projet (Senior project Coordinator,). Le/la SpC travaillera en étroite collaboration avec les équipes projet de chaque pays et le comité de direction pour superviser et coordonner tous les aspects d’un projet de haut niveau, notamment en dirigeant la planification stratégique et la prise de décision, en gérant les activités des sous-récipiendaires. Il/elle servira de liaison clé avec les partenaires d’exécution locaux, les gouvernements du Mali, Burkina-Faso et du Niger, et d’autres parties prenantes. Le/la SpC établira et maintiendra également une vision intégrée entre les différents acteurs tout en assurant l’adhésion à tous les objectifs du projet, aux exigences de performance et aux règlements des donateurs.
Principales responsabilités :
Sous la supervision de la Direction Pays, le.la Coordinateur Senior de Projet contribuera à assurer la mise en œuvre efficace des activités du projet, la gestion des partenariats et la conofrmité des partenaires du consortium, ainsi que la mise en place de partenariats solides et durables. Il/elle travaillera avec la directrice adjointe des programmes et coordonnera avec les coordinateurs de programme la gestion quotidienne du projet ainsi que le cycle de vie des sous-allocations conformément au système de Partenariat d’excellence pour l’égalité et les résultats de l’IRC (le “système PEER” ou “PEERS”). Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur MEAL du projet et l’analyste financier du projet.
Qualité du programme / mise en œuvre
• Le/ la SpC est responsable de la coordination du projet dans les 3 pays ;
• Diriger et superviser la planification, la mise en œuvre, le suivi, l’évaluation et les rapports du projet ;
• Assurer une liaison régulière avec les coordinateurs/managers de projet sur le terrain pour fournir des mises à jour sur le projet, discuter des nouveaux défis et collaborer à la conception de nouveaux programmes ou à la modification des programmes existants.
Gestion du budget
• Participer aux réunions internes de la Budget versus Actuals ainsi qu’aux réunions avec les partenaires pour s’assurer que la subvention est en bonne voie et que toutes les sous-dépenses et les sur-dépenses sont traitées avec une planification adéquate ;
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées des finances et des subventions pour réviser et ajuster le budget si nécessaire ;
• Collaborer avec le département des subventions pour s’assurer que le projet est mis en œuvre conformément aux directives des donateurs et que les exigences en matière de rapports sont respectées.
Suivi, évaluation, assurance qualité et rapports
• Maintenir un système efficace de suivi, d’évaluation et d’apprentissage, et collaborer avec le Project MEAL Coordinator tout au long du projet ;
• Responsable de tous les rapports programmatiques internes et externes, y compris les rapports des donateurs ;
• Coordonner les évaluations et les examens des programmes, veiller à la documentation des leçons apprises en vue de l’élaboration de rapports et de programmes ;
• S’assurer que les normes de qualité de l’IRC et de l’action humanitaire internationale sont respectées tout au long du cycle de gestion du projet ;
• Veiller à ce que les questions de genre, de protection et d’impact environnemental soient intégrées dans tous les programmes relevant de la responsabilité directe.
Coordination des partenariats et des sous-contrats
• S’assurer que les partenaires du Consortium suivent le PEERS de l’IRC qui définit des processus efficaces et réactifs, délimite des rôles et des responsabilités clairs, et articule l’approche stratégique de l’IRC en matière de partenariats ;
• Mobiliser, former et fournir un soutien technique continu aux points focaux techniques des équipes de consortiums et de programmes sur le travail avec les partenaires ;
• Examiner la mise en œuvre du programme des partenaires et évaluer les améliorations possibles sur la base des leçons apprises, des meilleures pratiques, etc ;
• Encourager la cohésion globale du programme par la coordination et le partage d’informations avec et entre les partenaires ;
• Renforcer les relations pour d’autres partenariats (par exemple, avec des entités gouvernementales) ;
• Gestion des partenariats et des sous-contrats ;
• Examiner les modifications apportées aux accords de sous-attribution, le cas échéant, et suivre le processus d’examen interne de l’IRC pour tous les documents de sous-attribution ;
• Travailler efficacement avec les équipes des partenaires de la chaîne d’approvisionnement et des finances pour s’assurer que les mécanismes de sous-financement sont conformes à PEERS ;
• Coordonner le démarrage des partenariats/sous-subventions. Cela inclut la préparation et la facilitation des réunions d’ouverture des partenariats/sous-subventions conformément au PEERS de l’IRC, en coordination avec les fonctions de soutien et les équipes du programme, afin de s’assurer que les projets démarrent avec des attentes claires de toutes les parties ;
• Coordonner un suivi de qualité de la mise en œuvre des partenariats/sous-récipiendaires. Cela inclut, mais ne se limite pas à : préparer et présider les réunions d’examen des partenariats/sous-subventions selon le calendrier déterminé au cours de l’évaluation préalable à l’attribution ; examiner les performances des partenaires par rapport au programme, aux plans de travail et aux prévisions budgétaires, ainsi qu’examiner la conformité des partenaires avec les exigences en matière de passation de marchés, de gestion des ressources humaines, de gestion financière et autres exigences décrites dans les accords de partenariat et ses conditions particulières, conformément au PEERS de l’IRC ;
• Préparer et faciliter les réunions de clôture des partenariats/sous-financements, selon les besoins, et superviser la clôture globale des partenariats/sous-subventions, conformément au PEERS de l’IRC ; cela inclut, sans s’y limiter, l’intégration de la réflexion, des leçons apprises et de la planification future ; la préparation des lettres de clôture des sous-financements et la garantie que toutes les exigences de l’accord de sous-financement ont été respectées ;
• Diriger la planification et l’organisation des visites de suivi technique et financier des partenariats/sous-subventions, et y participer, afin d’évaluer la performance et la conformité des partenaires par rapport à leur accord de partenariat, aux règlements du donateur et aux plans généraux du programme, conformément aux PEERS de l’IRC. Il s’agit notamment de coordonner les contributions avant les réunions mensuelles d’examen des subventions afin de s’assurer que les engagements de l’IRC envers le donateur sont respectés et de travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme et les équipes financières pour s’assurer que les calendriers de suivi des partenariats sont rigoureusement respectés et que les documents justificatifs sont préparés pour examen ;
• Soutenir la planification et l’organisation des visites de supervision des donateurs, et y participer si nécessaire, conformément au calendrier convenu ;
• Travailler en collaboration avec les coordinateurs du S&E et du programme pour fournir des conseils sur le renforcement du suivi et de l’évaluation avec les partenaires, ainsi que pour concevoir des outils et créer des systèmes permettant de suivre efficacement les progrès réalisés par rapport aux plans de renforcement des capacités des partenaires ;
• En étroite collaboration avec les unités de la chaîne d’approvisionnement, tenir des registres précis des actifs des programmes ; cela comprend la gestion du registre des actifs des programmes, la direction du processus de cession des actifs lorsque cela est nécessaire, le contrôle des actifs lors des visites de contrôle régulières des partenaires, conformément au PEERS de l’IRC et à la réglementation des donateurs sur la gestion des actifs ;
Rapportage
• Veiller à ce que les calendriers des rapports narratifs et financiers soient préparés et partagés par les consortiums ;
• Recueillir et compiler les rapports narratifs du programme dans l’ensemble des consortiums et veiller à ce qu’ils soient soumis en temps voulu aux coordonnateurs de programme pour examen ;
• En collaboration avec le service financier, veiller à l’examen en temps utile des rapports financiers des partenaires, conformément aux dispositions de leurs accords de partenariat, en coordination avec l’examen des rapports programmatiques.
Normes professionnelles
• Contrôler/évaluer de manière constante et proactive la sûreté et la sécurité de l’équipe ; signaler rapidement les préoccupations ou les incidents à l’équipe de gestion du personnel, et assurer la liaison avec les dirigeants de la communauté et d’autres parties externes, le cas échéant, pour maintenir/améliorer l’environnement de sécurité des programmes de l’IRC ;
• Autres tâches assignées par le superviseur pour permettre et développer les programmes de l’IRC ;
• Tous les membres du personnel de l’IRC sont tenus d’adhérer aux normes de conduite professionnelle de l’IRC Way et aux politiques d’emploi du pays de l’IRC.
Exigences du poste :
• Un diplôme d’études supérieures d’une université accréditée en développement international ou dans un domaine connexe est encouragé ;
• 7 ans d’expérience dans la gestion de projets multisectoriels financés par des bailleurs institutionnels, bailleurs allemands préférés ;
• Expérience de la gestion de projets à grande échelle, de plusieurs millions de dollars, complexes, multi-pays et multipartenaires ;
• Expérience de la programmation en Afrique de l’Ouest ;
• Capacité à suivre les équipes multi pays et travail à distance ;
• Solides compétences en matière de communication, tant orale qu’écrite ;
• La maîtrise de l’anglais est requise ;
• 7 ans d’expérience dans l’administration de programmes, la gestion des subventions et/ou gestion de projet dans une ONG internationale ou organisation similaire ;
• Connaissance et expertise en gestion de consortium ;
• Connaissance et expertise dans l’utilisation des méthodologies et outils de gestion de projet, des ressources et des techniques de gestion du changement ;
• Autonome, capable d’établir des priorités de manière indépendante et de résoudre des problèmes avec un minimum d’orientation ;
• Capacité démontrée à travailler avec succès dans un environnement volatile, au sein et entre les départements/fonctions et à développer des bonnes relations avec le personnel au niveau local et à distance ;
• Expérience de travail dans des situations de conflit et de crise et connaissance de programme humanitaire ;
• Capacité démontrée à gérer la budgétisation, le suivi et la planification de projets complexes ;
• Une connaissance de la sécurité alimentaire, nutrition, et protection un plus ;
• Une connaissance des procédures de financement du bailleur GFFO serait un plus ;
• Connaissance du contexte régional, avec une expérience de travail au Niger, Mali et Burkina-Faso de préférence ;
• Maîtrise de l’anglais et du français écrit et oral.
Rapporte à la : Directrice Pays
Supervisés : N/A
Environnement de travail :
Le.La coordinateur.trice senior de projet sera basé.e à Niamey et se déplacera dans tout le pays. La situation sécuritaire au Niger reste volatile. Il s’agit d’un poste non accompagné.
**Standard of Professional Conduct:**The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
More Information
- Job City Niamey
