Human Resources (HR) Officer / Agent des Ressources Humaines (RH) 112 views0 applications

SCOPE OF WORK

USAID Harena Activity

Position Title: Human Resources (HR) Officer

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of Project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The HR Officer provides operational support to the project team and HR Manager in all activities related to Human Resources, according to DAI’s policies and procedures, and USAID requirements. He/she is responsible for handling HR administrative tasks, maintaining accurate personnel records, and ensuring compliance with company policies and legal regulations.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Under supervision of the HR Manager, manage the process for recruiting short-term consultants, including: Identify qualified candidates and invite them to apply for employment; screen and short-list candidates in collaboration with the Technical team; arrange and participate in interviews, and make hiring recommendations; notify applicants of the results of the selection process and prepare job offers; check references and documents of applicants before making an offer; ensure a transparent and bias free recruitment process.
• Under HR Manager supervision handle ICA process: prepare ICA drafts and other related documents (invoice and act of acceptance templates, etc.); Ensure timely log-in and tracking, invoices and payment backup documentation.
• Establish and maintain a database of all ICA contracts with dates of contract start and completion end dates.
• Assist in planning and delivering training sessions with regards to human resources.
• Assist in process for completing annual and probationary employee performance evaluations.
• Assist in updating personnel and policy manual and implementation of new policies from HO or management.
• Ensure all documentation is provided to departing staff including exit orientation, return of all project properties to relevant departments; assist in drafting termination letters (when needed).
• Enter HR data into Technical & Administrative Information System (TAMIS) and generate required reports.
• Maintain system for personnel files (LTTAs and STTAs).
• Assist with proper archiving of HR documentation on the project Share Point.
• Prepare Annual and Other Leave orders; Maintain a database of all leaves taken and available on a YTG basis.
• Ensure efficient documentation workflow, including timely signing of the documentation and mailing to counterparts.
• Timely liaison with Senior Leadership on various HR issues, recruitment of short-term consultants, etc.
• Provide support on HR projects development new initiatives.
• Perform all closeout related duties for Human Resources throughout final project closedown.
• Substitute HR Manager during their absence.
• Perform other duties as assigned by Supervisor.

REPORTING:

The HR Officer will report to the HR Manager.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s degree in Business Administration or related field and 6+ years of relevant experience and progressive responsibility in human resources at the mid-level of an organization
• Working knowledge of local labor related and immigration laws and USAID rules and regulations related to labor, personnel management, and compliance.
• Ability to work with minimal supervision
• An individual with high ethical standards and ability to handle sensitive and confidential matters
• An extremely well organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgment, and strong operational focus
• High attention to details in documentation process management
• Excellent interpersonal skills, including a track record of successful coordination and effective working relations with employees and third-party service providers.
• Professional-level oral and written fluency in English and French; professional-level oral and written fluency in Malagasy also highly preferred.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du poste : Agent des Ressources Humaines (RH)

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

L’agent des ressources humaines (RH) fournit un soutien opérationnel à l’équipe du projet et au Responsable des RH dans toutes les activités liées aux RH, conformément aux politiques et procédures de DAI, et aux exigences de l’USAID. Il/Elle est responsable de la gestion des tâches administratives RH, de la tenue à jour des dossiers du personnel de manière précise, et de garantir la conformité avec les politiques de l’entreprise et les réglementations légales.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Sous la supervision du Responsable RH, gérer le processus de recrutement de consultants à court terme, y compris : identifier les candidats qualifiés et les inviter à postuler pour un emploi ; sélectionner et établir une liste de présélection de candidats en collaboration avec l’équipe Technique ; organiser et participer aux entretiens, et faire des recommandations d’embauche ; notifier aux candidats les résultats du processus de sélection et préparer les offres d’emploi ; vérifier les références et les documents des candidats avant de faire une offre ; assurer un processus de recrutement transparent et exempt de biais.
• Gérer le processus de l’Accord de Consultant Individuel (ICA) sous la supervision du Responsable RH : préparer les ébauches d’ICA et d’autres documents associés (modèles de factures et d’acte d’acceptation, etc.) ; Assurer l’enregistrement et le suivi à temps, les factures et la documentation de soutien pour le paiement.
• Établir et maintenir une base de données de tous les contrats ICA avec les dates de début et de fin de contrat.
• Aider à la planification et à l’exécution des sessions de formation en matière de ressources humaines.
• Aider au processus de réalisation des évaluations de performance annuelles et probatoires des employés.
• Aider à la mise à jour du manuel de personnel et de politique et à la mise en œuvre des nouvelles politiques du siège ou de la direction.
• Assurer que toute la documentation est fournie au personnel partant, y compris l’orientation de sortie, le retour de toutes les propriétés du projet aux départements concernés ; aider à rédiger les lettres de licenciement (si nécessaire).
• Saisir les données RH dans le Système d’Information Technique et Administrative de DAI (TAMIS) et générer les rapports requis.
• Maintenir le système pour les dossiers du personnel d’assistance technique à long terme et d’assistance technique à court terme (LTTAs et STTAs en anglais).
• Aider à l’archivage approprié de la documentation RH sur le SharePoint du projet.
• Préparer les ordres de congé annuel et autre ; Maintenir une base de données de tous les congés pris et disponibles sur une base annuelle restante (YTG en anglais).
• Assurer un workflow efficace de la documentation, y compris la signature à temps de la documentation et l’envoi aux partenaires.
• Liaison en temps utile avec la Direction sur divers problèmes RH, le recrutement de consultants à court terme, etc.
• Fournir un soutien sur le développement de projets RH et de nouvelles initiatives.
• Effectuer toutes les tâches liées à la clôture des Ressources Humaines tout au long de la fermeture finale du projet.
• Remplacer le Responsable RH pendant leurs périodes d’absence.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur.

RAPPORT

L’agent des ressources humaines sera sous la direction du Gestionnaire des ressources humaines.

QUALIFICATIONS

• Licence en Administration des Affaires ou domaine similaire et plus de 6 ans d’expérience pertinente et de responsabilité progressive dans les ressources humaines au niveau intermédiaire d’une organisation.
• Connaissance pratique des lois locales liées au travail et à l’immigration ainsi que des règles et régulations de l’USAID relatives au travail, à la gestion du personnel et à la conformité.
• Capacité à travailler avec une supervision minimale.
• Une personne aux normes éthiques élevées et capable de gérer des affaires sensibles et confidentielles.
• Une personne extrêmement bien organisée et autonome avec des compétences techniques solides, une capacité d’analyse, un bon jugement et un fort focus opérationnel.
• Une grande attention aux détails dans la gestion du processus de documentation.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris un historique de coordination réussie et de relations de travail efficaces avec les employés et les prestataires de services tiers.
• Maîtrise professionnelle de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit ; la maîtrise professionnelle du malgache est également fortement préférée.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.