Logistics and Administrative Assistant 125 views0 applications

English Version

(See French version below)

Job Title: Logistics & Administrative Assistant

Hours: 39 hrs/week (1 hr lunch). Periodic weekends/evenings will be required.

Reports to: MCC Representatives for Chad

Duration: 12 Months (renewable upon satisfactory performance)

Location: N’Djamena Capital City-Chad

POSITION SUMMARY:

Mennonite Central Committee (MCC) Chad seeks to hire Logistics & Administrative Assistant for its Chad Country Office. Under the direction and supervision of the MCC Representatives for Chad, the work of Logistics & Administrative Assistant is to provide support on activities related to office administration, logistics, MCC GSLers (SALT, IVEP, YAMEN), operations, and finance. You will also coordinate the supply of materials for the projects when there is such need. By the nature of the position, all-round logisticians come from a variety of backgrounds, but you all have one thing in common – flexibility.

ABOUT MCC:

MCC is a worldwide ministry of Anabaptist churches and shares God’s love and compassion for all in the name of Christ by responding to basic human needs and working for peace and justice. MCC envisions communities worldwide in right relationship with God, one another, and creation. Currently MCC in Chad supports projects with local partner organizations in education, health, food security, and peacebuilding.

ROLES AND RESPONSIBILITIES:

Logistics: (35% )

• Ensure that MCC policies of logistics procedures and country policies are implemented and adhered to throughout the Country program.
• Oversee maintenance of MCC vehicles and equipment (maintain service and registration schedules in coordination with mechanic, cleanliness etc.). Ensure servicing & maintenance schedules are adhered to. Ensure usage of fuel is correctly supervised and recorded.
• Coordinate all matters regarding of equipment and assets including communication, IT and power, to ensure that equipment are managed diligently, operated in the most cost-efficient manner, and maintained appropriately. Management of equipment will include procurement, registration, allocation, tracking, maintenance, repair, replacement and reporting.
• Ensure the Meraki is functional, internet data usage is analyzed, discrepancies are addressed with users and resolved in liaison with MCC IT Specialist.
• Facilitate payments related to vehicles (insurance, registration, etc.)
• Provide logistical support – transport MCC staff/Service workers on fields if needed immigration, police station, airport picking up and drop off.
• Assist in receiving and redirecting postal mails, with DHL and other vendors.
• Create and maintain an updated record of vendors (office supplies, printing, workshop venues, vehicle repairs and purchases, and travel).
• Process immigration requirements for MCC Chad team and visitors; maintain office immigration files.
• Arrange workshops and meetings (venues, catering, accommodation, transport, etc).
• Purchase supplies and equipment for office and kitchen.
• Language tutoring with MCC International Staff.
• Assist the Reps in maintaining both office and home assets in good shape.
• Work closely with landlords in improving the functionality of the property, engage with SNE (vendor for solar installations in office), Reps and staff residences.
• Give input into new houses to rent and negotiate lease, whenever such is needed.
• Responsible for media space coverage for Chad country program.
• Comply with all relevant MCC policies and procedures with respect to child safeguarding, safety and security, code of conduct, equal opportunities and other relevant policies.
• Supervise guards.
• Perform any other tasks as may be assigned from time to time.

GSL & Connecting People’s: (30%)

• Communication with GSL staff about the SALT, IVEP, and YAMEN (MCC youth volunteer programs)
• In collaboration with program staff and country representatives, identify suitable placement of GSLers, writing the draft job descriptions, clarifying SALT/YAMEN objectives with partners and volunteers.
• Organization of living arrangements, travel and work environment for GSLers.
• Communication and collaborations with partners and promotion of the IVEP programs
• Process immigration requirements for MCC Chad team and visitors; maintain office immigration files.
• Assist the IVEP participants in obtaining visas for going to North America.
• Participate and assist in organizing annual orientations for both IVEP, YAMEN and SALT participants.
• Ensure effective correspondence and encouragement of IVEP/YAMEN participants while on assignment.
• Facilitate language tutoring with GSLers.
• Perform any other tasks as may be assigned from time to time.

General Bookkeeping: (30%)

• Act as a backup for the Finance and Administrative Coordinator (FAC) while s/he is out of office for leave.
• Verify vendor invoices for accuracy.
• Assist FAC in payments related to vehicles (insurance, registration) and other statutory related payments.
• Maintain MCC asset inventories for office and service workers and ensure insurance is up to date.
• Assist the program staff to ensure that the partner financial reports are complete and comply with the set principles before submitting them to the MCC Representatives.
• Assist in the preparation of the program’s annual activity schedules.
• Assist program staff in updating physical partner files.
• Assist in conducting several financial reviews of partner organizations each year, including follow-up.
• Perform other related tasks/assignments as assigned by the supervisor.

Team Spiritual Life: (5%)

• Work, live, and pray together in our Christian faith-based team settings. Fully contribute to the rich spiritual life of the team, including team devotions, prayers, and words of encouragement.
• Reflect the values of MCC with team members, local staff, beneficiaries, and external contacts.

Job Qualifications, Experience & Skills:

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business management, Social Work, Project Management, Logistics or related field
• Experience of 2 years working in accounts or logistics in local or INGOs.
• Strong self-starter, willing to take both direction and initiative.
• Good command of both oral and written English and French (additional languages spoken in Chad are a plus)
• Driving license is an added advantage.
• IT skills (Excel, Word, PowerPoint).
• Legal right to live and work in Chad.

Personal requirements:

• A personal Christian faith and discipleship.
• Active membership or participation in a Christian church.
• Demonstrated understanding of MCC, values and principles.
• Nonviolent peace-making.
• Demonstrated ability to maintain professional confidentiality.
• Personal character of honesty, trustworthiness, and integrity.
• Ability to attend to many important details simultaneously.
• Flexible and able to manage stress.
• Self-driven with a solution-orientated approach.
• Ability to train others.

(French Version)

Titre du poste: Assistante logistique et administrative

Heures: 39h/semaine (1h déjeuner). Des week-ends/soirées périodiques seront nécessaires.

Rapports à: Représentants du MCC pour le Tchad

Durée: 12 mois (renouvelable en cas de performance satisfaisante)

Lieu: N’Djamena Capitale – Tchad

RÉSUMÉ DU POSTE:

Le Comité central mennonite (MCC) Tchad cherche à embaucher un assistant logistique et administratif pour son bureau national au Tchad. Sous la direction et la supervision des représentants du MCC pour le Tchad, le travail de l’assistant logistique et administratif consiste à fournir un soutien aux activités liées à l’administration du bureau, à la logistique, aux GSLers du MCC (SALT, IVEP, YAMEN), aux opérations et aux finances. Vous coordonnerez également l’approvisionnement en matériaux pour les projets en cas de besoin. De par la nature du poste, les logisticiens polyvalents viennent d’horizons divers, mais vous avez tous une chose en commun : la flexibilité.

À PROPOS DU MCC :

MCC est un ministère mondial des églises anabaptistes et partage l’amour et la compassion de Dieu pour tous au nom du Christ en répondant aux besoins humains fondamentaux et en travaillant pour la paix et la justice. Le MCC envisage des communautés du monde entier en bonne relation avec Dieu, les uns avec les autres et la création. Actuellement, MCC au Tchad soutient des projets avec des organisations partenaires locales dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la sécurité alimentaire et de la consolidation de la paix.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

Logistique : (35%)

• Veiller à ce que les politiques du MCC en matière de procédures logistiques et les politiques nationales soient mises en œuvre et respectées tout au long du programme national.
• Superviser l’entretien des véhicules et de l’équipement du MCC (maintenir les horaires de service et d’enregistrement en coordination avec le mécanicien, la propreté, etc.). S’assurer que les calendriers d’entretien et de maintenance sont respectés. Assurez-vous que l’utilisation du carburant est correctement supervisée et enregistrée.
• Coordonner toutes les questions concernant l’équipement et les actifs, y compris la communication, l’informatique et l’alimentation électrique, afin de garantir une gestion diligente de l’équipement, son fonctionnement de la manière la plus rentable possible et un entretien approprié. La gestion de l’équipement comprendra l’approvisionnement, l’enregistrement, l’allocation, le suivi, l’entretien, la réparation, le remplacement et les rapports.
• Veiller au bon fonctionnement de Meraki, analyser l’utilisation des données Internet, résoudre les écarts avec les utilisateurs en coordination avec le spécialiste informatique du MCC.
• Faciliter les paiements liés aux véhicules (assurance, immatriculation, etc.)
• Fournir un soutien logistique – transporter le personnel du MCC / les travailleurs des services sur les terrains si nécessaire, immigration, poste de police, prise en charge et retour à l’aéroport.
• Aider à recevoir et à rediriger les courriers postaux, avec DHL et d’autres fournisseurs.
• Créer et tenir à jour un registre des fournisseurs (fournitures de bureau, impression, lieux d’atelier, réparations et achats de véhicules et déplacements).
• Traiter les exigences d’immigration pour l’équipe et les visiteurs du MCC Tchad ; tenir à jour les dossiers d’immigration du bureau.
• Organiser des ateliers et des réunions (lieux, restauration, hébergement, transport, etc.).
• Acheter des fournitures et des équipements pour votre bureau et votre cuisine.
• Tutorat linguistique avec le personnel international du MCC.
• Aider les représentants à maintenir en bon état les actifs du bureau et de la maison.
• Travailler en étroite collaboration avec les propriétaires pour améliorer la fonctionnalité de la propriété, s’engager avec SNE (fournisseur d’installations solaires dans les bureaux), les représentants et les résidences du personnel.
• Donnez votre avis sur les nouvelles maisons à louer et négociez le bail, chaque fois que cela est nécessaire.
• Responsable de la couverture des espaces médiatiques pour le programme du pays du Tchad.
• Se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes du MCC en matière de protection des enfants, de sûreté et de sécurité, de code de conduite, d’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes.
• Superviser les gardes.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être attribuée de temps en temps.

GSL et Connecter les gens : (30 %)

• Communication avec le personnel de GSL au sujet de SALT, IVEP et YAMEN (programmes de bénévolat pour les jeunes du MCC)
• En collaboration avec le personnel du programme et les représentants du pays, identifier des placements appropriés pour les volontaires du GSL, rédiger les descriptions de poste préliminaires, clarifier les objectifs SALT/YAMEN avec les partenaires et les bénévoles.
• Organisation des conditions de logement, de voyage et de travail pour les volontaires du GSL.
• Communication et collaborations avec les partenaires et promotion des programmes IVEP.
• Traiter les exigences d’immigration pour l’équipe et les visiteurs du MCC Tchad ; tenir à jour les dossiers d’immigration du bureau.
• Aider les participants IVEP à obtenir des visas pour se rendre en Amérique du Nord.
• Participer et aider à l’organisation des orientations annuelles pour les participants IVEP, YAMEN et SALT.
• Assurer une correspondance efficace et l’encouragement des participants IVEP / YAMEN pendant leur affectation.
• Faciliter le tutorat linguistique avec les GSLers.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être attribuée de temps en temps.

Tenue générale des comptes : (30%)

• Assurer l’intérim du Coordinateur Financier et Administratif (CFA) en cas d’absence de ce dernier pour congé.
• Vérifier l’exactitude des factures des fournisseurs.
• Aider la Coordinatrice Financière et Administrative (CFA) dans les paiements liés aux véhicules (assurance, immatriculation) et autres paiements légaux.
• Maintenir les inventaires des actifs du MCC pour les employés de bureau et de service et s’assurer que l’assurance est à jour.
• Aider le personnel du programme à s’assurer que les rapports financiers des partenaires sont complets et conformes aux principes établis avant de les soumettre aux représentants du MCC.
• Aider à la préparation des calendriers annuels des activités du programme.
• Aider le personnel du programme à mettre à jour les dossiers physiques des partenaires.
• Aider à mener plusieurs examens financiers des organisations partenaires chaque année, y compris le suivi.
• Effectuer d’autres tâches/missions connexes telles qu’assignées par le superviseur.

Vie spirituelle d’équipe : (5%)

• Travailler, vivre et prier ensemble dans notre équipe chrétienne, en mettant l’accent sur la foi.
• Contribuer pleinement à la vie spirituelle riche de l’équipe, y compris les dévotions en équipe, les prières et les paroles d’encouragement.
• Refléter les valeurs de MCC auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.

Qualifications professionnelles, expérience et compétences :

Qualifications :

• Diplôme universitaire (Bachelor) en gestion d’entreprise, travail social, gestion de projet, logistique ou dans un domaine connexe.
• Expérience de 2 ans de travail en comptabilité ou en logistique dans des ONG locales ou internationales (INGO).
• Forte autonomie, prêt à prendre à la fois la direction et l’initiative.
• Bonne maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit (d’autres langues parlées au Tchad sont un plus).
• Le permis de conduire est un atout supplémentaire.
• Compétences informatiques (Excel, Word, PowerPoint).
• Droit légal de vivre et de travailler au Tchad.

Exigences personnelles :

• Une foi chrétienne personnelle et un engagement envers le discipulat.
• Adhésion active ou participation à une église chrétienne.
• Compréhension démontrée du MCC, des valeurs et des principes.
• Rétablissement de la paix non violente.
• Capacité démontrée à respecter la confidentialité professionnelle.
• Caractère personnel d’honnêteté, de fiabilité et d’intégrité.
• Capacité à s’occuper simultanément de nombreux détails importants.
• Flexible et capable de gérer le stress.
• Autonome avec une approche axée sur les solutions.
• Capacité à former les autres.