COOPI recherche un Expert financier archivage et audits
Depuis 2013, COOPI travaille dans les régions de Kayes, Mopti et Ségou, au Mali, avec des projets de lutte contre la malnutrition infantile, la protection de l’enfance et d’appui psychosocial mais, a récemment démarré avec un projet de Santé visant à réduire la morbidité et la mortalité des enfants de moins de cinq ans dans ces régions dans le cadre de la coopération avec l’UNICEF/Fond Mondial. Depuis 2018, COOPI apporte également une assistance aux enfants affectés par le conflit dans les régions du centre à travers des services de prise en charge, soutien psychosocial et appui à la réintégration socio-économique et communautaire. COOPI est également partenaire d’UNICEF et des autres agences des Nations Unies dans le monitorage des violations graves faites aux enfants dans le contexte du conflit. COOPI a un bureau de coordination à Bamako, des bases régionales à Mopti et Ségou et des sous-bureaux régionaux à Djenné et Bankass (région de Mopti) avec des prévisions d’extension sur d’autres zones. COOPI intervienne actuellement au Mali avec l’appui financier d’ECHO, AICS, UNICEF et le Fond-Mondial.
Objectif du poste
La personne sera responsable de la préparation et gestion des audits et de la correcte gestion de l’archivage des documents des projets à la coordination administrative au Mali. Le poste sera basé à Bamako avec des mouvements sur les bases où les projets se développent si nécessaire. Les équipements logistiques de COOPI seront mis à disposition de la personne selon les dispositions de la coordination logistique et de sécurité. Le respect des règles du règlement pays pour le staff expatrié et le protocole de sécurité est obligatoire. Des déplacements sur le terrain devront s’effectuer régulièrement pour un suivi des activités du projet.
Responsabilités
Responsabilités spécifiques:
- reçois et contrôle, tous les mois, les archives de la documentation comptable des projets;
- vérifie la régularité de la documentation comptable en fonction des rapports financiers à transmettre aux bailleurs de fonds;
- vérifie que les coûts et les procédures soient conformes aux procédures internes de COOPI et des bailleurs de fonds;
- garantie que le système d’archivage (projets en cours et terminés) soit organisé selon les procédures de COOPI et des bailleurs de fonds;
- assure que les documents des partenaires soient conformes aux procédures internes de COOPI et des bailleurs de fonds;
- vérifie que la documentation relative aux inventaires et à la destination des biens soit disponible et conforme aux conditions contractuelles;
- intègre la documentation comptable des projets reçue des bases de terrain avec la documentation comptable de la Coordination Pays et du Siège de Milan à fin de créer une archive physique dédiée à chaque projet où les documents sont classés selon le procédures COOPI;
- met à jour une archive électronique pour chaque projet qui comprend tous les documents des archives physiques;
- contrôler la présence et la justesse des pièces justificatives, des contrats et des document de support pour le respect des procédures;
- organise la préparation de la documentation lors des audits des projets et de la Coordination Pays;
- est chargé de suivre les auditeurs pendant l’exécution des audits en fournissant la documentation et les explications requises;
- envoie au Siège de Milan les documents nécessaires en cas des audit en Italie;
- en accord avec l’Administrateur Pays, met en œuvre les recommandations des auditeurs;
- assure la formation continue de tous les acteurs clés (chefs de projet, administrateurs de projet, personnel national);
- vérifie qu’à l’occasion de la fin du contrat d’un administrateur, tous les documents administratifs soient en ordre et transférés à la Coordination;
- contrôler avec le responsable RH et le Chef de Mission la conformité et l’archivage des procédures de : recrutement du personnel local, l’élaboration de TdR et des contrats, des fiches de poste, des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, les absences, les évaluations, mesures disciplinaires, les requêtes individuelle.
Profil du candidat
Essentiel
- Diplôme universitaire en économie, en comptabilité ou équivalent;
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion économique et financier de projets et en comptabilité (une expérience professionnelle en Afrique et/ou dans des contextes de conflit/après-conflit est un plus);
- Expérience d’audit de projets financés par les bailleurs de fond;
- Expérience en matière d’information financière pour les bailleurs de fond;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, FH, Unicef, ECHO, WFP, AICS, Un agencies;
- Excellente rédaction et utilisation du logiciel Office;
- Capacité d’utiliser un logiciel de comptabilité
- Leadership et capacité managerielle;
- Esprit d’adaptation dans des conditions de vie complexes, résistance au stress;
- Excellente capacité d’organisation du travail et de team building;
- Flexibilité, sens de l’initiative et autonomie;
- Expérience dans la formation du personnel;
- Connaissance du français et anglais écrit et parlé;
- Capacité d’opérer dans des contextes politiques et sécuritaires instables et complexes et dans un environnement multiculturel;
- Excellentes aptitudes à la négociation et à la communication;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG, dans le respect de ses valeurs et principes;
Complement
- Expériences de travail dans des pays d’Afrique ;
- Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures;
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu’il sera pourvu, merci de votre compréhension.
COOPI Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne laïque et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour améliorer le monde. Fondée en 1965, COOPI est aujourd’hui présente dans 33 pays d’Afrique, d’Amérique latine, des Caraïbes et du Moyen-Orient, avec des projets d’urgence et de développement menés par du personnel expatrié – en moyenne plus de 270 personnes par an – et du personnel national. Les principaux bailleurs de fonds institutionnels sont l’Union européenne – ECHO et INTPA – USAID, les agences de l’ONU, le gouvernement italien, les autorités locales et d’autres gouvernements européens.
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