Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une organisation à but non lucratif qui se consacre à sauver et à améliorer la vue et la vie des personnes vulnérables dans le monde en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, de la mauvaise santé et de la malnutrition.
Helen Keller Intl invite tous les soumissionnaires éligibles à soumettre deux propositions pour assurer et mettre en œuvre :
- (i) deux rounds de monitorage indépendant des campagnes de supplémentation en vitamine A, soit un monitorage pendant la campagne du premier semestre 2024 et un autre monitorage pendant la campagne du second semestre 2024.
- (ii) Au premier semestre 2024, un monitorage indépendant pour le contrôle qualité de l’enquête de couverture post campagne de la Supplémentation en Vitamine A (SVA) pour assurer le contrôle qualité des données à chacune des étapes de ladite enquête.
L’objectif de cet appel d’offres est de sélectionner un prestataire qui offrira le meilleur rapport qualité-prix à Helen Keller Intl, lorsque les facteurs techniques et de coûts sont combinés.
Admissibilité des soumissionnaires
La présente DP est ouverte aux organisations non gouvernementales et aux entités d’entreprises privées qui sont jugées capables de mettre en œuvre la portée des travaux, qui ont un solide dossier d’intégrité et d’éthique, et qui répondent aux critères d’admissibilité énoncés dans la présente section.
Les soumissionnaires qui soumettent des propositions en réponse à la présente DP doivent satisfaire aux exigences suivantes :
- Être une entité non gouvernementale (entreprises à but lucratif et à but non lucratif, organisations non gouvernementales (ONG), etc.) qui sont légalement enregistrées en vertu des lois du pays où elles opèrent.
- Avoir démontré sa capacité et son expertise pour mettre en œuvre avec succès l’étendue des travaux.
- Avoir rempli les divulgations requises et les demandes d’information et de documentation intégrées à la présente DP
- Être prêt à se conformer aux règles et règlements applicables aux donateurs et aux exigences d’Helen Keller Intl.
Remarque : Helen Keller Intl n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou dont l’exclusion est proposée par le gouvernement des États-Unis, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises ou des dirigeants d’entreprises qui sont exclus, suspendus ou proposés à l’exclusion, dans le cadre de l’exécution de l’exigence de cette activité.
CONTEXTE
Helen Keller Intl soutient la supplémentation en vitamine A de 40 millions d’enfants chaque année dans 14 pays d’Afrique subsaharienne. Lorsqu’elle est administrée deux fois par an à au moins 80 % des enfants âgés de 6 à 59 mois dans les pays où la mortalité des enfants de moins de cinq ans est élevée et où les taux de carence en vitamine A sont élevés, la supplémentation en vitamine A peut contribuer à réduire la mortalité infantile jusqu’à 24 %.
Les capsules de vitamine A sont administrés aux enfants deux fois par an par le biais de multiples mécanismes d’administration. Certains pays organisent des campagnes de distribution de masse où des équipes de distributeurs se rendent dans chaque foyer pour donner la vitamine A aux enfants. D’autres ont intégré le SVA dans leurs soins de santé de base, parallèlement à la vaccination de routine ou à la surveillance de la croissance. Un troisième groupe de pays utilise un système hybride qui combine des campagnes et une supplémentation basée sur les services de routine.
A Madagascar, Helen Keller Intl apporte un appui technique et financier pour la mise en œuvre de la Supplémentation en Vitamine A (SVA) dans un premier temps, dans les régions de Sava, Sofia, Menabe, Ihorombe puis compte élargir ses activités vers les régions de Melaky, Betsiboka, Boeny, Diana, par le biais d’activités de rattrapage couplées aux campagnes de vaccination (AVS polio, rougeole, AVII). Ces activités sont généralement organisées deux fois par an, vers mai et décembre de chaque année et sont mises en œuvre par le ministère de la Santé avec le soutien financier et technique des équipes d’Helen Keller Intl.
Afin d’assurer une mise en œuvre de haute qualité des campagnes et de fournir une source objective et indépendante de données opportunes et fiables pour chaque campagne, Helen Keller fait appel à des moniteurs indépendants pour visiter les communautés pendant la campagne et vérifier si les ménages ont été visités par les distributeurs de la campagne comme prévu. Ce processus suit la méthodologie de l’OMS pour les campagnes de lutte contre la poliomyélite et utilise une approche d’échantillonnage en deux étapes. Les communautés sont sélectionnées en fonction de leur risque d’être manquées, en tenant compte de facteurs tels que l’éloignement des chefs-lieux de district, les caractéristiques urbaines, l’accessibilité et la couverture antérieure des SVA.
Des moniteurs indépendants sont également employés pour conduire le contrôle qualité de l’enquête de couverture post campagne de supplémentation en vitamine A.
Ils auront à visiter 10 % des grappes sélectionnées pour l’enquête de couverture post campagne de supplémentation en vitamine A pour effectuer le dénombrement exhaustif de ces grappes et l’enquêtes ménages dans les 10 à 15 ménages qui seront enquêtées par les enquêteurs.
Aussi, l’équipe de monitorage indépendante examinera 10 % des entretiens avec les ménages dans les 90 % de grappes qui n’ont pas été visitées. Elle utilisera les enregistrements audios de l’application SurveyCTO des séquences des l’interview faites par les enquêter pour une ré-écoute. L’équipe écoutera ces enregistrements audios et les comparera aux données saisies sur le formulaire. Toute différence constatée sera notée et un rapport d’ecoute journalier sera partagé aux agents enquêteurs par le biais de l’équipe Helen Keller afin d’améliorer la collecte et la qualité de la saisie des données.
Monitorage indépendant des campagnes (premier et second round 2024)
Les campagnes de porte-à-porte de vaccination, combiné avec la SVA, organisés dans le pays et particulièrement dans les 4 régions (Semestre 1 : Sava, Sofia, Menabe, Ihorombe) puis 8 régions (Semestre 2 : Sava, Sofia, Menabe, Ihorombe, Boeny, Diana, Melaky, Betsiboka) soutenues par Helen Keller Intl, consistent à envoyer des équipes de distributeurs dans chaque ménage des régions ciblées pour fournir des capsules de vitamine A à tous les enfants de 6 à 59 mois. Les distributeurs se voient attribuer un nombre spécifique de ménages et sont coordonnés par le personnel des centres de santé. Normalement, ils se rendent tous les matins aux centres de santé pour recevoir les capsules de vitamine A et les fiches de pointage qu’ils utiliseront pour enregistrer chaque capsule qu’ils distribuent.
L’expérience a montré que les plans élaborés avant les campagnes ne sont pas toujours mis en œuvre sans heurts et qu’un certain nombre de défis se présentent souvent. Des ruptures de stock de capsules, de fiches de pointage et d’autres fournitures peuvent se produire si les données sur la population utilisées pour la planification ne sont pas exactes. Les communautés difficiles à atteindre peuvent être oubliées par les distributeurs.
Les moniteurs indépendants sondent quotidiennement au moins 10 ménages dans chacune des trois communautés sélectionnées, pour un total d’au moins 30 ménages par moniteur et par jour au cours d’une campagne de cinq jours dans un total de 30 à 50 communautés.
Si les moniteurs indépendants constatent qu’au moins un ménage n’est pas couvert par les distributeurs, ils sont tenus de visiter cinq autres ménages. Si au moins trois ménages sur les 15 enquêtés n’ont pas été couverts, l’information est communiquée aux autorités locales pour le retour rapide des équipes de distribution. Si moins de trois ménages n’étaient pas couverts, le moniteur complète les enfants.
Lors du monitorage indépendant de la campagne de supplémentation en vitamine A du premier semestre 2024, les activités de monitorage de la distribution en vitamine A cibleront quatre (04) régions sanitaires regroupant dix-neuf (19) districts sanitaires : SAVA, MENABE, IHOROMBE, SOFIA
Au second round, le monitorage indépendant de la campagne de supplémentation en vitamine A ciblera huit (08) régions sanitaires regroupant trente- sept (37) districts sanitaires : SAVA, MENABE, IHOROMBE, SOFIA, BOENY, BETSIBOKA, DIANA, MELAKY
Monitorage indépendant pour le contrôle qualité de l’enquête de couverture post campagne de supplémentation en vitamine A du premier semestre 2024
Les enquêtes, appelées enquêtes de couverture post-événement (PECS), doivent être menées au maximum dans les quatre semaines suivant la fin des campagnes SVA afin de réduire au maximum les biais de mémoires. L’échantillonnage pour ces enquêtes se compose de 110 grappes de 12 ménages éligibles par grappe et doit couvrir toutes les régions soutenues par Helen Keller Intl afin de fournir une estimation fiable de la couverture des SVA dans ces régions.
Les 4 régions soutenues par Helen Keller seront considérées comme une seule strate, soit environ 110 grappes.
Les grappes sont sélectionnées au hasard à l’aide d’une méthode d’échantillonnage proportionnelle à la taille de la population en collaboration avec l’institut National de la Statistique. À l’intérieur de chacun des grappes sélectionnés, l’équipe de collecte de données procède d’abord à un dénombrement exhaustif du ménage, en répertoriant tous les ménages (éligibles et non éligibles) et le nombre d’enfants, le nombre de personnes dans chacun des ménages. À partir de cette liste, l’équipe sélectionnera au hasard entre 12 ménages éligibles pour administrer le questionnaire.
Deux étapes essentielles doivent faire l’objet d’une attention particulière lors des enquêtes de couverture post campagne de supplémentation en vitamine A (le dénombrement et la collecte des données).
En effet, les équipes d’enquêteurs arrivant dans une grappe pour l’enquête de couverture post campagne de supplémentation en vitamine A doivent procéder à un dénombrement exhaustif de tous les ménages de cette grappe, en les listant et en indiquant le nombre d’enfants et le nombre de personnes dans chaque ménage et en marquant le ménage. Les 12 ménages enquêtés (selon l’échantillon) seront sélectionnés parmi les ménages éligibles par échantillonnage aléatoire simple à partir de cette liste de dénombrement. L’expérience a montré que les équipes d’enquêteurs ne suivent souvent pas correctement les protocoles et ne dénombrement pas tous les ménages de la grappe, ce qui crée un biais de sélection en faveur des ménages non listés.
Pour adresser ce problème, des moniteurs indépendants sont envoyés dans une sélection aléatoire de 10% des grappes d’enquête pour effectuer un nouveau dénombrement exhaustif de tous les ménages qui sera comparé à celui effectué par l’équipe d’enquêteurs. Les principales données comparées comprennent le nombre de ménages, le nombre d’enfants dans chaque ménage, le nombre total d’enfants dans la grappe, la population cible totale dans la grappe et la carte de la grappe. Le rapport journalier du dénombrement des 10 % des grappes de l’enquête sera fourni immédiatement (à la fin de chaque dénombrement de grappe) à l’équipe de coordination d’Helen Keller. Cela permettra de comparer les données avec celles fournies par l’agent enquêteur.
Si le contrôle indique que le dénombrement effectué par l’équipe d’enquêteurs était différent, les données des enquêteurs et des moniteurs indépendants seront comparées à celles fournies par l’Institut national des statistiques. Il s’agira notamment de comparer les cartes fournies par les coordonnées GPS des enquêteurs et des moniteurs indépendants afin d’identifier tout problème lié à la délimitation des frontières de la grappe. Ensuite, comparez chacun des chiffres ci-dessus entre les données fournies par les enquêteurs et les moniteurs indépendants. Les chiffres qui correspondent étroitement à ceux de l’Institut national des statistiques seront pris en considération.
La deuxième étape importante est la collecte des données dans les ménages. Selon la façon dont les questions sont posées ou dont les données sont saisies, la qualité des données collectées doit être vérifiée pour garantir la fiabilité des résultats de l’enquête. Des moniteurs indépendants évalueront la qualité des données en se rendant dans les 12 ménages enquêtés par l’agent enquêteur. Ils administreront une partie du questionnaire utilisé par l’agent enquêteur. Les données collectées et rapportées lors des deux visites sont comparées le même jour par l’équipe d’Helen Keller Intl. Ce processus permet à Helen Keller Intl d’identifier les différences et de résoudre rapidement tout problème lié à la collecte des données des moniteurs et des enquêteurs.
En outre, l’équipe de monitorage indépendant examinera 10 % des entretiens avec les ménages dans les 90 % de grappes qui n’ont pas été visitées. Elle utilisera les enregistrements audios de l’application SurveyCTO. L’équipe écoutera les enregistrements audios et les comparera aux données saisies sur le formulaire. Toute différence constatée sera notée et un rapport d’ecoute journalier sera donné à l’agent enquêteur par le biais de l’équipe Helen Keller Intl afin d’améliorer la collecte et la qualité de la saisie des données. L’équipe de monitorage indépendant disposera d’un personnel spécialisé qui écoutera 10 % des données de l’audit audio et fournira un rapport détaillé des écoutes audio tous les deux jours.
Nous sommes donc à la recherche d’une agence de consultance pour accompagner les équipes d’Helen Keller Intl dans le pays afin de mener ces activités de monitorage indépendant pendant les campagnes et lors des enquêtes de couverture.
Les deux séries de campagnes sont susceptibles d’avoir lieu en mai et novembre, et les enquêtes ont lieu une fois, soit en juin/juillet, soit en novembre/décembre. Une fois que l’organisme du monitorage indépendant aura terminé le contrôle de la qualité de la collecte des données de la campagne et de l’enquête de couverture pour le premier semestre de 2024, sur la base des performances, une autorisation de mise en œuvre sera accordée au cabinet de conseil pour le monitorage de la campagne et de l’enquête de couverture pour le deuxième semestre.
L’agence sera responsable de la préparation du monitorage indépendant, y compris l’adaptation des protocoles et des outils, , le recrutement, la formation et la supervision des observateurs sur le terrain, la collecte des données d’enquête, le monitorage indépendant pour assurer le contrôle de la qualité de 10 % des grappes , la collecte des données dans 12 ménages de ces grappes et l’ecoute des audio de 10 % des ménages à enquêter, l’analyse des données, le suivi indépendant et la collecte des données d’enquête, le contrôle de la qualité et l’établissement de rapports du monitorage indépendant des campagnes et de celui du contrôle qualité de l’enquête de couverture.
Les candidatures doivent inclure le monitorage indépendant de 2 campagnes et un monitorage indépendant pour le contrôle qualité d’une enquête de couverture.
Portée des travaux, principaux objectifs et activités
L’ objectif de cette consultation est de réaliser :
- Le monitorage indépendant de la campagne de supplémentation en vitamine A du premier semestre 2024 dans les régions : Sava, Menabe, Sofia, Ihorombe
- Le monitorage indépendant de la campagne de supplémentation en vitamine A du second semestre 2024 dans les régions Sava, Menabe, Sofia, Ihorombe et Diana, Boeny, Melaky, Betsiboka
- Le monitorage indépendant de l’enquête de couverture post-campagne dans les régions de Sava, Menabe, Sofia, Ihorombe .
Le cabinet de consultance retenu sera responsable de l’ensemble du processus de monitorage indépendant de la campagne, y compris le monitorage de la collecte des données de l’enquête de couverture, ce qui inclut :
Pour le monitorage indépendant des campagnes :
- Elaborer le protocole et les outils de collecte des données du monitorage indépendant des deux tours des campagnes de SVA 2024.
- Transcrire les outils de collecte de données sur le format de collecte avec SurveyCTO : les questionnaires sont numérisés à l’aide de Survey CTO et le cabinet de conseil doit fournir à chaque équipe de moniteurs indépendants des smartphones et/ou des tablettes qui peuvent être utilisés pour saisir les réponses des répondants sur le terrain.
- Préparer le plan de monitorage avec chaque région ciblée pour le monitorage indépendante afin d’identifier les communautés à visiter pour la collecte de données de la campagne
- Élaborer un plan de travail et un chronogramme détaillé pour l’ensemble du processus de monitorage de chacune des campagnes
- Assurer le recrutement, la formation, le déploiement et la supervision des moniteurs pour le monitorage indépendant de la campagne
- S’assurer que les moniteurs effectuent le monitorage indépendant de la campagne selon la méthodologie.
- Suivre la qualité de la collecte des données du monitorage indépendant des campagnes
- Etablir un tableau de bord des indicateurs clés du monitorage indépendant des campagnes à mettre à jour quotidiennement
- Analyser les données au quotidien et produire un rapport quotidien et des recommandations. du monitorage indépendant des campagne
- Faire le suivi des feedbacks journalier à la suite des résultats du monitorage indépendant et inclure les résultats dans le rapport final
- Elaborer un rapport de la formation des moniteurs indépendants
- Assurer la sécurité et la confidentialité de toutes les données au format électronique
- Elaborer un rapport global du monitorage indépendant de chacun des tours des campagnes SVA 2024 qui inclut une description du processus : le recrutement, la formation, la mise en œuvre, la supervision, les principaux résultats, les feedbacks et les actions précises prises, les résultats des actions prises après le feedback et les principales recommandations pour l’amélioration des prochaines campagnes
Pour le monitorage indépendant de l’enquête de couverture
- Elaborer le protocole et les outils de collecte des données du monitorage indépendant des de l’enquête de couverture du premier semestre 2024.
- Transcrire les outils de collecte de données sur le format de collecte avec SurveyCTO : les questionnaires sont numérisés à l’aide de Survey CTO et le cabinet de conseil doit fournir à chaque équipe de moniteurs indépendants des smartphones et/ou des tablettes qui peuvent être utilisés pour saisir les réponses des répondants sur le terrain.
- Préparer le plan de monitorage avec chaque région ciblée pour le monitorage indépendante de l’enquête de couverture
- Élaborer un plan de travail et un chronogramme détaillé pour l’ensemble du processus de monitorage de l’enquête de couverture dont le dénombrement des 10 % de grappes soit 20 grappes, la conduite de la collecte des données dans en moyenne 240 ménages, l’écoute d’un extrait audio de 240 enquêtes ménage.
- Assurer le recrutement, la formation, le déploiement et la supervision des moniteurs pour le monitorage indépendant de l’enquête de couverture
- S’assurer que les moniteurs effectuent le monitorage indépendant de l’enquête de couverture selon la méthodologie.
- Suivre la qualité de la collecte des données du monitorage indépendant de l’enquête de couverture
- Etablir un tableau de bord des indicateurs clés du monitorage indépendant de l’enquête de couverture à mettre à jour quotidiennement
- Ecoute des audio de la collecte des données a comparer avec les données saisie et production du rapport
- Analyser les données au quotidien et produire un rapport quotidien et des recommandations. du monitorage indépendant de l’enquête de couverture
- Elaborer un rapport de la formation des moniteurs indépendants de l’enquête de couverture
- Elaborer un rapport du dénombrement et de la collecte des données et des écoutes audios des moniteurs indépendants de l’enquête de couverture
- Assurer la sécurité et la confidentialité de toutes les données au format électronique ;
- Elaborer un rapport global du monitorage de l’enquête de couverture qui inclut une description du processus : les recrutements, la formation, la mise en œuvre, la supervision, les principaux résultats, les feedbacks et les actions précises prises, les résultats des actions prises après le feedback et les principales recommandations pour l’amélioration des prochaines enquêtes de couverture.
Expériences et connaissances requises
- Une bonne maîtrise du système de santé du pays ;
- Expérience dans la conduite des monitorages indépendants des campagnes selon la méthodologie OMS
- Expériences dans la conduite d’enquête de couverture selon la méthodologie OMS 2018
- Connaissance des formalités et coutumes locales dans la mise en œuvre d’enquêtes auprès des ménages (Expérience dans la réalisation d’enquêtes indépendantes de suivi et de couverture) ;
- Bon réseau de personnel de terrain (moniteurs indépendant, enquêteurs, superviseurs, etc.) ;
- Une très bonne connaissance de STATA, SurveyCTO ; logiciel d’analyse et de cartographie des données qualitatives ; PowerBI
- Une capacité d’analyse approfondie et un esprit de synthèse ;
- Solides compétences rédactionnelles.
Le nombre de jours proposés peut faire l’objet d’ajustements et ne consiste qu’en une estimation initiale pour guider les soumissionnaires dans la tarification. Il représente le nombre de jours pour une personne.
Période contractuelle prévue et mécanisme d’attribution
La période prévue pour le financement qui en résultera devrait être de 12 mois, à compter d’avril 2024 ou vers cette date, jusqu’en mars 2025. Les soumissionnaires doivent indiquer clairement les coûts de soutien « de démarrage » pour chaque volet des trois principales activités à savoir le monitorage indépendant des deux tours de campagnes et le monitorage indépendant pour assurer le contrôle qualité de l’enquête de couverture du second semestre 2024 le cas échéant, requise pour commencer les services.
Les propositions doivent avoir une période de validité de 90 jours à compter de la date de soumission de la proposition, comme indiqué dans la lettre d’accompagnement.
Les propositions doivent être soumises par voie électronique avant le 12 Avril 2024 par courriel à l’adresse suivante : [email protected]: en indiquant dans l’objet du courriel le nom de l’entreprise et le numéro de la DP.
Une soumission de proposition complète comprendra les documents suivants, qui doivent tous faire référence au numéro de DP tel qu’indiqué sur la page couverture du présent document :
- Lettre de motivation
- Offre technique
- Offre financière
- Formulaire de divulgation des conflits d’intérêts
- Copies des documents d’enregistrement de l’entreprise soumissionnaire
- Autres informations pertinentes à la soumission de la proposition
QUESTIONS : Aucune question verbale ne sera posée, que ce soit en personne ou par téléphone. Cependant, Helen Keller Intl répondra aux questions écrites au sujet de cet appel d’offres jusqu’à la date indiquée sur la page couverture du présent document. Toute question relative à cet appel d’offres doit être adressée à [email protected] et [email protected] avec copie à [email protected].
