OBJECTIFS DU RÔLE:
L’objectif de ce rôle consiste à soutenir le Département de la Gestion Stratégique du Portefeuille, des Subventions et des Partenariats, dans la planification, la sécurisation et la gestion du cycle de vie des subventions de développement et humanitaires, pour toutes les subventions de donateurs gérées en direct ou à travers des partenaires nationaux et internationaux.
Le poste joue un rôle de premier plan dans deux aspects clés : a) la gestion des informations pendant l’ensemble du cycle de vie des subventions, à travers le partage, la coordination et l’impulsion d’un travail d’équipe entre tous les départements ; b) la gestion des informations pendant l’ensemble du cycle de vie des subventions dédiées et transférées aux partenaires, notamment locaux et nationaux.
Sous la direction d’un Responsable de la Gestion de Portefeuille et des Subventions, le/a Coordinateur.rice en Gestion des Subventions et des Partenariats sera chargé.e de veiller à ce que le programme SCI respecte toutes ses obligations de gestion des Subventions à l’interne au sein de Save the Children (bureau pays et membres) et à l’externe avec les partenaires et les donateurs. Cela comprendra la gestion et coordination des obligations de conformité SCI et Bailleurs dès le stade du développement des propositions, le processus de rapportage (financiers et narratifs notamment) relatifs aux subventions des donateurs et la gestion du processus de clôture des projets, tant pour les équipes de SCI que pour les partenaires, l’appui au processus de revue périodique des projets, ainsi que l’assurance de la qualité des données dans le système de gestion des subventions (AMS). Ce poste est spécifiquement responsable des subventions attribuées au bureau pays du Niger et aux partenaires, et assurera la conformité aux exigences financières et administratives, ainsi qu’aux exigences spécifiques des donateurs tout en réalisant des recommandations d’amélioration.
Ce rôle travaillera en étroite collaboration avec tous les départements, et notamment avec les équipes de mise en œuvre / les opérations du programme sur le terrain, les équipes techniques et de qualité des programmes (PDQ) et les finances, à divers moments du cycle de vie des projets, à savoir stade de développement des propositions, rapportage financiers et narratifs, suivi et analyse des informations de mise en œuvre et performance, le processus de revue périodique de projets et les aspects de conformité bailleur. En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de modifier les heures de travail en conséquence.
Le portefeuille de subventions au Niger, d’environ 35m USD, se compose de financements de bailleurs de fonds tels que USAID, Danida, Norad, ECHO, Ambassade des Pays-Bas, AECID, CDCS/AFD, WB, UN.
DOMAINES CLES DE RESPONSABILITES :
Gestion et analyse
* Capacité de relecture des rapports narratifs, financiers, co-financement/match, en accord avec les obligations de conformité et de qualité du rapportage.
* Capacité d’examen critique des budgets des propositions pour identifier les lignes budgétaires à examiner ou les coûts omis
* Coordination et suivi de l’analyse et informations relatives aux partenaires (partner assessment, vetting, plans de renforcement de capacités, rapportage, budgets annuels), en collaboration avec le Responsable des Partenariats et de la Localisation, l’équipe des Opérations et les responsables financiers
* Analyse financière et suivi des processus de gestion des attributions, mise en évidence des défis financiers et analyse approfondie pour résolution des problèmes identifiés en collaboration étroite avec les collègues des Finances.
* Maîtrise, gestion et coordination des besoins pour une structure optimum des subventions et des codes budgétaires dans AMS et Agresso (Système de Gestion et Contrôle Financier) et capacité à travailler avec l’équipe du Programme, Finances, et les membres, pour déterminer la structure appropriée
* Connaissance des formats de budgétisation des donateurs pour aider à la compréhension des détenteurs de budget (Budget Holders / Project Managers).
Gestion de la Conformité (systèmes, processus, bailleur de fonds)
* Contribuer à la mise en place des processus SCI et d’autres exigences clés des donateurs ; communication, partage avec les collègues tout en s’assurant du respect de ceux-ci
* Contribuer à la gestion du système de gestion des subventions (AMS) et des fonctions de rapportage, et s’assurer que l’AMS est à jour dans un souci de qualité des données
* Responsable de l’exhaustivité et de la qualité des données AMS pour toutes les subventions du Niger
* Soutenir les réunions de lancement de projets dirigées par le/la responsable de la gestion des subventions et la communication des exigences de conformité à travers le CO
Communiquer avec impact, négociation et coordination
* S’engager et coordonner plusieurs groupes de parties prenantes pour soutenir le développement de propositions de haute qualité
* Collaborer au développement de propositions de haute qualité grâce à la planification et à la coordination avec PDQ, Finance et d’autres équipes
* Coordonner et examiner les rapports des donateurs, comprenant notamment une planification adéquate conjointe avec les responsables de projets pour s’assurer que les délais sont respectés
* Communiquer et coordonner avec les contacts des membres pour comprendre et enregistrer tout changement lié aux exigences de conformité des donateurs et aux dates de rapport
* Contribuer et faciliter les réunions de lancement des projets, y compris en mettant l’accent sur les exigences des donateurs et s’assurer qu’elles ont lieu dans les 30 jours du démarrage de tout nouveau projet.
Gestion et stratégie de portefeuille
* Soutenir SPAM Manager pour effectuer un suivi et une analyse au niveau du portefeuille et pipeline. Suivi avec les membres pour s’assurer que le pipeline est correctement intégré à AMS y compris les % de probabilité.
* Produire des rapports de gestion et faire remonter les problèmes de portefeuille identifiés en temps opportun
* Soutenir le PM et le département AM sur les processus réguliers d’examen des subventions
Développement de soi et des autres; Travailler efficacement avec les autres
* Établir des relations avec d’autres équipes pour soutenir la résolution des défis et la coordination des livrables, en particulier le rapportage bailleurs (narratif, financier, co-financement/match), mais aussi toute autre obligation de rapportage.
* Soutenir la prestation de renforcement des capacités à d’autres équipes du CO et aux organisations partenaires.
* Établir des relations avec la région et le centre et soutenir l’escalade des problèmes si nécessaire, d’abord au niveau de la direction du Département de Gestion des Subventions et des Partenariats, puis à d’autres niveaux du bureau pays lorsque nécessaire.
Général
* Se conformer aux politiques et pratiques de Save the Children concernant la protection des enfants, le code de conduite, la santé et la sécurité, l’égalité des chances et les autres politiques et procédures pertinentes.
QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCES:
* Diplôme universitaire en développement international, en administration des affaires (BA), en Sciences Economiques et Sociales (Economie, Econométrie).
* Solides compétences analytiques et capacités de planification stratégique.
* Solides compétences en gestion financière.
* D’excellentes compétences en organisation et gestion documentaire
* Fortes compétences en communication interpersonnelle y compris la gestion et coordination par influence, la négociation et le coaching
* Savoir être force de proposition
* Très bonne expérience de la gestion des subventions, des contrats bailleurs et des accords avec une connaissance des directives des principaux bailleurs de fonds (USAID, ECHO, UE, Danida, Norad, UNs, WB, AECID)
* Expérience pertinente dans la gestion de projets financés par des donateurs avec des ONG internationales, de préférence avec des approches de partenariat s’inscrivant dans la localisation
* Capacité à identifier de manière proactive les problèmes et compétences en résolution de problèmes pour les résoudre
* Capacité d’établir et de maintenir des relations collégiales propices et d’agir efficacement en tant que membre d’une équipe
* Sensibilisation culturelle très développée et capacité à bien travailler dans un environnement international avec des personnes d’horizons et de cultures divers
* Excellente capacité de gestion du temps et de planification
DUREE & TYPE DE CONTRAT: 12 MOIS (RENOUVELABLE) / CONTRAT NATIONAL.
L’ORGANISATION
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:
§Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
§Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
§La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.
Informations pour Postuler:
Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children:
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
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