Contexte
La première intervention de COOPI en République Démocratique du Congo (ex-Zaïre) remonte aux années ’70 et l’action s’est principalement située dans le Kivu pendant de nombreuses années. Suite aux changements de la situation dans le Pays et aux problématiques nées, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflits afin de mettre en œuvre des programmes d’urgence aux populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du Pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une phase de transition de l’urgence au développement dans divers domaines, afin de garantir un développement harmonieux et durable.
Enjeux du poste
L’administrateur sera chargé des taches d’un Coordinateur Administratif pour tout le pays ; pour cela, il/elle gérera une vingtaine de projets, pour environ 10 M de USD, financés par des bailleurs différents, sur tout le pays. Il sera appuyé par un assistant administratif qui s’occupera de superviser la comptabilité des projets, et par des administrateurs installés dans des bases périphériques.
Il/Elle assure une correcte gestion administrative et financière et assure que la Coordination du Pays et des bases et coordinations de zone qui en dépendent soient « soutenables » pour l’organisation, en rédigeant le budget de coordination et en vérifiant la préparation des budgets des projets.
Il/Elle contrôle les bilans des projets et en faisant le monitoring la préparation des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs.
Il/Elle assure l’envoi au siège d’informations complètes et correctes.
Responsabilités
Planification et contrôle du budget de coordination: Avec le Chef de Mission, Il/Elle prépare et vérifie de manière périodique le budget concernant les coûts de coordination générale et des autres coordinations dans le pays. Il/Elle fait le monitorage de la soutenabilité de la coordination/des coordinations et bases ; Il/Elle vérifie que l’attribution et répartition des coûts fixes sur le projets soient correctes ; Il/Elle vérifie les couts non-déductibles de la coordination et des projets.
- Préparation du budget et contrôle économique et financier des projets: Il/Elle fait la supervision des budgets de projet conformément à la planification et à la soutenabilité du pays et de Milan; ensemble avec les chefs de projet, les administrateurs de projet et le Chef de Mission identifie périodiquement les engagements économiques et financiers nécessaires pour la réalisation des activités des projets.
- Gestion des biens: Il/Elle vérifie et la gestion et l’être « soutenable », des biens dont COOPI/projets sont propriétaires. Cela sera fait avec la logistique (tenue des inventaires « CAMELOT »). Il/Elle vérifie que l’application des procédures concernant l’achat et la gestion des biens soit correcte.
- Gestion financière: Il/Elle fait la supervision et le contrôle de la liquidité, des comptes courants ; Il/Elle prépare l’envoi des fonds selon les requêtes ; Il/Elle gère les financements donnés par les bailleurs pour la réalisation des projets (avances et réception des subventions) et fait la mise à jour pour le siège ; Il/Elle assure un contrôle périodique des caisses de la coordination, des bases, des coordinations de zone et de leur frais ; Il/Elle signe sur les c/c de l’organisation ; En collaboration avec le CdM Il/Elle assure la réception des financements dans les délais ; Il/Elle propose – en accord avec le desk administratif – au CdM les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers.
- Monitorage économique et financier des projets: Avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de la coordination de la zone et le chef de mission, Il/Elle vérifie périodiquement le trend économique et financier des projets : bilan, prévision des dépenses, prévision financière… pour la réalisation des activités.
- Rapportage financier et audits: Il/Elle s’occupe de finaliser et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs ; Il/Elle est responsable de la récolte, du classement et contrôle à échantillon des pièces justificatives des différents projets ; Il/Elle est responsable de la préparation et la mise en œuvre des audits et de l’envoi des documents pour les audits en Italie; Il/Elle est responsable de la préparation de l’audit annuel, si prévu dans le pays et assure le bon fonctionnement des bases et coordinations de zone, en effectuant aussi des missions de monitorage.
- Gestion du personnel local et administration du personnel local et expatrié: Il/Elle gère et supervise le personnel administratif local à la coordination; Il/Elle forme les administrateurs des bases/projets et de toute le personnel impliquée (chefs de projet, coordinateurs de zone, etc) ; Il/Elle fait le monitorage périodique de leur travail (par remote control ou par des missions sur le terrain) ; Il/Elle appuie le CdM dans l’élaboration de standards pour la gestion du personnel local et assure la bonne tenue de la documentation concernant le personnel local.
- Support aux procédures: Il/Elle fourni un support technique aux chefs de projet et aux administrateurs de projet pour l’application correcte des procédures de COOPI et des bailleurs et pour les achats/travaux/services.
- Elaboration et transmission des données: Il/Elle produit et transmet les informations demandées par le siège en Italie et le données pour la clôture du bilan.
- Classement de la documentation administrative: Il/Elle assure le classement de la documentation administrative dans le respect des procédures de COOPI.
- Relations Institutionnelles: En collaborant avec le CdM Il/Elle soigne les relations avec les organismes locaux pour les pratiques bureaucratiques et avec les bureaux administratifs des délégations des bailleurs.
Profil du candidat
- Formation en sciences économiques ou similaire.
- Expérience de au moins 7 ans dans la gestion économique et financière, et la comptabilité;
- Expérience pluriannuelle dans la gestion économique et financière de projets dans le PVD ;
- Expérience pluriannuelle dans le rapportage financier ;
- Bonne connaissance du français ;
- Connaissance excellente de Office, et pratique dans l’utilisation de bases de données comptables ;
- Capacité de gérer du staff local et expatrié ;
- Grande capacité d’organisation ;
- Capacité de travailler en équipe et par objectifs ;
- Capacité de travailler dans un environnement multiculturel ;
- Capacité de se rapporter avec les collaborateurs et de les former ;
- Respect des procédures imposées ;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG internationale en en respectant les valeurs et les principes.
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