Date de prise de fonction souhaitée : 1er aout 2020
Durée de la mission : 1 an (renouvelable)
Localisation : Goma avec déplacements en base en cas de besoin
QUE FAISONS NOUS…
Solidarités International intervient en RDC depuis 2007 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur le Tanganyika, l’Ituri, et les Kivus.
Nos programmes couvrent la réponse d’urgence (via notamment le mécanisme du RRMP), mais aussi des activités plus durables (réhabilitation de réseau d’eau, production locale de chlore, DRR…) et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence (notamment aux déplacements de populations) tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays, et la lutte contre les maladies à caractère épidémique (choléra, Ebola).
LA MISSION
La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, 1 base opérationnelle de Goma, de 2 bases : Grand Nord Kivu avec une Base à Béni (avec une sous base à Butembo) et en Ituriavec une Base à Bunia et plusieurs sous-bases opérationnelles sur le territoire.
Le volume financier de la mission pour 2020 s’élève à environ 16 millions d’euros, avec un portefeuille programmatique d’une dizaine de projets différents. Solidarités International est engagé dans plusieurs consortiums avec d’autres ONGs Internationales, certains en tant que lead, et entend poursuivre les réponses conjointes entreprises avec ses partenaires.
Les équipes sont composées de 25 expatriés et environ 200 employés nationaux
Sous l’autorité du Directeur Pays, le Coordinateur Financier a une autorité hiérarchique sur :
- Adjoint CAF expatrié
- Assistant CAF expatrié, statut volontaire
- Responsable financier staff national
- Chef comptable staff national
- Assistant Financier sous la responsabilité directe du chef comptable
- Autorité fonctionnelle particulièrement sur les Administrateurs base
DESCRIPTIF DU POSTE
Objectif général du poste :
Le Coordinateur financier dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers de la mission. En tant que coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission et du respect par tous des procédures Solidarités International, des procédures bailleurs et des lois du pays dans lequel Solidarités International intervient. Il est le référent sur la mission et le lien entre le siège et la mission pour toute question en rapport avec la gestion, la comptabilité et le suivi budgétaire.
Liste des principales activités :
Analyse du contexte socio-économique
- Identifier les partenaires administratifs
- Suivre l’évolution des cours monétaires et des prix
Gestion d’équipe
- En concertation avec les administrateurs, définir les besoins en personnel administratif sur la mission et recruter en fonction des moyens alloués et de la stratégie opérationnelle Solidarités International
- Former et évaluer l’équipe administrative fi
- Coordonner, planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative fi
- Animer les réunions de l’équipe administrative fi
Gestion financière, comptable et budgétaire
- Définir le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer du respect du circuit de validation des achats
- Consolider la clôture mensuelle de la comptabilité de la mission
- Contrôler les classeurs comptables avant envoi au siège
- Consolider et contrôler les tableaux d’affectations
- Préparer, suivre et réviser la programmation financière de la mission
- Effectuer la consolidation des suivis budgétaires mensuels et s’assurer de l’équilibre financier de la mission
- Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
- Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission
- Former les cadres de la mission à la manipulation des outils de suivi budgétaire
- Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
- Préparer et consolider les parties financières des propositions d’opération
- Intégrer les nouveaux contrats bailleurs à la gestion financière des projets de la mission selon les procédures Solidarités International
Gestion administrative de la mission
- Négocier et rédiger les contrats de partenariat avec les partenaires locaux et s’assurer de leur suivi et respect, en collaboration avec le Grant Manager
- Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs
- Superviser l’envoi trimestriel des archives administratives au siège après validation du contrôle interne
Gestion de trésorerie
- Gérer les flux de trésorerie entre le siège et la mission et garantir l’approvisionnement des bases
- S’assurer, sur toutes les bases, de la bonne tenue des caisses et coffres et de la sécurisation des fonds
- Compiler et contrôler les prévisionnels de trésorerie et les faire suivre au siège
Reporting / Communication
- Assurer le reporting financier vers le siège selon la périodicité définie par le calendrier administratif
- Assurer le suivi de l’enregistrement de Solidarités International dans le pays
- Organiser et animer des réunions d’information et de coordination
- Editer les rapports financiers en respectant les procédures administratives des bailleurs de fonds
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national. Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Faire le lien entre le siège et le terrain pour tous les aspects relatifs à la finance
Enjeux et défis spécifiques
- Mission dynamique financée par des bailleurs diversifiés demandant une grande technicité
- Travail de reporting important
- Solidarités collabore avec des ONG internationales et nationales dans le cadre de consortiums et de partenariats ce qui engendre une forte demande de coordination (travail avec le lead consortium et les responsables financiers, suivi des partenariats et développement des capacités)
Priorités pour les 2-3 premiers mois
- Stabiliser le rythme de reporting en respectant les échéances
- Poursuivre le travail de soumission de nouvelles propositions de projets et budgets pour permettre le financement de la mission
- Suivre le plan d’action 2020 Finance de la mission
- Accompagner les équipes et notamment les nouvelles recrues finances
VOTRE PROFIL
- Diplôme en gestion administrative et financière.
- Expérience antérieure en gestion administrative et financière pour une ONG internationale (au moins deux ans)
- Expérience en gestion d’équipe
Compétences/expériences spécifiques requises :
- Bonne maîtrise des programmes informatique Word, Excel, Power Point, Outlook etc, une bonne dextérité sur Excel est indispensable
- Maitrise du logiciel Saga
- Capacités d’analyse financière
- Connaissance des règles bailleurs
- Connaissances comptables (à partie simple)
- Pédagogie
- Capacités à travailler en collaboration avec les différents départements
- Capacité d’anticipation et de planification
Qualités :
- Diplomatie, rigueur, calme
- Dynamisme, proactivité
- Résistance au stress
- Fortes capacités de communication écrite et verbale
Langue :
Excellente maîtrise du français écrit et oral est nécessaire. La connaissance de l’anglais est recommandée.
SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES
Selon l’expérience, à partir de 2640 euros brut par mois (inclut 10% de congés payés versés mensuellement) hors valorisation de l’expérience
Per Diem mensuel de 500 dollars.
SI prend également en charge les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission ainsi que l’hébergement sur le lieu de mission.
Couverture sociale: L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre.
Break : En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois avec une allocation de 850 USD. Sur la base d’une mission de 1 an, breaks de 7 jours ouvrés à 3, 6 et 9 mois de mission (avec une participation de 850 USD versée par Solidarités). A ces temps de break, il faut ajouter l’octroi d’1 jour de repos supplémentaire par mois travaillé.
Conditions de vie :
La vie à Goma est relativement agréable. Nombreux commerces, restaurants, salles de sport et proximité du lac. La vie sociale y est assez dense avec bon nombre d’ONG sur place.
Solidarités INTERNATIONAL suivant les recommandations de l’OMS, la vaccination contre la maladie à virus Ebola et la prise d’une prophylaxie antipaludique est indispensable pour être déployé sur Zone.
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