Recrutement d’un prestataire en accompagnement institutionnel et de conseil en organisation 6 views0 applications

Termes de références: Recrutement d’un prestataire en accompagnement institutionnel et de conseil en organisation

• Programme : République Démocratique du Congo (RDC)
• Période : 30 jours
• Type de contrat : Consultance
• Date limite : 31/08/2026

Contexte et justification

Impunity Watch est une Organisation Non Gouvernementale Internationale (ONGi) qui travaille depuis plus de 15 ans dans des pays sortant de conflits violents pour éradiquer l’impunité des violations graves des droits de l’homme et promouvoir la justice transitionnelle. Elle agit aux côtés des victimes pour contribuer à l’affaiblissement des structures d’impunité profondément ancrées et pour promouvoir une paix durable.

En phase de consolidation et d’alignement de sa gouvernance opérationnelle pour son programme RDC, l’organisation a besoin de structurer l’ensemble de ses processus internes au travers de référentiels uniques, clairs et opposables.

À cette fin, Impunity Watch souhaite recruter un cabinet de conseil spécialisé pour élaborer son Manuel de Procédures Institutionnel. Ce travail devra s’appuyer strictement sur l’approche hiérarchique définie par l’organisation : partir des politiques institutionnelles globales d’Impunity Watch (existantes ou à affiner pour en préserver l’esprit et les standards), pour ensuite en décliner et formaliser les procédures opérationnelles spécifiques au contexte de la RDC.

Objectifs de la mission

Objectif général

L’objectif principal de cette mission est de doter le programme RDC de Impunity Watch d’un cadre de gestion institutionnel standardisé, transparent et sécurisé à travers l’élaboration d’un Manuel de Procédures complet et intégré. Ce référentiel unique doit harmoniser les exigences de contrôle interne du siège avec les réalités opérationnelles et les obligations légales de la RDC, afin de pérenniser les opérations et de minimiser les risques administratifs, financiers et juridiques.

Objectifs spécifiques

En collaboration étroite avec les équipes d’Impunity Watch, le cabinet aura pour objectifs spécifiques de :

1. Réaliser un diagnostic de l’existant.

Analyser les politiques globales actuelles d’Impunity Watch, les outils déjà utilisés sur le terrain et identifier les écarts ou les vides juridiques et opérationnels par rapport au contexte de la RDC et à la conformité.

2. Modéliser les circuits et les seuils de validation (Matrice de délégation).

Définir avec précision la cartographie des rôles institutionnels, les seuils d’autorisation financière et l’intervention validatrice des différents gestionnaires pour chaque processus opérationnel. Cela devra se traduire par une matrice de délégation des pouvoirs (RACI) adaptée, sécurisant notamment la chaîne d’approbation et la gestion des flux de trésorerie entre les bureaux.

3. Rédiger et structurer les livrables selon une approche séquentielle en deux phases :

• Phase 1 (Niveau Institutionnel) : Élaborer ou affiner l’énoncé des politiques globales et les soumettre pour validation formelle au niveau Global d’Impunity Watch.
• Phase 2 (Niveau Opérationnel) : Formaliser les politiques validées sous forme de processus et de procédures opérationnelles standardisées (SOP) contextualisés aux réalités de la RDC et conformes aux lois nationales.

4. Structurer le manuel autour des domaines et politiques cibles de l’organisation.

Organiser l’ensemble du travail de rédaction pour couvrir strictement les correspondances institutionnelles définies par Impunity Watch :

• Procédures Administratives & Financières intégrant un module complet sur Gestion Opérationnelle et le Suivi des Partenaires.
• Gestion du Personnel et de la Culture Organisationnelle (RH)
• Procédures Logistiques et d’Achat.
• Procédures Sécuritaires
• Relatifs à l’Information, Communication & Technologies

5. Évaluer, améliorer et concevoir les outils et annexes opérationnels.

Réaliser un inventaire critique des outils de gestion déjà existants au sein du programme RDC d’Impunity Watch afin de les optimiser ou de les réadapter. Pour les processus non couverts, le cabinet devra concevoir l’ensemble des fiches types, formulaires de demande, registres de stocks et canevas de suivi manquants exigés par la matrice de performance, garantissant ainsi un pack d’outils complet et directement applicable au quotidien par les équipes.

6. Animer un processus d’élaboration participatif, de co-lecture et de vulgarisation.

Impliquer activement les équipes opérationnelles et la direction du diagnostic à la validation finale. Le cabinet devra accompagner les gestionnaires dans la relecture critique du manuel et animer des sessions de formation pour garantir une appropriation immédiate par tous les membres de l’équipe du programme RDC.

Livrables attendus

Le cabinet devra soumettre à Impunity Watch les livrables successifs suivants, rédigés en français :

Phase 1 : Cadrage et Politiques Institutionnelles (Validation Region/Siège)

• Livrable 1 : Le Rapport de diagnostic initial et Feuille de route

Ce document inclut le calendrier d’exécution révisé ainsi que la cartographie finale des écarts identifiés sur les outils actuels du programme RDC.

• Livrable 2 : Le Recueil Intégral des Politiques Institutionnelles. Un document unique regroupant l’ensemble des politiques globales de l’organisation.

Phase 2 : Manuel de Procédures et Outils de Gestion (Validation RDC)

• Livrable 3 : Le Manuel de Procédures décliné des politiques validées et contextualisés au cadre légal et fiscal de la RDC (Modules/SOPs : Finances/Partenaires, RH, Logistique, Sécurité, TIC).
• Livrable 4 : La Matrice de Délégation des Pouvoirs (RACI) et d’Autorisation Budgétaire. Document détaillant les circuits de visa, les seuils financiers et l’intervention validatrice des gestionnaires.
• Livrable 5 : Le Pack des Outils et Annexes Opérationnels Optimisés. L’ensemble complet des formulaires, checklists de contrôle, clés de répartition, canevas de BVA et registres réadaptés ou créés.

Phase 3 : Clôture et Appropriation

• Livrable 6 : Le Pack d’Appropriation Institutionnelle. Comprenant le manuel final validé, les supports de formation bilingues et le procès-verbal (PV) de la session de vulgarisation.

Méthodologie

La mission devra être conduite selon une approche rigoureuse, itérative et participative, structurée autour de quatre grands axes :

1. Phase de cadrage et revue documentaire : Entretiens d’orientation avec l’équipe de direction et analyse critique de l’existant pour cartographier les forces et les manquements des outils actuels.
2. Séances de co-construction : Organisation de séances de travail collaboratives avec les équipes opérationnelles et les gestionnaires pour s’assurer une co-construction du manuel.
3. Processus de validation séquentiel : Soumission intermédiaire des politiques globales au siège international pour alignement institutionnel, suivie de la contextualisation juridique locale des manuels d’application.
4. Transfert de compétences et vulgarisation : Animation d’une session de formation pour s’assurer que les membres de l’équipe du programme RDC s’approprient immédiatement les nouveaux outils et réflexes de contrôle interne.

Chronogramme et durée de la mission

Durée globale : La durée totale prévue pour l’exécution de l’intégralité de la prestation et l’obtention de l’ensemble des livrables est fixé à un maximum de 30 jour ouvrable entre juillet et septembre 2026.

Le calendrier de déploiement des livrables se structure ainsi :

Phase de Cadrage | Entretiens initiaux et dépôt du Livrable 1 | 5 jours

Phase 1 : Politiques | Co-construction et dépôt du Livrable 2 | 5 jours

Phase 2 : Procédures RDC | Déclinaison locale, arbitrages et dépôt des Livrables 3, 4 et 5 | 15 jours

Phase 3 : Clôture | Formation, vulgarisation finale et dépôt du Livrable 6 | 5 jours

Modalités de paiements

Les paiements seront effectués par virement bancaire sur présentation de factures, après validation technique intermédiaire et finale des livrables selon l’échelonnement suivant :

• 20% à la signature du contrat, après validation du Livrable 1.
• 80% à la clôture de la mission, après validation des Livrables 2-6.

Profil du cabinet

Pour être éligible le cabinet / consultant.e doit :

• Avoir un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans l’accompagnement institutionnel, l’audit organisationnel ou la rédaction de manuels de procédures pour des ONGI.
• Avoir une expérience démontrée et une compréhension avérée des procédures financières de l’Union européenne serait un atout.
• Avoir une expérience démontrée dans la structuration des processus et le contrôle interne selon les exigences des principaux bailleurs de fonds internationaux.
• Avoir une excellente connaissance du contexte légal, fiscal, douanier et du Code du Travail de la RDC.
• Présenter les preuves d’exécution (attestations de bonne fin ou contrats avec contacts) pour au moins cinq (5) missions similaires de manuels de procédures menées auprès d’ONGI ces 5 dernières années, dont au moins deux (2) missions pour le compte d’ONGI ou bailleurs d’origine néerlandaise.

How to apply

Modalité de soumission

Les cabinets possédant l’expertise souhaitée intéressés doivent soumettre leur dossier de candidature complet par courrier électronique à l’adresse [email protected] avec la mention obligatoire en objet : « Offre : Révision des Procédures IW RDC ».

La date limite de dépôt des offres est fixée au 31 aout 2026 à 17h00 (GMT+2).

Le dossier devra obligatoirement comprendre l’offre technique et l’offre financière.

Le recrutement se fera sur la base de la meilleure offre « qualité-prix » (évaluation technique et financière combinée) reposant sur :

1. Compréhension des TDR et réalisme de la méthodologie participative.
2. Qualifications et profil bilingue (anglais et français) des experts proposés.
3. Expérience du cabinet et pertinence des 5 références fournies, dont 2 néerlandaises.
4. Un coût raisonnable.