Responsable Administratif Projet (Poste National) 94 views0 applications


La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus.

Dans le cadre de nos activités en République centrafricaine, nous recherchons le profil ci-dessous :

RAISON DU POSTE

Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds.

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

PROFIL RECHERCHE

Poste : Responsable Admin Projet Nombre de poste : 01 Statut : Délocalisé

Lieu de travail : MBRES

Début contrat : immédiat Durée : CDD

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et aux Coordinateurs des Finances et des RH (responsables techniques).

Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

Collabore avec l’équipe du projet

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

  • du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays
  • de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains
  • du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)
  • de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
  • D’appuyer, encadrer son équipe
  1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base

  • Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
  • Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).
  • Gestion des caisses et banques de son projet
  • Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

  1. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

  • Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet
  • Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
  • Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
  • Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
  • Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.
  1. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

  • Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
  • Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
  • Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
  • En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
  • Tient à jour l’archivage administratif du projet.
  1. Gestion budgétaire
  • Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
  • Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources
  • Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
  • Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap
  1. Gestion administrative du personnel
    1. Paie et cotisations sociales
  • Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets
  • Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique
  • Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)
    1. Contrats de travail et suivi
  • Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
  • Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
    1. Recrutement
  • Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
  • Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
  • Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
  1. Gestion qualitative du personnel
    1. Composition des équipes
  • Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
  • Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
    1. Bilans individuels
  • Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
  • S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
  • Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet
  • Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
    1. Communication interne et représentation du personnel
  • Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
  • Organise des réunions du personnel
  • Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH

7. Mise en oeuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:

  • Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
  • Applique les standards relatifs à la prévention des abus
  • Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
  • Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

QUALIFICATIONS DEMANDEES

EXPERIENCE

  • Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)
  • Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
  • Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel

FORMATION :

  • Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité
  • Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homere atouts importants

COMPETENCES

  • Capacité à travailler sous pression ;
  • Excellente niveau du français, et parlé la langue Sango
  • Une grande capacité managériale ;
  • Capacité d’appuyer et accompagner l’équipe en place (transfert de compétence) ;
  • Capacité à travailler en équipe
  • Bonne capacité d’organisation, Rigoureux, flexible.

Composition des dossiers de candidatures

  • Une lettre de motivation adressée au Coordinateur au Coordinateur RH ALIMA ;
  • Un Curriculum-Vitae à jour, avec deux (02) personnes de références (dont le dernier employeur, ainsi que leurs numéros de téléphone et adresse email professionnelle) ;
  • Une Copie légalisée des diplômes et attestations ou certificats de travail.

Les dossiers de candidatures doivent parvenir impérativement par mail à l’adresse ci-dessous. (Tout autre moyen de dépôt de dossier ne sera pas considéré)

Adresse email : [email protected]

(Avec en objet du mail la mention : RESPONSABLE ADMIN PROJET-MBRES)

NB : ALIMA dispose d’une politique de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles et un code de conduite qui font partie intégrantes de son processus de recrutement.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

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The Alliance for International Medical Action, ALIMA, offers a new way of collaboration between humanitarian organizations. ALIMA puts network and strengthens national NGOs of humanitarian medicine to implement demanding care projects both in the quality of medicine in the number of patients treated. These projects are both in humanitarian emergencies and in chronic crisis contexts that require the development of medium-term projects.

ALIMA’s innovative operational approach and research programmes deepen the impact of our humanitarian work and help us save as many lives as possible. The funds entrusted to ALIMA allow us to:

Treat more patients and save even more lives by providing high-quality medical care that is adapted to each humanitarian crisis;

Offer improved treatments in ongoing medical crises such as malaria, acute malnutrition and associated illnesses. We also deliver comprehensive and systematic paediatric treatment programmes to reduce infant and child mortality;

Invest in medical innovation by using research to improve what we do in humanitarian crises, we seek to deliver sustainable medical solutions to people who wouldn’t otherwise have access to treatment.

“In Niger, ALIMA and BEFEN have developed strategies that get mums to participate in screening their children for malnutrition. This strategy has identified sick children at an earlier stage and significantly reduced the numbers who are hospitalized. In 2015, they treated nearly 50,000 severely malnourished children”. Amadou Alzouma, programme officer of the European Commission’s Humanitarian Aid and Civil Protection department (ECHO)

“Today we have amassed one hundred years’ experience in humanitarian aid. The contexts are evolving and with them the needs of the populations. Operational research is paramount for finding solutions to increasingly complex health problems”. Dr Moumouni Kinda, ALIMA programme officer

ALIMA brings together stakeholders committed to serving the health of the most vulnerable. Together they are inventing a new kind of emergency humanitarian medicine for the 21st century. ALIMA develops innovative approaches designed to fill the gap between medical needs in crisis situations and the responses of the humanitarian aid system. This approach is based on four principles: proximity, alliance, quality, and research.

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0 USD Mbrès CF 3201 Abc road Fixed Term , 40 hours per week ALIMA – The Alliance for International Medical Action

La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus.

Dans le cadre de nos activités en République centrafricaine, nous recherchons le profil ci-dessous :

RAISON DU POSTE

Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds.

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

PROFIL RECHERCHE

Poste : Responsable Admin Projet Nombre de poste : 01 Statut : Délocalisé

Lieu de travail : MBRES

Début contrat : immédiat Durée : CDD

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et aux Coordinateurs des Finances et des RH (responsables techniques).

Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

Collabore avec l’équipe du projet

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

  • du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays
  • de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains
  • du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)
  • de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
  • D’appuyer, encadrer son équipe
  1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base

  • Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
  • Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).
  • Gestion des caisses et banques de son projet
  • Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

  1. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

  • Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet
  • Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
  • Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
  • Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
  • Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.
  1. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

  • Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
  • Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
  • Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
  • En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
  • Tient à jour l’archivage administratif du projet.
  1. Gestion budgétaire
  • Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
  • Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources
  • Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
  • Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap
  1. Gestion administrative du personnel
    1. Paie et cotisations sociales
  • Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets
  • Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique
  • Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)
    1. Contrats de travail et suivi
  • Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
  • Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
    1. Recrutement
  • Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
  • Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
  • Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
  1. Gestion qualitative du personnel
    1. Composition des équipes
  • Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
  • Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
    1. Bilans individuels
  • Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
  • S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
  • Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet
  • Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
    1. Communication interne et représentation du personnel
  • Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
  • Organise des réunions du personnel
  • Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH

7. Mise en oeuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:

  • Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
  • Applique les standards relatifs à la prévention des abus
  • Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
  • Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

QUALIFICATIONS DEMANDEES

EXPERIENCE

  • Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)
  • Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
  • Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel

FORMATION :

  • Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité
  • Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homere atouts importants

COMPETENCES

  • Capacité à travailler sous pression ;
  • Excellente niveau du français, et parlé la langue Sango
  • Une grande capacité managériale ;
  • Capacité d’appuyer et accompagner l’équipe en place (transfert de compétence) ;
  • Capacité à travailler en équipe
  • Bonne capacité d’organisation, Rigoureux, flexible.

Composition des dossiers de candidatures

  • Une lettre de motivation adressée au Coordinateur au Coordinateur RH ALIMA ;
  • Un Curriculum-Vitae à jour, avec deux (02) personnes de références (dont le dernier employeur, ainsi que leurs numéros de téléphone et adresse email professionnelle) ;
  • Une Copie légalisée des diplômes et attestations ou certificats de travail.

Les dossiers de candidatures doivent parvenir impérativement par mail à l’adresse ci-dessous. (Tout autre moyen de dépôt de dossier ne sera pas considéré)

Adresse email : [email protected]

(Avec en objet du mail la mention : RESPONSABLE ADMIN PROJET-MBRES)

NB : ALIMA dispose d'une politique de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles et un code de conduite qui font partie intégrantes de son processus de recrutement.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

2023-04-11

NGO Jobs in Africa | NGO Jobs

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