Responsable Administration et Logistique au Mali (nationalité malienne) 53 views0 applications

Fonction : Responsable Administration et Logistique pour le Groupe URD au Mali
Secteur : Administration / Finance / Ressources humaines / Logistique
Lieu de travail principal : Poste basé à Bamako, Mali
Date de commencement : Septembre 2018
Statut : salarié(e) en CDD de 18 mois, renouvelable.
Validité de l’offre : 18/08/2018
Date de prise de poste : 05/09/2018

Fondé en 1993, le Groupe URD est un institut indépendant spécialisé dans l’analyse des pratiques et le développement de politiques humanitaires et post-crise. Son rôle est d’accompagner les acteurs humanitaires pour améliorer la qualité de leur intervention. Le Groupe URD est donc amené à travailler avec un public varié, allant des ONG opérationnelles, aux agences des Nations unies, États et institutions, bailleurs de fonds, mais aussi chercheurs, think-tanks ou étudiants.

Le Groupe URD participe au programme « KEY » financé par l’Union Européenne. Il est mis en oeuvre au Mali par cinq consortiums d’ONG internationales et nationales dans 6 régions : Gao, Kidal, Ménaka, Mopti, Taoudéni et Tombouctou.
L’objectif global de ce programme est d’accroître la résilience à l’insécurité alimentaire et nutritionnelle des populations vulnérables au Mali. Cet objectif répond à l’engagement de l’Union européenne de soutenir la mise en oeuvre des Priorités Résilience Pays du Mali (PRP) établies dans le cadre de l’Alliance Globale pour la Résilience (AGIR) au Sahel et en Afrique de l’Ouest.

Vous souhaitez vous engager avec le Groupe URD afin de vous investir dans l’appui à ce programme au Mali, vous participerez ainsi à un dispositif innovant pour améliorer la qualité de mise en oeuvre des actions humanitaires.

1. Description du poste

Intitulé

Responsable administration et logistique pour le Groupe URD au Mali- Programme KEY.

Positionnement du poste dans l’organisation

Le responsable administration et logistique travaille sous la responsabilité du coordinateur pays et en interaction étroite avec le pôle administratif et financier du siège du Groupe URD.

Lieu de travail principal

Poste basé à Bamako, au Mali.

2. Missions

Mission principale (raison d’être)

Le programme KEY a pour objectif général d’accroître la résilience à l’insécurité alimentaire et nutritionnelle des populations vulnérables au Mali. Dans le cadre de ce programme, le Groupe URD est mandaté pour mettre en place un mécanisme innovant d’appui à la gestion adaptative, à l’apprentissage et à la redevabilité, dans un objectif d’amélioration continue de la qualité des programmes mis en œuvre par les cinq consortiums d’ONG.

Les objectifs du Groupe URD sont les suivants :

1. Fournir un appui aux acteurs du programme dans la mise en œuvre d’une gestion adaptative du programme KEY afin de garantir la pertinence des interventions tout au long du programme, dans un contexte évolutif ;

2. Appuyer la production des connaissances sur le contexte, la mise en œuvre des interventions et l’état de la redevabilité notamment en vue d’une amélioration continue des interventions et des résultats du programme ;

3. Assurer un renforcement des capacités des acteurs du programme KEY en matière d’analyse, de planification, de gestion et de suivi-évaluation aux différents échelons de mise en œuvre ;

4. Animer le processus de capitalisation avec les acteurs du programme tout au long de la mise en œuvre du programme KEY afin de valoriser les enseignements tirés ;

5. Développer et mettre en œuvre une stratégie globale de communication sur le programme KEY à des fins de visibilité et de plaidoyer en faveur de l’approche résilience (AGIR) auprès des autorités, des partenaires techniques et financiers et des opérateurs au Mali mais aussi dans d’autres zones du Sahel et d’Afrique de l’Ouest et dans d’autres contextes similaires ;

6. Animer le réseau des acteurs du programme KEY et suivre la mise en œuvre du programme afin de garantir une cohérence et une lisibilité de celui-ci.

Dans le cadre de ces objectifs, le responsable administratif et logistique est en charge des responsabilités suivantes :

Gestion administrative et comptable

• Est responsable de la saisie informatique de l’ensemble des opérations budgétaires, des opérations de trésorerie et de toutes les opérations financières ;
• Est responsable du bon encodage budgétaire et comptable des écritures saisies en fonction des budgets de la mission ;
• Est responsable de la classification et du bon archivage des pièces comptables ;
• Produit des tableaux de bord récapitulatifs des activités administratives, des ressources humaines, logistiques et comptables ;
• Est garant du respect des procédures comptables françaises et maliennes, s’assure du respect de la législation juridique et sociale malienne pour les toutes les administrations et les organismes sociaux ;
• Est garant de la bonne justification des avances par les différents services ainsi que du suivi des avances non soldées ;
• Est responsable de la clôture comptable ainsi que de l’envoi physique des pièces au siège tous les mois ;
• Effectue les réaffectations budgétaires nécessaires en fonction des retours du siège ;
• Emet la facturation du bureau selon les règles comptables maliennes et françaises ;
• Produits les rapports financiers comptables ou budgétaires demandés et s’assure que le suivi de facturation du bureau est à jour ;
• Effectue et rend compte au bailleur de certains rapports financiers, avec le soutien du siège ;
• S’assure du bon respect des procédures bailleur et du siège ;
• Est responsable de la bonne éligibilité des dépenses effectuées et doit informer son supérieur hiérarchique de toute dépense considérée comme suspecte ou inéligible ;
• Contrôle la validité des factures reçues ;
• Coordonne et participe à la légalisation et à la reconnaissance juridique du Groupe URD au Mali auprès des ministères et des organismes administratifs et sociaux.

Gestion de la trésorerie

• Vérifie et compile les prévisionnels de trésorerie des projets et des services support ;
• S’assure des disponibilités du bureau et échange régulièrement avec le siège sur les besoins à anticiper ;
• Est responsable du suivi des virements bancaires et des paiements par virement ;
• Est garant du suivi des contrats (contrats d’achat ou de services, locations, de travail) ;
• Est responsables des achats, des décaissements pour toutes les dépenses du bureau, gère et est garant des disponibilités financières au bureau.

Ressources humaines

• Participe à l’élaboration du règlement interne du Groupe URD au Mali ;
• S’assure du respect du règlement intérieur pour le personnel national et du personnel expatrié, en s’assurant de leur conformité à la législation locale ;
• Assure les formalités administratives liées à l’embauche, à la fin ou à la rupture du contrat de travail du personnel national ;
• Etablit les contrats de travail du personnel national et les transmet au coordinateur Pays pour signature ;
• Est l’interlocuteur du personnel national et expatrié pour toutes leurs demandes d’information concernant leur statut, leur couverture sociale, leur gestion au quotidien ;
• Est responsable de l’accueil du nouveau personnel et assure le briefing sur la politique des ressources humaines ;
• Est responsable du suivi administratif de l’ensemble du personnel et de la constitution de dossiers individuels (immatriculation auprès des autorités locales ou des ambassades, suivi des congés et repos, versement des salaires et indemnités, suivi des arrêts de travail) ;
• Est l’interlocuteur du siège pour la gestion au quotidien du personnel expatrié (mouvements, indemnisation, assurance, rapatriement), et la transmission des informations au siège (congés, maladies, fin de mission, etc.).

Logistique

• Est responsable de l’élaboration des dossiers d’achat, dans le respect des procédures ;
• Fait la recherche permanente des fournisseurs susceptibles d’apporter le meilleur service ;
• Assure le paiement des factures (fournisseurs, prestataires externes, électricité, etc.) ;
• Veille à l’entretien général et maintenance du mobilier (informatique, du bureau) et installations du Groupe URD ;
• Identifie les salles de formation ou de réunion, négocie les prestations, assure la préparation de la salle ;
• Participe à l’organisation des missions en dehors de Bamako pour l’équipe sur place et l’équipe siège ;
• S’assure des besoins pour toutes les missions du Groupe URD et effectue les achats en regard ;
• Effectue l’inventaire des matériels du bureau et au stock ;
• Fait le suivi et le contrôle du livre de kilométrage des véhicules en location ;
• Effectue toute autre tâche demandée par la coordination entrant dans son champ de compétences.

Pour mener à bien la coordination de ce projet, le Groupe URD recherche une personne sur la base des critères et compétences ci-dessous spécifiés :

1. Profil requis

Nationalité

· Malienne

Formation

· Diplôme universitaire en comptabilité et/ou gestion financière.

Expérience

· Expérience de trois ans minimums en comptabilité ;

· Au moins un an d’expérience au sein d’une association, ONG ou d’une organisation internationale.

Compétences

· Sens de l’écoute, rigueur et discrétion ;

· Excellente capacité de communication et de négociation ;

· Capacité d’organisation et d’autonomie ;

· Maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel).

Langues

· Très bonne maîtrise du français (oral et écrit).

Conditions

· Temps plein ;

· Poste en CDD (18 mois minimum renouvelable), de droit malien, basé à Bamako ;

· Salaire en fonction de l’expérience et selon la grille du Groupe URD.