Associé(e) à l’Administration 303 views0 applications

1. DESCRIPTION DES TACHES :

Sous la supervision directe du L’Administratrice chargée de l’Administration, l’Associé (e) à l’Administration s’occupera des activités administratives courantes. Il / elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs locaux, les banques et / ou des institutions gouvernementales, non gouvernementales et même financières sous la direction du superviseur.

Le titulaire du poste assurera les responsabilités énumérées ci-dessous, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion avec le Code de Conduite de l’UNHCR :

• Assister le superviseur dans la mise à disposition des ressources (humaines, matérielles et de services) nécessaires pour la bonne marche des activités quotidiennes du personnel en fonction du bureau.

• Informer le personnel international sur les questions administratives générales relatives aux visas, permis de conduire, cartes diplomatiques ; fournir des conseils et orientations sur la régularisation statutaire des fonctionnaires par rapport aux services de l’Etat et assurer un soutien administratif au besoin.

• Aider le superviseur à s’assurer que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux.

• Fournir un support administratif constant dans les domaines des finances, des ressources humaines, ainsi que l’Administration afin de permettre mise à jour constante du système MSRP ainsi que les autres système existant (eSafe et autres).

• Assurer l’interprétation des règles, règlements et procédures administratives. Effectuer un travail personnel additionnel y compris le traitement des droits légaux dans la sélection des partenaires et la délivrance des contrats de maintenance de divers dossiers et fichiers du personnel.

• Participer à des enquêtes sur le coût de la vie, les salaires locaux, location de logements et collecte des informations en la matière ; traitement des demandes de visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents liés au personnel ; préparer les autorisations de voyage et aider à la présentation des travel claims ;

• Organiser et / ou assister à des réunions sur les questions administratives quotidiennes, participer aux discussions sur les procédures et pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l’impact des changements et faire des recommandations pour des actions de suivi.

• Préparer, de sa propre initiative, de la correspondance, des rapports, des évaluations et des justifications, selon les besoins, sur les tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.

• En plus des responsabilités administratives générales, peut également superviser directement ou indirectement des activités liées à l’entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et à des services similaires.

• Prendre des dispositions pour la réquisition de fournitures et de matériel de bureau et prendre des dispositions pour contrôler la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriés.

• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin. Assister le superviseur dans la provision

• Assister aux réunions sur les questions d’administration quotidienne ; gérer les déplacements des fonctionnaires locaux, leur présence, les congés, heures supplémentaires, etc. Aider à la préparation des dossiers d’inventaire de matériel durable pour soumission au siège et s’occupe des commandes de fournitures de bureau ;

• Aider à la préparation de bordereaux de correspondances externes comme internes en collaboration avec les partenaires ;

• Tenir une base de données d’informations et de documents utiles et nécessaires et assurer l’inclusion de toutes les données pertinentes ;

• Aider à la préparation du projet de budget annuel de l’Administration ; assurer la liaison avec les responsables des banques locales pour obtenir des informations courantes sur les taux de change et les taux d’intérêt, les changements dans les procédures et les règlements et les questions relatives à la tenue des comptes bancaires de bureau.

• S’acquitter de toute autre tâche requise par le superviseur.

3 QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLE REQUISES :

• Avoir terminé son cycle secondaire et une formation diplômante dans les domaines de la science sociale (Administration des affaires, Finances, Gestion du Protocole et du bureau, Ressources humaines ou tout domaine y afférent).

• Avoir minimum 6 années d’expériences dans la fonction ou le domaine.

• Être de Nationalité Sénégalaise, ressortissant d’un Etat membre de la CEDAO, ou avoir un permis de travail au Sénégal

• Maîtrise de l’outil informatique et de ses applications : notamment MS-Office (Excel, Word, Power point) et People soft, ainsi que la navigation/recherche sur Internet ;

• Avoir la maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais. Le wolof et les autres langues locales sont un atout

• Connaissance des langues locales.

4. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES SOUHAITEES :

• La Connaissance des règles et des procédures administratives et financières du Sénégal et de l’UNHCR sont un atout,

• Connaissance et expérience de MSRP

• Avoir complété les formations du HCR ou toute formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

• Connaissance d’une autre langue officielle des NU ou langue locale.

5. DEPOT DE CANDIDATURE :

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

• Une lettre de motivation et un curriculum vitae

• Les copies scannées des diplômes et attestations

• Les copies scannées des certificats de travail justifiant l’expérience professionnelle

• Une notice personnelle des Nations Unies (P11) à jour, signée et scannée. Document disponible sur ce lien :

https://www.dropbox.com/s/f0iu9bjhpj6p2re/UNHCR_Personal_History_Form_Oc…

• Une fiche complémentaire de la notice personnelle remplie, signée et scannée (optionnelle):

https://www.dropbox.com/s/os4cfzxtsx638gw/UNHCR_PHF_Supplementary_Octobe… • Les 2 derniers rapports d’évaluation de performance (e-PAD) pour les candidats internes ou ayant un une expérience professionnelle dans le système des Nations Unies et/ou lettres de recommandation