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SCOPE OF WORK

USAID Madagascar HARENA Activity

Position Title: Accountant

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The Accountant will play a pivotal role in assuring adherence to financial policies, project policies and procedures, regulations, controls, and reporting systems. The Accountant will provide accounting and financial analysis support to the project office and will ensure submission of financial reports based on internal deadlines. This position will ensure compliance of all accounting and financial reporting functions. The Accountant is responsible for recording costs and day to day general accounting, accounts receivable/payable, payroll, risk management, managing partner relationships, assuring all backup documentation is audit ready, and troubleshooting accounting issues. The individual is also responsible for cash flow analyses, and the overall financial well-being of the project.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Financial Reporting

• Develops and maintains reports of status of financial management activities (i.e. monthly and quarterly reporting).
• Responsible for ensuring project assets/inventory report is balanced against the general ledger/FAS/vFER prior to submission to USAID.
• Responsible for ensuring that any/all contractual financial reporting requirements are identified and complied in a timely and accurate manner.
• Ensures that tax reporting procedures are well documented to facilitate preparation and submission in a timely manner.
• Monitors and submits advance, commitment, and grant reports as applicable.
• Develops and submits other project reports necessary and based on registration requirements to local authorities.
• Monitors and reports on partner/vendor payment schedules and obligations.
• Provides annual budgets of expenditure as well as quarterly forecasts against budget statements (accruals, pipelines, etc.) as applicable.

Audit

• Supports preparation of internal and external audits.
• Supports responses and actions to internal audit comments.
• Conducts daily reviews of backup documentation to ensure completeness, accuracy, and full compliance with all regulations and the Field Operations Manual (FOM).
• Performs regular spot audits on project’s files.
• Ensures adequate backup documentation is uploaded to relevant system according to set deadlines.

Policies & Procedures

• Ensures that accounting policies and practices are carried out in accordance with GAAP standards; project internal controls are established and implemented in accordance with DAI policies, USAID rules/regulations, and the terms of the contract.

General Accounting

• Initiates wire requests for field project implementation.
• Verifies vendor invoices for accuracy.
• Verifies accuracy of expenses and project accounting codes.
• Conducts regular cash flow analyses to ensure availability of funds and the accurate maintenance of bank balances.
• Ensures accurate and timely processing of invoices, advances and reimbursements, checks, and wire transfer payments.
• Ensures request for payments have appropriate approvals.
• Ensures the timely deposit of cash receipts.
• Responsible for recording and assigning costs based on approved budget in field accounting system (FAS/vFER).
• Performs monthly bank reconciliations and routinely monitors bank account balances.
• Verifies back up documentation for all project-related transactions confirming their completeness and that proper review and approvals are documented.
• Responsible for ensuring petty cash is maintained according to maximum petty cash policy, and that all petty cash procedures are followed.
• Ensures the safeguard of bank checks, and cash receipts.
• Manages periodic payments to local authorities (Income Tax, Social Security, etc.) ensuring they are completed in a timely and accurate manner.
• Ensures availability of bank check books and coordinates periodic updates for checking account signers.
• Prepares, reviews, and submits project cost data prior to submitting Oracle data reports to DAI Washington.
• Maintains file management systems for soft and hard copy documentation.
• Maintains files on grant/procurement/subcontractor documents and modifications as applicable.
• Directs the schedule of financial activities to ensure the timely preparation of budget related reports.
• Performs periodic cash counts.
• Records non-billable expenses as appropriate and ensures they are thoroughly reviewed and are kept to a minimum.
• Ensures that foreign taxes paid, if any, are tracked, recorded, and reported to USAID in accordance with Automated Directives System (ADS) guidelines.
• Analyzes and reconciles project inventory on a regular basis ensuring that the value/purchase price of project assets reflected in the inventory register agrees with the total shown in the cumulative Non-Expendable account balance.

Travel Advances & Reimbursements

• Reviews travel requests and expense reports for accuracy and compliance.
• Follows procedures to ensure accurate and timely payment and reconciliation of travel advances, reimbursements for staff and partner travel.
• Develops and monitors outstanding advances report by paying close attention to advances that have not been settled after 30 days of issuance.

Payroll

• Processes timely and accurate payroll payments for the office and ensures leave balance and payroll taxes and deductions are accurate.
• Tracks and monitors leave balances and liability payments.
• Ensures staff compliance with timekeeping policy and recordkeeping.

Financial Systems

• Uses field accounting system (FAS/vFER), cloud software for backup documentation, DAI’s project management system (TAMIS), etc. regularly.
• Communicates with home office system support teams on system or operations troubleshooting technical issues.
• Ensures that voucher files are scanned and uploaded to DAI’s System for the Electronic Archival of Financial Documentation – SharePoint.

REPORTING:

The Accountant will report to the Finance Manager.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s Degree in Accounting, Finance, Business Administration, or equivalent and 7 years’ experience supporting international donor-funded projects. CPA professional qualification preferred.
• Relevant experience and progressive responsibility in finance and accounting including experience leading and managing the financial aspects of USAID projects, including a demonstrated understanding of applicable finance-related USG contracting regulations.
• Accuracy in working with large amounts of data
• Experience with enterprise accounting software, and Microsoft office suite.
• Ability to respond effectively to time sensitive inquiries
• An articulate individual who possesses excellent communications and personnel management skills and who can relate to people at all levels of an organization.
• A well organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgement, and strong operational focus
• Professional-level oral and written fluency in English and French; professional-level oral and written fluency in Malagasy also highly preferred.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du poste : Comptable

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

Le Comptable jouera un rôle clé en assurant l’adhésion aux politiques financières, aux politiques et procédures du projet, aux réglementations, aux contrôles et aux systèmes de gestion financière. Le Comptable fournira un soutien en comptabilité et analyse financière au bureau du projet et assurera la soumission des rapports financiers en fonction des échéances internes. Ce poste garantira la conformité de toutes les fonctions de comptabilité et de rapport financier. Le Comptable est responsable de l’enregistrement des coûts et de la comptabilité générale quotidienne, des comptes débiteurs/créditeurs, de la paie, de la gestion des risques financières, de la gestion des relations avec les partenaires, de l’assurance que toute la documentation de sauvegarde est prête à être audités, et du dépannage des problèmes comptables. Le Comptable est également responsable des analyses de flux de trésorerie et du bien-être financier global du projet.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Rapport Financier

• Développe et maintien des rapports sur l’état des activités de gestion financière (par exemple, rapport mensuel et trimestriel).
• Responsable de garantir que le rapport d’inventaire/d’actifs du projet est équilibré avec le grand livre général/FAS/vFER avant la soumission à l’USAID.
• Responsable de s’assurer que toutes les exigences de rapport financier contractuel sont identifiées et respectées de manière opportune et précise.
• S’assure que les procédures de déclaration fiscale sont bien documentées pour faciliter la préparation et la soumission en temps voulu.
• Surveille et soumet les rapports d’avance, d’engagement et de subvention, le cas échéant.
• Développe et soumet d’autres rapports de projet nécessaires et basés sur les exigences d’enregistrement auprès des autorités locales.
• Surveille et rapporte sur les échéanciers de paiement des partenaires/fournisseurs et les obligations.
• Fournit des budgets annuels de dépenses ainsi que des prévisions trimestrielles par rapport aux déclarations de budget (charges à payer, pipelines financier, etc.), le cas échéant.

Audit

• Soutient la préparation des audits internes et externes.
• Soutient les réponses et actions aux commentaires d’audit internes.
• Réalise des revues quotidiennes de la documentation de soutien pour assurer la complétude, l’exactitude et la pleine conformité avec toutes les réglementations et le Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM en anglais).
• Effectue des audits ponctuels réguliers sur les dossiers du projet.
• S’assure que la documentation de soutien adéquate est téléchargée dans le système pertinent selon les délais fixés.

Politiques et procédures

• S’assure que les politiques et pratiques comptables sont mises en œuvre conformément aux normes de principes comptables généralement reconnus (PCGR) ; les contrôles internes du projet sont établis et mis en œuvre conformément aux politiques de DAI, aux règles/réglementations de l’USAID, et aux termes du contrat.

Comptabilité Générale

• Lance des demandes de virement pour la mise en œuvre du projet sur le terrain.
• Vérifie l’exactitude des factures des fournisseurs.
• Vérifie la précision des dépenses et des codes comptables du projet.
• Effectue des analyses régulières de flux de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds et le maintien précis des soldes bancaires.
• S’assure le traitement précis et en temps voulu des factures, avances et remboursements, chèques et paiements par virement.
• S’assure que les demandes de paiement ont les approbations appropriées.
• Garantit le dépôt en temps voulu des recettes en espèces.
• Responsable de l’enregistrement et de l’attribution des coûts basés sur le budget approuvé dans le système comptable sur le terrain (FAS/vFER).
• Effectue des rapprochements bancaires mensuels et surveille régulièrement les soldes des comptes bancaires.
• Vérifie la documentation de soutien pour toutes les transactions liées au projet et assure la complétude et la révision appropriée et les approbations sont documentées.
• Responsable de garantir que la petite caisse est maintenue selon la politique de petite caisse maximale, et que toutes les procédures de caisse petite sont suivies.
• S’assure la protection des chèques bancaires et des recettes en espèces.
• Gère les paiements périodiques aux autorités locales (Impôt sur le revenu, Sécurité sociale, etc.) en s’assurant qu’ils sont effectués de manière opportune et précise.
• S’assure la disponibilité des carnets de chèques bancaires et coordonne les mises à jour périodiques pour les signataires du compte bancaire.
• Prépare, examine, et soumet les données de coût du projet avant de soumettre les rapports de données Oracle à DAI Washington.
• Maintien des systèmes de gestion de fichiers pour la documentation en copie souple et dure.
• Conserve les dossiers sur les documents et modifications de subvention/achat/sous-traitance, selon le cas.
• Dirige le calendrier des activités financières pour assurer la préparation en temps voulu des rapports liés au budget.
• Effectue des comptages périodiques de caisse.
• Enregistre les dépenses non facturables selon le cas et s’assure qu’elles sont soigneusement examinées et maintenues au minimum.
• S’assure que les taxes étrangères payées, le cas échéant, sont suivies, enregistrées et signalées à l’USAID conformément aux directives du Système de Directives Automatisées (ADS) de USAID.
• Analyse et réconcilie régulièrement l’inventaire du projet pour s’assurer que la valeur/prix d’achat des actifs du projet reflétée dans le registre d’inventaire est en accord avec le total indiqué dans le solde cumulatif du compte d’actifs non consommables.

Avances et Remboursements de Voyage

• Examine les demandes de voyage et les notes de frais pour leur exactitude et conformité.
• Suit les procédures pour assurer le paiement précis et en temps voulu ainsi que la réconciliation des avances de voyage, des remboursements pour les voyages du personnel du projet et des partenaires.
• Développe et surveille le rapport des avances exceptionnelles en portant une attention particulière aux avances non réglées après 30 jours d’émission.

Paie

• Traite les paiements de paie à temps et avec précision pour le bureau et assure que les soldes de congés et les taxes et déductions de paie sont exacts.
• Suit et surveille les soldes de congés et les paiements de passif.
• S’assure la conformité du personnel avec la politique de gestion du temps et de tenue de dossiers.

Systèmes Financiers

• Utilise régulièrement le système comptable sur le terrain (FAS/vFER), le logiciel cloud pour la documentation de soutien, le système de gestion de projet de DAI (TAMIS), etc.
• Communique avec les équipes de soutien système du siège pour le dépannage des problèmes techniques du système ou des opérations.
• Assure que les fichiers de bons sont scannés et téléchargés sur le Système de DAI pour l’Archivage Électronique de la Documentation Financière – SharePoint.

RAPPORT

Le Comptable sera sous la responsabilité du Gestionnaire des Finances.

QUALIFICATIONS

• Diplôme de Licence en Comptabilité, Finance, Administration des Affaires ou équivalent et 7 ans d’expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs internationaux. La qualification professionnelle d’ Expert-comptable et financier (CPA en anglais) est préférée.
• Expérience pertinente et responsabilité progressive en finance et comptabilité, y compris l’expérience de la direction et de la gestion des aspects financiers des projets de l’USAID, y compris une compréhension démontrée des réglementations contractuelles du gouvernement américain liées à la finance.
• Précision dans le travail avec de grandes quantités de données
• Expérience avec les logiciels de comptabilité d’entreprise et la suite Microsoft Office.
• Capacité à répondre efficacement aux demandes sensibles au temps
• Une personne éloquente qui possède d’excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et qui peut se rapporter aux personnes à tous les niveaux d’une organisation.
• Une personne bien organisée et autonome avec des compétences techniques solides, une capacité d’analyse, un bon jugement et une forte concentration opérationnelle
• Maîtrise professionnelle orale et écrite en anglais et en français ; la maîtrise professionnelle orale et écrite du malgache est également fortement préférée.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.