Finance Manager / Gestionnaire des Finances 107 views0 applications

SCOPE OF WORK

USAID Harena Activity

Position Title: Finance Manager

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The Finance Manager supports the Finance and Operations Director in supervising HARENA’s daily financial operations, including cash flow management, timesheet recording, and daily monitoring of obligations, budgets, and expenditures. S/he ensures compliance of all accounting and financial reporting functions, oversees cost and general accounting, accounts receivable/payable, payroll, risk management, and partner’s relationships, audit backup documentation.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Supports training to project accounting/finance staff on financial procedures and documentation requirements.
• Conducts daily reviews of backup documentation to ensure completeness, accuracy, and full compliance with all regulations and the Field Operations Manual (FOM).
• Ensures that complete voucher files are scanned and uploaded to DAI’s System for the Electronic Archival of Financial Documentation – BOX according to set deadlines.
• Support development and maintenance of reports on status of financial management activities (i.e. monthly and quarterly reporting).
• Ensures that tax reporting procedures are well documented to facilitate preparation and submission in a timely manner.
• Prepares wire requests for field project implementation.
• Conducts regular cash flow analyses to ensure availability of funds in the project bank accounts and petty cash fund.
• Responsible for accurate and timely processing of invoices, advances and reimbursements, checks, and wire transfer payments.
• Ensures the safeguard of bank checks, and cash receipts.
• Manages banking relationships and coordinates periodic updates for checking account signers.
• Prepares and reviews bank reconciliations.
• Prepares and reviews project cost data prior to submitting Oracle data reports to DAI Washington.
• Ensures that foreign taxes paid, if any, are tracked, recorded, and reported to USAID in accordance with ADS guidelines.
• Reviews outstanding advances and aging reports for accuracy.
• Ensures the timely and accurate processing and review of all payroll transactions, assuring compliance with established employment agreements and modifications.
• Monitors staff compliance with timekeeping policy and recordkeeping.
• Works with the Technical Staff to conduct budget estimates for technical activities and events.
• Supports the production of spending reports, track, and analyze technical activities budget spending with subcontracts, procurement, and grants team.
• Prepares the monthly financial projections for the project.
• Supports quarterly accruals reporting and other financial reports to USAID.
• Participates in reviewing the monthly invoice to USAID.
• Prepare the financial section data related to the quarterly and annual project report.
• Other duties as assigned.

REPORTING:

The Finance Manager will report to the Finance and Operations Director.

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree in finance, business administration, project management, or related field.
• At least X years of professional experience in finance and financial management.
• Professional knowledge of project financial procedures.
• Experience managing project finance teams or departments and supervising relevant staff.
• Ability to solve complex financial and administrative challenges and evaluate options for optimizing project implementation and ensuring compliance.
• Experience managing project budgets, resources, documentation, and other financial components.
• Excellent communications and personnel management skills and ability to relate to people at all levels of an organization.
• Well organized and self-directed with strong technical skills, analytical ability, good judgement, and operational focus.
• Professional-level oral and written fluency in English, French and Malagasy is required.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du poste : Gestionnaire des Finances

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

Le Gestionnaire des Finances soutient le Directeur des Finances et des Opérations dans la supervision des opérations financières quotidiennes de HARENA, y compris la gestion de la trésorerie, l’enregistrement des feuilles de temps, et le suivi quotidien des obligations, budgets et dépenses. Il/Elle assure la conformité de toutes les fonctions comptables et d’information financier, supervise la comptabilité générale et des coûts, les comptes clients/fournisseurs, la paie, la gestion des risques et les relations avec les partenaires, et la documentation de soutien pour les audits.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Soutient la formation du personnel comptable/financier du projet sur les procédures financières et les exigences de documentation.
• Effectue des revues quotidiennes de la documentation de soutien pour garantir l’intégralité, l’exactitude et la pleine conformité avec toutes les réglementations et le Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM en anglais).
• Assure que les dossiers complets des pièces comptables sont numérisés et téléchargés dans le Système pour l’Archivage Électronique de la Documentation Financière de DAI – BOX selon les délais établis.
• Soutient le développement et la maintenance des rapports sur l’état des activités de gestion financière (par exemple, rapport mensuel et trimestriel).
• Assure que les procédures de déclaration fiscale sont bien documentées pour faciliter la préparation et la soumission en temps voulu.
• Prépare les demandes de virement pour la mise en œuvre du projet sur le terrain.
• Réalise des analyses régulières de flux de trésorerie pour garantir la disponibilité des fonds dans les comptes bancaires du projet et le fonds de caisse.
• Responsable du traitement précis et en temps voulu des factures, avances et remboursements, chèques et paiements par virement.
• Assure la protection des chèques bancaires et des reçus de caisse.
• Gère les relations bancaires et coordonne les mises à jour périodiques pour les signataires des comptes courants.
• Prépare et révise les rapprochements bancaires.
• Prépare et révise les données de coût du projet avant de soumettre les rapports de données de Oracle à DAI Washington.
• Assure que les taxes étrangères payées, le cas échéant, sont suivies, enregistrées et signalées à l’USAID conformément aux directives Automated Directives System (ADS) de USAID.
• Révise les avances de fonds en cours et les rapports de classement chronologique pour l’exactitude.
• Assure le traitement et la révision en temps voulu et précis de toutes les transactions de paie, en assurant la conformité avec les accords d’emploi établis et leurs modifications.
• Surveille la conformité du personnel avec la politique de pointage et de tenue de registres.
• Travaille avec le Personnel Technique pour réaliser des estimations budgétaires pour les activités techniques et événements.
• Soutient la production de rapports de dépenses, suit et analyse les dépenses budgétaires des activités techniques avec l’équipe des sous-contrats, des achats et des subventions.
• Prépare les projections financières mensuelles pour le projet.
• Soutient le rapportage des provisions trimestrielles et d’autres rapports financiers à l’USAID.
• Participe à la révision de la facture mensuelle à l’USAID.
• Prépare les données de la section financière liées au rapport de projet trimestriel et annuel.
• Autres tâches selon les besoins.

RAPPORT

Le Gestionnaire des Finances sera sous la responsabilité du Directeur des Finances et des Opérations.

QUALIFICATIONS

• Diplôme de licence en finance, en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine similaire.
• Au moins 9 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la finance et de la gestion financière.
• Connaissance professionnelle des procédures financières des projets.
• Expérience de la gestion d’équipes ou de départements de financement de projets et de la supervision du personnel concerné.
• Capacité à résoudre des défis complexes financiers et administratifs complexes et à évaluer les options permettant d’optimiser la mise en œuvre des projets et d’en assurer la conformité.
• Expérience de la gestion des budgets, des ressources, de la documentation et d’autres composantes financières des projets.
• Excellentes compétences en matière de communication et de gestion du personnel et capacité à établir des relations avec des personnes à tous les niveaux d’une organisation.
• Bien organisé et autonome, il possède de solides compétences techniques, une capacité d’analyse, un bon jugement et un sens aigu des opérations.
• Une maîtrise orale et écrite de niveau professionnel de l’anglais, du français et du malgache est requise.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.