Si vous êtes un professionnel engagé et créatif et que vous avez la volonté d’apporter une différence durable pour les enfants Congolais, l’UNICF Congo-Brazza aimerait votre contribution.
En effet, dans le cadre de la mise en œuvre de son Programme de Coopération avec la République du Congo, le Bureau UNICEF du Congo- Brazzaville est entrain de recruter un(e) Administrateur (trice) Chargé(e) de l’Administration.
1.Objet du poste, Principales Tâches et Responsabilités
Sous la supervision générale du Chef des Opérations, le (a) l’Administrateur (trice) Chargé(e) de l’Administration aura a sa charge les responsabilités suivantes :
- Vérifier systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux pour assurer un environnement professionnel bon et sécurisé pour tous les membres du personnel.
- Entreprendre toutes les démarches nécessaires pour rendre disponibles les services de nettoyage; assure l’approvisionnement, la maintenance et la réparation des équipements, ainsi que l’approvisionnement et ce conformément aux plans et budget alloué.
- Superviser les services de transport en assurant une bonne planification de l’utilisation des véhicules, l’examen et l’élaboration des rapports sur l’utilisation du carburant, les kilométrages parcourus, les heures supplémentaires effectuées par les chauffeurs et les services de maintenance.
- Prendre toutes les dispositions administratives nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites et assure la coordination du transport, l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférence et de l’équipement audio-visuel, selon les besoins, en collaboration avec le ICT.
- Procéder à la revue de toutes les demandes de voyage pour des besoins de prévision budgétaires. Coordonner et superviser les démarches administratives relatives aux voyages (ex.: achat de billets de voyage, visas, hôtels, per diem). Délivrer les autorisations de voyage tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la soumission à la signature du Superviseur. Conduire des sessions de briefing sur les règles et procédures en matière de voyages officielles.
- Faire un briefing aux membres du personnel nouvellement arrivés et aux partants sur les procédures administratives et les exigences y afférents et leur prête assistance (ex.: pour l’expédition et l’assurance de leurs effets personnels, les responsabilités en cas de réclamation ainsi que l’identification, le choix et les dispositions prises pour le logement du personnel.)
- Recommander et évalue les coûts estimatifs des besoins en espace de bureaux et en fournitures de bureaux aux fins de préparer le budget. Apporter un appui dans l’établissement des contrats et la maintenance des services administratifs.
- Assurer l’établissement de l’inventaire physique annuel ; préparer les rapports, y compris l’analyse des coûts, et recommander le remplacement ou la liquidation de l’équipement et des stocks. Procéder à la réconciliation des données de l’inventaire physique avec ceux des enregistrements électroniques pour s’assurer de leur conformité et identifier/analyser les écarts en vue de les corriger. Préparer les rapports annuels d’inventaires à soumettre au Siège (HQs).
- Collecter les devis auprès des fournisseurs, agences et services et prépare tous les renseignements requis pour soumission au Comité de Revue des Contrats.
- Procéder à la révision de tous les arrangements contractuels passés avec les fournisseurs de biens et services pour s’assurer que les termes et conditions sont respectées. Proposer aux superviseurs tout changement jugé nécessaire.
- Tenir le superviseur informé de tout problème potentiel dans la zone et identifier et recommander des solutions. Préparer des rapports et correspondances sur des questions administratives.
RESULTATS ATTENDUS
- Interprétation et application de la politique et procédure administrative dans la réalisation de ses fonctions
- Gestion efficace des contrats en conformité aux standards de l’organisation
- Gestion efficace des Voyages en Conformité aux Standards de l’Organisation
- Gestion efficace des véhicules et consommation carburant
- Bon suivi des paiements des factures
- Staffs bien informes de leurs droits en matière de véhicules
- Bonne prestation et performance des chauffeurs
- Bonne relation de travail avec les autres agences des Nations Unies
Qualifications et compétences requises :
- Etre de nationalité congolaise (République du Congo) ;
- Etre titulaire d’un diplôme de Licence, Master en administration des affaires ou dans un domaine équivalent.
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 1 (un) an dans la gestion administrative et plus particulièrement dans la gestion du transport, des voyages et des questions protocolaires, de préférence avec une organisation internationale ;
- Avoir un excellent niveau en français et une bonne connaissance de l’anglais, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
- Avoir de bonnes capacités de communication, d’analyse et de négociation ;
- Avoir un sens élevé des responsabilités, un bon jugement et être capable de prendre des initiatives en évaluation les risques associés ;
- Avoir de bonnes capacités de facilitation et être capable de conduire des ateliers de formation ;
- Avoir de bonnes aptitudes de supervision et être capable de diriger efficacement une équipe ;
- Etre capable d’entretenir de bonnes relations de travail dans un milieu multiculturel ; •Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word).
Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, un formulaire P11 dûment complété (en annexe), les photocopies des diplômes et attestations des services rendus, les coordonnées de contact telles que l’adresse physique, les numéros de téléphone fixe et cellulaires, les références et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat.
L’UNICEF est determine à la diversité et l’inclusion au sein de sa main-d’oeuvre, et encourage les femmes qualifiées et les candidats masculins de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler pour devenir une partie de notre organization.
SEUL(E)S LES CANDIDAT(E)S RETENU(E)S SERONT CONVOQUE(E)S
LES BUREAUX UNICEF SONT « NON FUMEURS »
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