Administration and Logistics Officer – Ebola Response – Eastern DRC (national position) 82 views0 applications

Administration and Logistics Officer – Ebola Response – Eastern DRC (national position)

Contract length: 6 months, with a possibility of extension

Hours: Full-time

Location: Goma, North Kivu, DRC

Travel: minimal

Reporting to: Program Manager

Application deadline: 01 December 2019

About Translators without Borders

Translators without Borders (TWB) envisions a world where knowledge knows no language barriers. The US-based non-profit provides people access to vital knowledge in their language by connecting non-profit organizations with a community of language professionals, building local language translation capacity, and raising awareness of language barriers. Originally founded in 1993 in France (as Traducteurs sans Frontières), TWB translates millions of words of life-saving and life-changing information every year.

Background

Risk communication and community engagement (RCCE) are key pillars of ongoing efforts to contain the spread of the Ebola virus disease and ensure those infected receive effective care. In the linguistically diverse context of eastern DRC, however, comprehension of official languages and lingua francas cannot be assumed.

TWB’s February 2019 assessment in Goma found that risk communication and community engagement (RCCE) efforts are not reaching large sections of the population (women and older men especially) because they are not adapted to local language use and literacy levels. Even a relatively well educated population did not understand key prevention concepts because the language used is not that spoken locally. Lack of understanding cannot combat rumor and disbelief. The Social Science Research Group (SSRG) has highlighted words used to talk about prevention and treatment causing generate confusion, misunderstanding and distrust (SSRG May 2019).

Frontline health workers and community mobilizers carry the burden of translating critical and unfamiliar concepts into local languages unsupported. Communities complain that responders and health educators do not always speak a language local people understand (CDC/IFRC June 2019, SSHAP November 2018-February 2019). Research in early 2019 found health workers often do not understand the information they are expected to relay (SSHAP February-May 2019). Responding organizations wanting to support, lack data and awareness about the languages affected people speak and understand.

TWB is establishing a program of language support to the Ebola response, in partnership with the International Rescue Committee (IRC), the H2H Network, IFRC, UNICEF and others. This will provide targeted support to frontline workers to overcome the language challenges in communicating with communities, and provide their organizations with language data and guidance to inform better support longer-term. We will build translation and interpreting capacity in relevant languages of at-risk communities, develop multilingual terminology support on key concepts, and build an evidence basis on the languages, comprehension, and communication preferences of affected people.

Beyond Ebola, action taken within this program also aims to foster multilingual communication with communities across the wider humanitarian response in eastern DRC.

The Role

The Administration and Logistics Officer will be responsible for providing general management support to the TWB Ebola response program. This includes, but is not limited to administrative, human resources, logistics and procurement, and financial support.

Responsibilities

General Administration

• Set up the country’s paper filing system and ensure its effective implementation
• Provide general administrative support as required including preparing written documentation, filing, note taking, arranging meetings etc.
• Purchase, manage and control the storage and issue of office supplies and other materials
• Organize equipment as and when required, coordinate any necessary maintenance as tasked
• Support organizing programme activities such as training sessions, research, translations, etc…
• Carry out administrative tasks associated with monitoring and evaluation
• Support the office IT functions, providing basic IT support to colleagues

Human Resources

• Ensure all paperwork related to personnel records and systems are properly filed and kept up to date
• Support the Program Manager and Global HR Manager with recruitment administration such as posting advertisements, logging applications, coordinating interview arrangements and assisting with the new starter processes
• Assist the Program Manager and Global HR Manager to ensure that TWB in DRC is well informed and works within legal requirements
• Accurately collate any other information as required to assist with payroll preparation

Logistics and Procurement

• Assist with the setup and maintenance of an efficient logistics and procurement filing system
• Support the team with procurement by completing administrative duties as directed including identifying suppliers, collecting quotations, preparing Purchase Request Forms and Local Purchase Orders, collecting goods, dispatching goods and organizing transportation where required
• Obtain quotes from local suppliers in an efficient and timely manner, and ensure that logistics procedures are followed at all times, adhering to TWB and donor procurement policies
• Maintain logistics records and file paperwork
• Assist in managing travel and visas as required

Financial administration

• Ensure that receipts and other financial supporting documents are organised and kept properly
• Support the Program Manager and the program team in tracking project and operational expenses
• Take responsibility for petty cash management as instructed by the Program Manager

In all the categories above, the post holder is expected to carry out any other duty as required.

The role will evolve along with the overall program as projects and activities develop to reflect the changing language needs of the affected population and humanitarian community in eastern DRC.

Requirements

• Previous experience in an administration role, ideally for another INGO
• Previous experience of procurement including identifying suppliers, etc.
• Previous experience in logistics and record keeping
• Excellent administrative skills including ability to use MS Word and Excel, e-mail and other computer packages
• Fluency in French and Swahili is essential
• Strong written and spoken English is plus
• Good command of Nande and/or other local languages in eastern DRC is a plus

Essential Aptitude

• Ability to demonstrate initiative, be proactive and offer a solution-oriented approach
• Determined and committed to high quality standards with attention to detail
• Flexible and eager to adapt to different learning styles and changing circumstances
• Ability to establish effective and collaborative working relationships at all levels internally and externally
• Excellent written and verbal communication and interpersonal skills
• Ability to prioritise work, meet deadlines and work calmly under pressure
• Interest in and commitment to TWB’s humanitarian mandate

Core Values

Translators without Borders employees and volunteers are made of people who believe passionately about the value of this work and take personal responsibility for achieving the mission. Translators without Borders’ mission and organizational spirit embody the core values established in its strategic framework:

Excellence: As the leading voice for communicating humanitarian information in the right language, Translators without Borders is a leader in the translation industry and in the non-profit sector.

Integrity: Translators without Borders believes that every person, whether it’s the people who we serve, our volunteers or our staff, has value, deserves respect and has inherent dignity.

Empowerment: Translators without Borders believes in using language to empower people around the world to control their own development and destiny.

Innovation: Translators without Borders recognizes and celebrates the power of innovation to address humanitarian and crisis issues around the world.

Sustainability: Translators without Borders recognizes that meeting our mission necessitates establishment and maintenance of a solid financial and organizational infrastructure.

Tolerance: Our staff and volunteers are highly knowledgeable and skilled; value each other, our partner and our recipients; create a supportive work environment; and, conduct themselves professionally at all times.

Translators without Borders is an equal-opportunity employer, committed to diversity and inclusion, and encourages qualified candidates of all genders and from all national, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organization.

Chargé(e) Administration et Logistique – Riposte Ebola – RD Congo Est (poste national)

Durée du contrat: 6 mois, avec possibilité de prolongation

Heures: Plein temps

Lieu: Goma, Nord Kivu, RDC

Voyages: limités

Rend compte à: Responsable de Programme

Date limite de candidature : 01 Décembre 2019

À propos de Translators without Borders

Translators without Borders (TWB) envisage un monde où la connaissance ne connaît aucune barrière linguistique. Enregistrée aux États-Unis comme organisation à but non lucratif, TWB vise à garantir aux personnes un accès à des connaissances essentielles dans leur langue en mettant en relation des organisations à but non lucratif avec une communauté de traducteurs professionnels, en renforçant les capacités de traduction dans des langues locales et en sensibilisant aux barrières linguistiques. Fondée en 1993 en France sous le nom de Traducteurs sans frontières, TWB traduit des millions de mots d’informations qui sauvent et changent des vies chaque année.

Contexte

La communication des risques et l’engagement communautaire (CREC) sont des piliers essentiels des efforts en cours pour contenir la propagation de la maladie à virus Ebola et garantir que les personnes infectées reçoivent des soins efficaces. Dans le contexte linguistique diversifié de l’est de la RDC, toutefois, la compréhension des langues officielles et des lingua franca ne peut pas être présumée.

L’évaluation réalisée par TWB à Goma en février 2019 a révélé que les efforts n’atteignaient pas une grande partie de la population (les femmes et les hommes plus âgés en particulier), car ils n’étaient pas adaptés à l’utilisation de la langue et aux niveaux d’alphabétisation locaux. Même une population relativement bien éduquée ne comprenait pas les concepts clés de prévention car la langue utilisée n’est pas celle parlée localement. Le manque de compréhension ne peut pas lutter contre la rumeur et la désinformation. Le Groupe de Recherche en Sciences Sociales (SSRG) a mis en évidence les mots utilisés pour parler de prévention et de traitement, générant confusion, incompréhension et méfiance (SSRG mai 2019).

Les agents de santé de première ligne et les relais communautaires doivent gérer la traduction des concepts critiques et inconnus dans les langues locales sans aucune aide. Les communautés se plaignent du fait que les intervenants et les équipes sanitaires ne parlent pas toujours une langue que la population locale comprend (CDC / IFRC, juin 2019, SSHAP de novembre 2018 à février 2019). Des recherches menées au début de 2019 ont révélé que les agents de santé ne comprenaient souvent pas les informations qu’ils étaient censés transmettre (SSHAP février-mai 2019). Les organisations répondantes manquent de données et ne sont pas sensibilisées aux langues parlées et comprises par les personnes concernées.

TWB met actuellement en place un programme d’appui linguistique à la lutte contre la maladie à virus Ebola, en partenariat avec International Rescue Committee (IRC), H2H Network, IFRC/FICR, UNICEF et autres. Cela fournira un soutien ciblé aux travailleurs de première ligne pour qu’ils surmontent les difficultés linguistiques rencontrées dans la communication avec les communautés, et fournira à leurs organisations des données linguistiques et des conseils pour mieux informer leur efforts à long terme. Nous renforcerons les capacités de traduction et d’interprétation dans les langues pertinentes des communautés à risque, développerons un support terminologique multilingue sur les concepts clés et établirons une base factuelle sur les préférences en matière de langue, de compréhension et de communication des personnes affectées.

Au-delà de la riposte Ebola, les actions entreprises dans le cadre de ce programme visent également à favoriser la communication multilingue avec les communautés dans l’action humanitaire dans l’est de la RDC.

Le Rôle

Le/la Chargé(e) Administration et Logistique sera chargé(e) de fournir un appui général à la gestion du programme pour la riposte Ebola de TWB. Cela inclut, mais ne se limite pas à l’administration, aux ressources humaines, à la logistique et aux achats, ainsi qu’au soutien financier.

Responsabilités

Administration générale

• Mettre en place le système de classement des documents du programme et assurer sa mise en œuvre effective
• Fournir un soutien administratif général au besoin, notamment la préparation de documents écrits, le classement, la prise de notes, l’organisation de réunions, etc.
• Acheter, gérer et contrôler le stockage et la distribution des fournitures de bureau et des autres matériaux
• Organiser le matériel selon les besoins et coordonner les travaux de maintenance nécessaires
• Soutenir l’organisation d’activités du programme telles que des sessions de formation, des recherches, des traductions, etc.
• Effectuer des tâches administratives associées au suivi et à l’évaluation d’activités du programme
• Soutenir les fonctions informatiques de l’équipe en fournissant un soutien informatique de base à ses collègues

Ressources humaines

• S’assurer que tous les documents liés aux dossiers et aux systèmes du personnel sont correctement classés et mis à jour
• Soutenir le Responsable de Programme et le Responsable Global des Ressources Humaines dans l’administration du recrutement, tels que la publication d’annonces, l’enregistrement des applications, la coordination des entretiens et l’assistance aux nouveaux membres de l’équipe
• Aider le Responsable de Programme et le Responsable Globale des Ressources Humaines à s’assurer que TWB en RDC est bien informé et respecte les exigences légales
• Assembler avec précision toute autre information nécessaire à la préparation de la paie

Logistique et achats

• Aider à la mise en place ainsi qu’à la mise à jour d’un système efficace de classement de la logistique et des achats
• Soutenir l’équipe lors des achats en effectuant les tâches administratives comme indiqué
• Obtenir des devis des fournisseurs locaux de manière efficace et en temps voulu, et s’assurer que les procédures logistiques sont suivies à tout moment, conformément aux politiques d’achats de TWB et des bailleurs
• Soutenir l’équipe avec la gestion des voyages et des visas

Administration financière

• Veiller à ce que les reçus et autres pièces justificatives financières soient organisés et conservés correctement
• Soutenir le Responsable de Programme et l’équipe du programme dans le suivi des dépenses de projet et opérationnelles
• Assumer la responsabilité de la gestion de la petite caisse selon les instructions du Responsable de Programme

Dans toutes les catégories ci-dessus, le titulaire du poste est censé s’acquitter de toute autre tâche requise.

Le rôle évoluera en même temps que le programme dans son ensemble, à mesure que les projets et les activités se développent pour tenir compte de l’évolution des besoins linguistiques de la population touchée et de la communauté humanitaire dans l’est de la RDC.

Qualifications

• Expérience antérieure dans un rôle d’administration, idéalement pour une autre ONGI
• Expérience antérieure en achats, y compris l’identification de fournisseurs, etc.
• Expérience antérieure dans la logistique et des système de classement des documents
• Excellentes compétences administratives, notamment la capacité d’utiliser MS Word et Excel, le courrier électronique et d’autres progiciels
• La maîtrise du français et du swahili est essentielle
• Un anglais écrit et parlé bon est un plus
• Une bonne maîtrise du nande et / ou d’autres langues locales dans l’est de la RDC est un plus

Aptitude Essentielle

• Capacité à faire preuve d’initiative, à être proactif et à proposer des solutions créatives
• Déterminé et attaché à des normes de qualité élevées avec une attention particulière aux détails
• Flexible et désireux de s’adapter à différents styles d’apprentissage et aux circonstances changeantes
• Capacité d’établir des relations de travail efficaces et collaboratives à tous les niveaux, interne et externe
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale et en relations interpersonnelles
• Capacité à hiérarchiser les tâches, à respecter les délais et à travailler sereinement sous la pression
• Intérêt et engagement envers le mandat humanitaire de TWB

Valeurs Fondamentales

Les employés et les bénévoles de TWB sont personnes qui croient passionnément en la valeur de ce travail et qui assument la responsabilité personnelle de la réalisation de leur mission. La mission et l’esprit organisationnel de TWB incarnent les valeurs fondamentales de son cadre stratégique:

Excellence: en tant que catalyseur de la communication d’informations humanitaires dans la bonne langue, TWB est un chef de file du secteur de la traduction et du secteur à but non lucratif.

Intégrité: TWB estime que chaque personne, qu’il s’agisse des personnes que nous servons, de nos volontaires ou de notre personnel, a une valeur, mérite le respect et possède une dignité inhérente.

Autonomisation: TWB croit qu’il est important d’utiliser les langues pour permettre aux personnes du monde entier de contrôler leur développement et leur destin.

Innovation: TWB reconnaît et célèbre le pouvoir de l’innovation pour résoudre les problèmes humanitaires et de crise dans le monde entier.

Durabilité: TWB reconnaît que la réalisation de notre mission nécessite la mise en place et le maintien d’une infrastructure financière et organisationnelle solide.

Tolérance: Notre personnel et nos bénévoles sont extrêmement compétents; ils se valorisent mutuellement, ainsi que nos partenaires et nos destinataires; ils créent un environnement de travail favorable; et, ils se conduisent professionnellement en tout temps.

Translators without Borders est un employeur qui favorise l’égalité et l’égalité des chances, et qui encourage les candidats qualifiés de tous les sexes et de toutes les origines nationales, religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler leur candidature pour devenir membre de notre organisation.