L’Assistant (e) Administratif/ve exercera les fonctions principales suivantes :
1. Aider à la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles :
- Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD.
- Fournir les inputs pour la cartographie des processus administratifs du Bureau/Pays et la mise en oeuvre des procédures opérationnelles permanentes internes (SOP).
- Fournir les inputs pour la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
2. Aider au fonctionnement efficace et efficient de la section Administration & Finances :
- Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel ;
- Préparer les réunions et y assister en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes.
- Compiler et préparer les documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et la documentation pour les réunions et les missions.
- Traduire les correspondances simples, si nécessaire.
3. Apporter un soutien administratif et logistique efficace :
- Préparer des bons de commande pour les activités de voyage.
- Organiser des réservations de voyage et d’hôtel ; préparer des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents.
- Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc…
- Collecter des informations relatives au DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives et appuyer à l’organisation de services communs.
- Assurer la vérification et l’enregistrement de la consommation journalière des véhicules, en veillant à la mise à jour d’un rapport historique.
- Assurer la gestion des fournitures de bureau, en disposant d’une liste de stock de papeterie, la distribution de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal de la distribution.
- Assurer la maintenance d’un bon système de classement des documents confidentiels.
- Extraire de données provenant de diverses sources.
- Rechercher et récupérer de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparer des tableaux statistiques et des rapports.
- Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité.
- Assister à la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit.
4. Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des biens :
- Maintenance des dossiers sur la gestion des biens, préparation des rapports.
- Maintenance des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance de bureau
- Appui à la maintenance des locaux communs et des services communs
5. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances dans le bureau pays :
- Participer à la formation du personnel de l’administration.
- Apporter des contributions solides aux partages de connaissances
Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien
https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=85734 , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :
- Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
- Un formulaire P11 à jour (signé et daté). Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire (http://rdc.humanitarianresponse.info);
- Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
- Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
- Les copies des diplômes ;
- Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
- Copies des deux dernières évaluations.
A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.
Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.
Les Hard copies ne seront pas acceptées.
Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.
Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en
considération.
OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.
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