Le poste se divise en 2 périodes successives et par conséquent en 2 fonctions : Assistant.e digitalisation jusqu’à fin Août 2025 et assistant.e Coordination Générale jusqu’en juillet 2026 :
ASSISTANT.E DIGITALISATION :
L’Assistant/e Digitalisation Support Programme contribue à améliorer la gestion documentaire de la mission RDC dans une perspective de qualité, d’efficience et de traçabilité des données. Il/elle accompagne les départements dans la structuration de l’archivage physique et numérique, met en place des outils partagés, et renforce les capacités des équipes à adopter des pratiques durables de classement.
Rôles
Appui à l’archivage et digitalisation documentaire
- Évaluer les pratiques actuelles d’archivage (physique et numérique) et proposer des axes d’amélioration.
- Créer ou améliorer la structure des dossiers partagés (ex. : Teams, SharePoint, OneDrive).
- Appuyer au tri, scan et classement des documents prioritaires en lien avec les référents terrain.
- Mettre en place des outils simples et communs pour le suivi et l’archivage (modèles, nomenclatures, tableaux de suivi).
- Organiser un système de centralisation et sauvegarde des documents prioritaires.
Accompagnement transversal des départements
- Collaborer avec les départements programme, logistique, finance, RH et MEAL pour identifier les documents clés à archiver.
- Créer des guides pratiques d’archivage et organiser des sessions de formation ou de sensibilisation.
- Être point focal pour l’organisation des archives dans les bureaux terrain et à la coordination.
- Participer aux réunions de coordination internes pour assurer l’intégration cohérente des systèmes d’archivage.
Suivi & reporting
- Assurer le suivi de l’avancement de la digitalisation et des besoins en appui technique.
- Produire un court rapport mensuel sur les progrès, défis rencontrés et perspectives.
- Participer à l’élaboration de bonnes pratiques internes en lien avec la gestion documentaire.
ASSISTANT.E COORDINATION GENERALE :
En tant qu’Assistant/e du Coordinateur Général, elle/il contribue activement à la réalisation de ses tâches dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de la mission de MdM en RDC, avec un focus particulier sur les aspects de reporting, communication et plaidoyer. Elle/il est ainsi amené/e à appréhender l’ampleur des enjeux et des interlocuteurs associés à la mise en œuvre des projets dans leurs aspects techniques et politiques.
Rôles:
En tant qu’Assistant/e au Coordinateur Général, assurer la plannification et reporting des activités des projets :
- Consolider les outils de planification mensuelle et trimestrielle des activités envoyés par les Coordinateurs et Chefs de projet.
- Consolider les Sitreps et autres rapports rédigés par les Coordinateurs et Chefs de projet
- Suivre le respect des échéances bailleurs des différents projets de la mission
Exemples de tâches :
- Prendre connaissance de l’ensemble des dossiers-projets et appuyer les Coordinateurs et Chefs de projet dans la consolidation des plannings périodiques à durée variable (1 mois, 3 mois, 1 an).
- Contribuer au suivi des rapports mensuels d’avancement de tous les projets.
- Intégrer de manière interactive dans ces plannings les activités des projets stricto sensu et les activités de suivi-évaluation.
- Participer aux réunions périodiques de suivi des projets et discuter les plannings avec les membres des équipes projet et coordination.
- Assurer le suivi des décisions et priorités définies entre les services de programme et les services de support (adminitsration, finances et logistique) et répondre efficacement aux besoins relatifs à la mise en oeuvre des activités.
- Rapporter de manière hebdomadaire au Coordinateur Général sur l’ensemble de ces activités.
Communication interne
Exemples de tâches :
- Participer avec l’équipe de Coordination RH à un plan de communication interne pour l’ensemble des staffs de la mission.
- Organiser les rencontres de planification stratégique et opérationnelle de la mission, les activités en lien avec le renforcement de capacité des staffs, etc.
- Rédiger les communications internes destinées aux staffs des projets ainsi qu’une “Newsletter” mensuelle.
Communication externe et plaidoyer
Exemples de tâches :
- Contribuer à la mise en oeuvre du plan de communication et plaidoyer de la mission.
- Proposer des supports de communication externe afin de promouvoir le plaidoyer de la mission.
Appui au Coordinateur Général : Assister le CG dans toute tâche par lui déléguée, notamment la lecture et la rédaction de synthèses de documents techniques, l’élaboration de notes préparatoires ou conceptuelles, la rédaction de courriers ou discours…
Exemples de tâches :
- Préparer une invitation, un courrier ou une note analytique, l’accompagner ou le représenter dans une réunion externe…
- Participer aux réunions de l’équipe de coordination, en rédiger les comptes rendus…
- Effectuer des contrôles internes ad-hoc sur place et/ou lors de déplacements sur les projets.
- Participer avec l’équipe de coordination à la réflexion sur l’évolution de la mission, à la programmation de nouveaux projets et/ou la réorientation des projets en cours (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays).
- Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par le Coordinateur Général.
How to apply
Poste de volontariat international selon le droit belge. Par conséquent, il est requis que le volontaire ait sa résidence principale en Belgique.
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- Job City Bukavu
