Finance & Administration Officer 140 views0 applications

Project Overview and Role:

Palladium is currently seeking a Finance & Administration Officer, Burkina Faso to support implementation of the Translating Data for Implementation (Data.FI) award. Data.FI is a five-year global project funded by the U.S. President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) and the American Rescue Plan Act (ARPA) through the U.S. Agency for International Development (USAID). Data.FI works to accelerate and sustain access to high-quality data to expedite HIV and COVID-19 epidemic control and maintenance. Data.FI supports host country governments to enhance existing health information systems (HIS) and conduct in-depth analysis of epidemiologic and program data to inform management responses to gaps in programming and sustain impact by supporting local partner transition.

In Burkina Faso, Data.FI leads a team of technical advisors with expertise in digital health and data analytics to support the government through USAID to better monitor and mitigate the impacts of the COVID-19 epidemic and support the Ministry of Health to improve health information systems for HIV. The Finance & Administration Officer for Data.FI, Burkina Faso will provide operational and administrative support for the Data.FI program in Burkina Faso, including follow-up payroll and financial processing, procurement, budgeting, administrative support, and travel coordination.

This position is based in Ouagadougou, Burkina Faso. The initial position term is 9 months, with an extension dependent on continued project funding.

Primary Duties and Responsibilities:

Provide overall operational support to Data.FI/Burkina Faso, including:

• Ensure all transactions and activities are conducted in accordance with generally accepted accounting principles and standards
• Assist with event planning and other activities. This includes venue, accommodation, transport, and per diem arrangements for participants.
• Perform routine office management functions, including payment of rent/utilities, purchase and tracking of office equipment and supplies, liaise with project vendors, including maintaining and updating the asset register
• Prepare and track project budgets and budget projections; reviews expense reports, vouchers and payment requests, including proper back-up documentation to ensure compliance with established Palladium systems and the client’s rules and regulations;
• Work with the CD, Activity Manager (AM), Director of Finance and Administration, and Project Management Team in Washington DC to develop annual budgets, projections, financial plans, costing estimates and monthly cash forecasting;
• Oversee payments to vendors and contractors, consultants and other relevant parties and ensure that proper documentation is present; tracks all tax withholding information that is readily updated and available to project leadership;
• Maintain and oversee internal controls; prepares estimates of monthly cash requirements for HQ; coordinate with the Project
• Delivery Manager from Palladium DC; manage project bank account, reconciles monthly accounts and bank statements; submits receipts and invoices;
• Ensure employees’ Travel Expense Reports (TERs) and Travel Advances (TAs) are submitted on time and reconciled properly;
• Maintain complete, accurate and timely financial records; prepares and submit monthly financial reports as directed by CD/FM in timely manner; and supporting documents are filed appropriately in hard and soft copies.
• Prepare meeting agendas, record, compile, transcribe and distribute meetings minutes;
• Maintain financial, procurement, and attendance records for all meetings and workshops;
• Coordinate with local vendors to obtain quotations, coordinate invoicing, and process payments for all service providers;
• Assist with the preparation of training materials and meeting documents (printing, binding, organizing/filing, and meeting minutes);
• Elaborate Value Added Tax (VAT´s) Exemptions;
• Management of petty cash;
• Prepare cost-share reports, contribute to cost share identification and collection;
• Ensure field vouchers are prepared accurately, supporting documents are in place, and all transactions are coded in accordance of chart of accounts and project charge code(s);
• Schedule and coordinate meetings, appointments, and other logistics;
• Track all domestic and international travel of project staff. This includes assisting with the preparation of monthly travel log reports;
• Perform any other responsibilities as may be directed.

Required Qualifications:

• Bachelor’s degree in accounting, finance, business administration or related field.
• At least five years of experience with administrative and financial support including payroll, and travel coordination and especially in procurement processes.
• Familiarity with USAID funded projects and/or experience working on an international development project

Key competencies and professional expertise required

• Detail-oriented and deadline-driven with strong organizational skills and ability to work in a dynamic and agile environment with changing requirements and priorities.
• Demonstrated ability to work effectively as a member of a fast-moving and multicultural team.
• Strong proficiency with Microsoft Office suite applications
• Excellent interpersonal, written and verbal communication skills.
• Sound problem solving and decision-making skills.
• Professional level of oral and written fluency in French required.
• Intermediate level written and oral proficiency in English is ideal.
• Current legal authorization to work long-term in Burkina Faso.

Reporting requirements

• The role reports directly to the Data.FI Country Director. Reporting requirements include:
• Attendance at routine Data.FI team meetings.
• Provision of regular updates.
• Other reporting as requested

Relationships

• The role is part of the Data.FI Project Delivery Team and will work in coordination with the Burkina Faso Country Director as well as US-based project management staff.
• This role will not have supervisory responsibilities.

Authority levels

• Under the oversight of the Country Director, perform preliminary processing for assigned activities.
• Primary responsibility for creating and maintaining procurement project files and documentation.

Company Overview:

About Palladium – Palladium is a global leader in the design, development and delivery of Positive Impact – the intentional creation of enduring social and economic value. We work with governments, businesses, and investors to solve the world’s most pressing challenges. With a team of more than 3,000 employees operating in 90 plus countries and a global network of over 35,000 experts, we help improve economies, societies and, most importantly, people’s lives.

Equity, Diversity & Inclusion – Palladium is committed to embedding equity, diversity, and inclusion into everything we do. We welcome applications from all sections of society and actively encourage diversity to drive innovation, creativity, success and good practice. We positively welcome and seek to ensure we achieve diversity in our workforce; and that all job applicants and employees receive equal and fair treatment regardless of their background or personal characteristics. These include: (but are not limited to) socio-economic background, age, race, gender identity and expression, religion, ethnicity, sexual orientation, disability, nationality, veteran, marital or Indigenous status.

Should you require any adjustments or accommodations to be made due to a disability or you are a neurodivergent individual or for any other circumstance, please email our team at [email protected] and we will be in touch to discuss. Safeguarding – We define Safeguarding as “the preventative action taken by Palladium to protect our people, clients and the communities we work with from harm”. We are committed to ensuring that all children and adults who come into contact with Palladium are treated with respect and are free from abuse. All successful candidates will be subject to an enhanced selection process including safeguarding-focused interviews and a rigorous due diligence process.

Responsable des finances et de l’administration, Burkina Faso, Data.FI

Aperçu et rôle du projet :

Palladium recherche un(e) responsable des finances et de l’administration, Burkina Faso, pour soutenir la mise en œuvre du projet Data for Implementation (Data.FI). Data.FI est un projet mondial de cinq ans financé par le Plan d’urgence du Président des États-Unis pour la lutte contre le SIDA (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Data.FI s’associe aux programmes PEPFAR pour accélérer et maintenir l’accès à des données de haute qualité afin d’accélérer le contrôle des épidémies de VIH et de COVID-19. Data.FI aide les gouvernements des pays hôtes à améliorer les systèmes d’information sur la santé (SIS) existants et à mener une analyse approfondie des données épidémiologiques et des programmes pour éclairer les réponses de la direction aux lacunes de la programmation et maintenir l’impact en soutenant la transition des partenaires locaux.

Au Burkina Faso, Data.FI dirige une équipe de conseillers techniques ayant une expertise en santé numérique et en analyse de données pour aider le gouvernement, par le biais de USAID, à mieux surveiller et atténuer les impacts de l’épidémie de COVID-19 et à soutenir le ministère de la Santé pour améliorer les systèmes d’information sanitaire pour le VIH. Le(a) responsable des finances et de l’administration pour Data.FI, Burkina Faso fournira un soutien opérationnel et administratif au programme Data.FI au Burkina Faso, y compris le suivi de la paie et le traitement financier, l’approvisionnement, la budgétisation, le soutien administratif et la coordination des voyages.

Ce poste est basé à Ouagadougou, au Burkina Faso. La durée initiale du poste est de 9 mois, avec une possibilité d’extension dépendant de la poursuite du financement du projet.

Tâches et responsabilités principales :

Fournir un soutien opérationnel global à Data.FI/Burkina Faso, y compris :

• Administratif :
• Assurer les fonctions courantes de gestion du bureau, y compris le paiement du loyer et des services publics, l’achat de matériel et de fournitures de bureau, la liaison avec les fournisseurs du projet.
• S’assurer que toutes les transactions et activités sont menées conformément aux principes et normes comptables généralement reconnus
• Aider à la planification des événements et autres activités. Cela comprend le lieu, l’hébergement, le transport et les indemnités journalières des participants.
• Coordonner les paiements en temps voulu au personnel, aux consultants et aux fournisseurs à partir du siège ; préparer les ordres du jour des réunions, enregistrer, compiler, transcrire et distribuer les minutes des réunions Tenir des registres financiers, d’approvisionnement et de présence pour toutes les réunions et ateliers.
• Soutenir la collecte d’informations pour les rapports des ateliers.
• Se coordonner avec les vendeurs locaux pour obtenir des devis, coordonner la facturation et traiter les paiements pour tous les prestataires de services.
• Contribuer à l’élaboration des budgets d’activité pour les activités liées au projet.
• Aider à la préparation du matériel de formation et des documents de réunion (impression, reliure, organisation/classement et comptes rendus de réunion).
• Gérer et contrôler l’inventaire des actifs
• Gérer et contrôler les fournitures de bureau
• Documenter les demandes d’indemnités journalières pour les employés et les communiquer au siège.
• Examen des frais de voyage
• Fournir des formations sur les achats au personnel
• Préparer les rapports de partage des coûts
• Appui à la négociation, à l’administration et au respect des accords, notamment les contrats, les subventions, les accords de coopération, les bons de commande et les bons de travail : Contrats, subventions, accords de coopération, bons de commande et ordres de travail.
• S’assurer qu’avant tout achat, l’autorisation nécessaire a été obtenue.
• Programmer et coordonner des réunions, des rendez-vous et d’autres aspects logistiques.
• Fournir un soutien logistique et de voyage au personnel du programme ;
• Suivre tous les déplacements nationaux et internationaux du personnel du projet.Il s’agit notamment d’aider à la préparation des rapports mensuels sur les voyages ;
• Traiter les demandes d’informations et de données
• Préparer des réponses écrites aux demandes de renseignements courantes
• Préparer et modifier des documents, notamment de la correspondance, des rapports, des projets, des mémos et des courriels.
• Faire des photocopies, scanner et envoyer des documents par fax ou par courrier
• Maintenir un système de classement électronique et sur papier, ainsi que des archives.
• S’acquitter de toute autre responsabilité qui pourrait lui être confiée.

Qualifications requises :

• License en comptabilité, en finances, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du soutien administratif et financier, notamment en matière de paie et de coordination des voyages, et plus particulièrement dans les processus de passation de marchés.
• Familiarité avec les projets financés par USAID et/ou expérience de travail sur un projet de développement international.
• Compétences clés et expertise professionnelle requises
• Soucieux du détail et des délais, avec de solides compétences organisationnelles et la capacité de travailler dans un environnement dynamique et agile avec des exigences et des priorités changeantes.
• Capacité avérée à travailler efficacement en tant que membre d’une équipe multiculturelle et en évolution rapide.
• Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office
• Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle, écrite et verbale.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Niveau professionnel de maîtrise du français oral et écrit requis.
• Une maîtrise de l’anglais écrit et oral de niveau intermédiaire est idéale.
• Autorisation légale en cours de validité pour travailler à long terme au Burkina Faso.

Exigences en matière de rapports

• Le poste relève directement du directeur national de Data.FI. Les exigences en matière de rapports comprennent :
• Participation aux réunions de routine de l’équipe Data.FI.
• Fourniture de mises à jour régulières.
• Autres rapports selon les besoins.

Relations:

• Ce poste fait partie de l’équipe de réalisation du projet Data.FI et travaillera en coordination avec le directeur national du Burkina Faso ainsi qu’avec le personnel de gestion de projet basé aux États-Unis.
• Ce rôle ne comporte pas de responsabilités de supervision.

Niveaux d’autorité

• Sous la supervision du directeur de pays, effectuer le traitement préliminaire des activités assignées.
• Responsabilité principale de la création et du maintien des dossiers et de la documentation des projets d’approvisionnement.