Program Officer II 74 views0 applications

Job Summary:

The Program Officer (PO) will provide general management and operations support to assigned projects in the country and helps to ensure that FHI 360’s scopes of work (SOW) are implemented in accordance with the approved workplan and budget, organizational policies and procedures, donor rules and regulations, and local labor laws and statutory requirements. The PO may support multiple projects in the country, in which case she/he will have dotted line reporting to other Project Leads within the Madagascar Country Office as well as FHI 360’s East and Southern Africa Regional Office (ESARO) based in Pretoria, South Africa.

Main Duties and Responsibilities:

• Under the direction of the Project Lead and in close collaboration with the Finance and Administration (F&A) Lead, helps manage project operations, F&A, contracts and grants (C&G) and logistics.
• Provides support for efficient, effective and timely project management, financial management and operations, including but not limited to: workplan and budget development and revision; monitoring of expenditures against budget and implementation against the workplan; asset management; and file archiving/retention.
• Contributes to report-writing and project documentation efforts (success stories, website updates, etc.); reviews Quarterly Financial Reports and billing invoices; and may assist technical staff with the production or review of project deliverables.
• Prepares scopes of work (SOW) and requisition forms for consultants, compiles backup documentation and requisition forms for procurements to vendors, and reviews/compiles payment requests from those consultants and vendors.
• Facilitates project start-up and close-out, by helping to coordinate the process, developing and updating tools, tracking progress, and attending to compliance issues.
• Helps the Project Lead ensure prompt resolution of implementation challenges; coordinates between technical, F&A, HR, and programs staff; and may liaise with other project partners, as appropriate.
• Liaises regularly with ESARO’s Programs and Finance teams (especially regional backstops assigned to Madagascar), to ensure that standards are met, organizational policies and procedures are adhered to, requests from ESARO or HQ are timeously attended to, and that support needs are expressed.
• Contributes to proposal development efforts, if/when applicable.
• Other duties as assigned.

Minimum Qualifications and Desired Attributes:

• Bachelor’s Degree or its International Equivalent in international development, public health, business administration or a related field.
• Master’s degree is preferred
• Requires a minimum of 5-8 years’ experience with project/program management.
• Relevant project management knowledge, skills and experience, including in particular:
  • Practical knowledge of all stages of the project life cycle.
  • Expertise in budgeting, expenditure monitoring, pipeline analysis, financial forecasting.
  • Familiarity with procurement systems, work planning tools and procedures,
• Proven track record of working on donor-funded, NGO-led programs – preferably those funded by the United States Government (e.g., USAID) – and a solid understanding of grant management.
• Strong interpersonal skills and competency in developing and maintaining good working relations with project team members, diverse staff across the organization, and external clients and partners.
• Solid time management and organizational skills; and demonstrated ability to assess priorities and manage a variety of activities with attention to detail.
• Self-driven, with capacity to work independently.
• Fluency in French and Malagasy; at least working proficiency in English.
• Excellent written and oral communication skills, especially in terms of report-writing and editing.
• Computer literate and proficient in the use of Microsoft Office Suite (especially Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Teams).

Disclaimer:

This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties.

Résumé du poste:

Le chef du Programme (PO)assurera la gestion globale et le soutien opérationnel des projets assignés dans le pays et aidera à garantir que les  champs d’action de FHI 360 (SOW) sont mis en œuvre conformément au plan de travail et au budget approuvés, aux politiques et procédures organisationnelles, aux lois et règlements des bailleurs de fonds, ainsi qu’a la législation locale .Le chef du programme(PO)pourrait appuyer plusieurs projets dans le pays avec l’appui du bureau pays  ainsi que le  bureau régional de FHI 360 basé à Pretoria, en Afrique du Sud.

Principales tâches et responsabilités:

• Sous la direction du chef de projet et en étroite collaboration avec le chef Administratif et Financier (F&A), il/elle aide à gérer les opérations du projet, F&A,les contrats et les subventions (C&G)et la logistique.
• Fournit un appui pour une gestion efficiente, efficace et respectant les délais, une gestion financière et celle des opérations, y compris mais sans se limiter à: l’élaboration et révision du budget et du plan de travail; le suivi des dépenses par rapport au budget et son utilisation par rapport au plan de travail; la gestion des actifs; ainsi que l’archivage / conservation des dossiers.
• Contribue à la rédaction de rapports et aux efforts de documentation du projet (histoires de réussite, mises à jour du site Web, etc.); examine les rapports financiers trimestriels et la facturation; et peut aider le personnel technique dans la production ou l’analyse des livrables du projet.
•  Prépare les étendues de travail (SOW) et les formulaires de demande pour les consultants, compile les documents d’archive et les formulaires de demande pour les achats aux fournisseurs, et examine / compile les demandes de paiement de ces consultants et fournisseurs.
• Facilite le démarrage et la clôture des projets, en aidant à coordonner le processus, en développant et en mettant à jour les outils, en suivant les progrès et en s’occupant des questions de conformité.
• Aide le chef de projet à garantir une résolution rapide des problèmes de mise en œuvre; coordonne le personnel technique, F&A, RH et programmes; et peut assurer la liaison avec d’autres partenaires du projet, le cas échéant.
• Assure la liaison régulière avec les équipes des programmes et des finances de l’ESARO (en particulier les appuis régionaux affectés à Madagascar), pour s’assurer que les normes sont respectées, que les politiques et procédures organisationnelles sont respectées, que les demandes de l’ESARO ou du siège sont traitées en temps voulu et que les besoins d’appui sont exprimés.
• Contribue aux efforts d’élaboration de propositions, le cas échéant.
• Toute autre tâche assignée.

Qualifications Minimums  et qualités souhaitées:

• Un baccalauréat (ou diplôme international équivalent) en développement international, santé publique, administration des affaires ou dans un domaine.
• Master (ou diplôme international équivalent) en développement international, santé publique, administration des affaires ou dans un domaine préféré

• A besoin 5-8 ans d’expérience en gestion de projets / programmes.

• Connaissances, compétences et expérience pertinentes en gestion de projet, notamment:
  • Connaissance pratique de toutes les étapes du cycle de vie du projet.
  • Expertise en budgétisation, suivi des dépenses, analyse de la ligne des dépenses, prévisions financières.
  • Connaissance des systèmes d’approvisionnement, des outils et procédures de planification du travail,
• Expérience avérée de travail sur des programmes financés par des bailleurs et dirigés par des ONG de préférence ceux financés par le gouvernement Américain (USAID) – et une solide compréhension de la gestion des subventions.
• Solides aptitudes interpersonnelles et compétence dans le développement et le maintien de bonnes relations de travail avec les membres de l’équipe de projet, le personnel diversifié de l’organisation, les clients et partenaires externes.
• Solides compétences en gestion du temps et en organisation; capacité démontrée d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités avec une attention aux détails.

• Ayant une auto motivation, avec la capacité de travailler de manière indépendante.
• Maîtrise du français et du malgache; au moins une connaissance professionnelle de l’anglais.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, notamment en matière de rédaction et révision de rapports.
• Connaissances en informatique et maîtrise du Logiciel de Microsoft Office Suite (en particulier Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams).

Avertissement:

Cette description de poste résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les devoirs exacts qui peuvent être assignés pour accomplir ces tâches.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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